Luận văn Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa

Nội dung text: Luận văn Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa

1. B GIÁO D C VÀ ÀO T O TR NG I H C KINH T TP. H CHÍ MINH
   ❆ NGUY N V N THÔNG T CH C H TH NG K TOÁN DOANH NGHI P TRONG IU KI N TIN H C HÓA Chuyên ngành: K TOÁN – KI M TOÁN Mã s : 60.34.30 LU N V N TH C S KINH T NG I H NG D N KHOA H C: PGS. TS. VÕ V N NH Tp. H Chí Minh – N m 2009
2. MC L C Ni dung Trang PH N M U 1 CH Ơ NG 1: C Ơ S LÝ LU N V T CH C H TH NG K TOÁN DOANH NGHI P 2 1.1 M t s v n c b n v h th ng k toán doanh nghi p 2 1.1.1 H th ng k toán doanh nghi p và các b ph n c u thành. 2 1.1.2 Tiêu chu n ánh giá h th ng thông tin k toán h u ích 4 1.1.2.1 S c n thi t ph i có thông tin k toán h u ích 4 1.1.2.2 Tiêu chu n ánh giá thông tin k toán h u ích trên báo cáo tài chính. 5 1.1.2.2.1 Tính d hi u 5 1.1.2.2.2 Tính thích h p 5 1.1.2.2.3 Tính áng tin c y 6 1.1.2.2.4 Tính so sánh ưc 8 1.1.2.3 Tiêu chu n ánh giá thông tin h u ích trên báo cáo k toán qu n tr 8 1.2 Ni dung t ch c h th ng k toán trong doanh nghi p 9 1.2.1 T ch c v n d ng các b ph n c u thành h th ng k toán 9 1.2.1.1 T ch c v n d ng ch ch ng t k toán. 9 1.2.1.2 T ch c v n d ng h th ng tài kho n k toán 9 1.2.1.3 T ch c v n d ng ch s k toán 10 1.2.1.4 T ch c cung c p thông tin qua h th ng báo cáo k toán. 11 1.2.2 T ch c b máy k toán 11 1.2.3 T ch c ki m tra k toán 12
3. 1.2.4 T ch c phân tích ho t ng kinh t trong doanh nghi p 13 1.2.5 T ch c trang b c s v t ch t, k thu t. 13 1.3 T ch c h th ng k toán trong iu ki n tin h c hóa 14 1.3.1 M c tiêu, yêu c u t ch c công tác k toán trong iu ki n tin h c hóa 14 1.3.2 Các nhân t chi ph i t ch c công tác k toán trong iu ki n tin h c hóa 16 1.3.2.1 Môi tr ưng kinh doanh. 16 1.3.2.2 Nhu c u thông tin k toán 17 1.3.2.3 Yêu c u qu n lý c a doanh nghi p 17 1.3.2.4 Yêu c u ki m soát 18 1.3.2.5 Công ngh thông tin và nh n th c v vai trò c a công ngh thông tin trong qu n lý 18 1.3.3 N i dung t ch c k toán trong iu ki n tin h c hóa 18 1.3.3.1 Xác nh yêu c u thông tin 19 1.3.3.2 Xây d ng danh m c i t ưng k toán. 19 1.3.3.3 Xây d ng h th ng ch ng t . 20 1.3.3.4 T ch c v n d ng h th ng tài kho n k toán 20 1.3.3.5 T ch c v n d ng các hình th c k toán 20 1.3.3.6 Các chính sách k toán 21 1.3.3.7 Thi t l p các báo cáo c thù 21 1.3.3.8 T ch c b máy k toán 22 1.4 Tm quan tr ng c a m t h th ng k toán v ng m nh i v i doanh nghi p23 1.4.1 T m quan tr ng c a h th ng k toán khi phòng k toán h at ng hi u qu và áng tin c y 23 1.4.1.1 Gi m sai sót nh quy trình k toán rõ ràng 23
4. 1.4.1.2 S li u áng tin c y h ơn nh chính sách k toán rõ ràng 24 1.4.1.3 Ti t ki m ưc th i gian cho c p lãnh o k toán 24 1.4.1.4 Gi i quy t uc các khó kh n trong tr ưng h p nhân viên ngh vi c . 24 1.4.2 T m quan tr ng c a m t h th ng k toán khi có m t h th ng ki m soát n b t t 24 1.4.2.1 Phát hi n gian l n và tr m c p 24 1.4.2.2 Tách bi t nhi m v 25 1.4.3 T m quan tr ng c a m t h th ng k toán khi có m t h th ng chi phí t t 25 1.4.3.1Tìm ra nguyên nhân lãi l 25 1.4.3.2 nh giá hi u qu 25 1.4.2.3 Tìm ra l nh v c gi m chi phí 26 1.4.4 Tm quan tr ng c a m t h th ng k toán khi có thông tin qu n tr t t 26 1.4.4.1 Cung c p thông tin h u ích và c p nh t cho ban lãnh o 26 1.4.4.2 Cung c p thông tin ánh giá k t qu công vi c 26 1.4.4.3 D toán và l p k hoch tài chính 27 1.4.5 T m quan tr ng c a m t h th ng thông tin k toán xét d ưi góc c a thu 27 1.4.5.1 Gi m áng k r i ro ti n ph t tránh thu 27 1.4.5.2 m b o tuân th pháp lu t nh ưng ti t ki m t t nh t các khon thu ph i n p m t cách h p pháp 27 1.4.6 T m quan tr ng c a m t h th ng k toán v ng m nh i v i vi c huy ng vn 27 1.4.6.1 Giá tr t ng thêm 27 1.4.6.2 Vay v n ngân hàng d h n 28 Kt lu n ch ư ng m t 28
5. CH Ơ NG 2: TÌNH HÌNH T CH C H TH NG K TOÁN CÁC DOANH NGHI P HI N NAY 29 2.1 c im c a h th ng k toán áp d ng cho các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay 29 2.1.1 H th ng các b n b n pháp lu t tác ng n c im h th ng k toán doanh nghi p Vi t Nam hi n nay 29 2.1.1.1 N i dung c ơ b n c a lu t k toán 30 2.1.1.2 N i dung c ơ b n c a Quy t nh 15/2006/Q -BTC ngày 20/03/2006 và Quy t nh s 48/2006/Q -BTC ngày 14/09/2006 31 2.1.1.3 N i dung c ơ b n c a chu n m c k toán 31 2.1.1.4 Các v n b n pháp quy v thu 32 2.1.2 c im h th ng k toán các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay 33 2.1.2.1 c im h th ng k toán các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay nhìn t góc báo cáo tài chính. 34 2.1.2.2 c im h th ng k toán áp d ng cho các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay nhìn t góc báo cáo qu n tr . 35 2.1.2.3 c im h th ng k toán áp d ng cho các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay nhìn t góc ng d ng công ngh thông tin 37 2.2 Tình hình t ch c h th ng k toán các doanh nghi p trên a bàn Thành Ph H Chí Minh và các t nh lân c n 39 2.2.1 Lý do ch n các doanh nghi p trên a bàn Thành Ph H Chí Minh và các tnh lân c n 39 2.2.2 Ph ư ng pháp nghiên c u tình hình t ch c h th ng k toán các doanh nghi p trên a bàn Thành Ph H Chí Minh và các tnh lân c n 40 2.2.3 K t qu kh o sát 41
6. 2.3 ánh giá v công tác t ch c k toán trong iu ki n tin h c hóa các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay d a trên k t qu kh o sát. 43 2.4 Phân tích nh ng khó kh n hi n nay khi t ch c công tác k toán trong iu ki n tin h c hóa nh ng doanh nghi p Vi t Nam 47 2. 4.1 Khó kh n trong vi c l a ch n ph n m m k toán phù h p 47 2.4.2 Khó kh n trong vi c k t h p gi k toán tài chính và k toán qu n tr 48 2.4.2.1 Khó kh n trong vi c phân b chi phí 48 2.4.2.2 Khó kh n trong v n c p nh t thông tin d li u u vào nhanh chóng, y 49 2.4.2.3 Khó kh n trong v n c p nh t các thông tin thay i theo yêu c u qu n lý 50 2.4.2.4 Khó kh n trong các nghi p v kinh t phát sinh có s khác bi t gi a cách ghi nh n c a k toán tài chính và k toán qu n tr 50 2.4.3 Khó kh n trong vi c th c hi n theo úng quy trình qu n lý c a h th ng k toán. 51 2.4.4 Khó kh n b t u t nh ng sai l m trong công tác t ch c k toán ban u 52 2.4.5 Khó kh n v v n con ng ưi 54 Tng k t ch ư ng hai 55 CH Ơ NG 3: M T S GI I PHÁP T CH C H TH NG K TOÁN DOANH NGHI P TRONG IU KI N TIN H C HÓA 56 3.1 Quan im t ch c 56 3.1.1 K t h p ch t ch k toán tài chính và k toán qu n tr 56 3.1.2 K t h p h th ng k toán trong h th ng thông tin qu n lý c a doanh nghi p57 3.1.3 Góp ph n nâng cao ch t l ưng thông tin k toán ph c v cho các i tưng khác nhau 58
7. 3.1.4 ng d ng công ngh thông tin vào công tác k toán 59 3.2 Nguyên t c t ch c 59 3.2.1 V n d ng phù h p chu n m c và ch k toán ưc ban hành 59 3.2.2 Xây d ng h th ng k toán phù h p v i quy mô, c im c a doanh nghi p60 3.2.3 Xây d ng h th ng m , linh ho t có th iu ch nh, c i ti n, phát tri n. 60 3.3 Các gi i pháp c th 61 3.3.1 Xác nh rõ ràng, c th yêu c u thông tin ban u 61 3.3.2 Xây d ng danh m c i t ưng k toán 62 3.3.3 T ch c v n d ng các b ph n c u thành b máy k toán 64 3.3.3.1 T ch c v n d ng h th ng ch ng t k toán. 64 3.3.3.2 T ch c v n d ng h th ng tài kho n k toán 66 3.3.3.3 T ch c v n d ng h th ng s sách k toán và báo cáo k toán. 68 3.3.4 Gi i pháp v ph n m m k toán, ph n c ng và h t ng m ng 70 3.3.4.1 L a ch n ph n m m k toán phù h p v i quy mô và c im ho t ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. 70 3.3.4.2 Gi i pháp v ph n c ng và h t ng m ng. 72 3.3.5 T ch c xây d ng b máy k toán 73 3.3.6 Gi i pháp ki m soát n i b trong iu ki n tin h c hóa. 74 3.3.7 M t s gi i pháp nh m h n ch khó kh n khi k t h p gi a k toán tài chính và k toán qu n tr 78 3.3.8 T ch c công tác k toán cho m t quy trình nghi p v c th 81 3.4 M t s ki n ngh khác. 85 3.4.1 i v i doanh nghi p 85 3.4.1.1 i v i ban lãnh o doanh nghi p 85
8. 3.4.1.2 i v i ng ưi ng u trong b máy k toán 86 3.4.1.3 i v i nh ng nhân viên làm công tác k toán 87 3.4.2 i v i Nhà N ưc 87 Kt lu n ch ư ng ba 90 KT LU N 91 Tài li u tham kh o 92 Ph l c 1: PHI U THU TH P THÔNG TIN 93 Ph l c 2: K T QU KH O SÁT 99 Ph l c 3: B NG MÔ T CÔNG VI C 110 Ph l c 4: GI I THÍCH M T S THU T NG 124 Ph l c 5: DANH SÁCH CÁC CÔNG TY TRONG K T QU KH O SÁT 125
9. PH N M U Trong ho t ng s n xu t kinh doanh, vic t ch c, ph i h p, tiên li u, ra quy t nh và ki m soát m i ho t ng trong doanh nghi p nh m nh h ưng doanh nghi p luôn mang l i hi u qu ho t ng cao nh t là m t trong nh ng yêu c u hàng u i v i các nhà lãnh o trong iu hành và qu n tr doanh nghi p. làm ưc iu ó, ng ưi lãnh o c n ph i d a vào nhi u ngu n thông tin khác nhau mà m t trong nh ng ngu n thông tin quan tr ng là thông tin hu ích ưc cung c p b i h th ng k toán. H th ng k toán trong m t doanh nghi p bao g m h th ng thông tin k toán tài chính và h th ng thông tin k toán qu n tr ; k toán tài chính ch y u cung c p thông tin cho i t ưng bên ngoài doanh nghi p và ưc l p nh k hàng tháng, quý, nm hoàn toàn d a trên nh ng h ưng d n c th c a các chu n m c k toán. Trong khi ó, báo cáo qu n tr ch y u cung c p thông tin cho i t ưng bên trong doanh nghi p gm: ban giám c, nhà lãnh o doanh nghi p và ưc xây d ng không nh ng tùy thu c vào quy mô ho t ng s n xu t kinh doanh mà còn tùy thu c vào c im riêng c a t ng doanh nghi p nh m m b o m c tiêu cung c p thông tin kp th i và y cho các i t ưng s d ng.Chính vì s khác nhau ó mà vi c xây m t h th ng k toán m b o cung c p thông tin cho hai i t ưng trên g p không ít nh ng khó kh n. Trong ph m vi tài này, trên c s lý lu n, tác gi tin hành kh o sát tình hình t ch c công tác k toán th c t c a n m m ư i doanh nghi p trên a bàn thành ph H Chí Minh và các t nh lân c n, t ó phân tích c im, tình hình t ch c h th ng k toán các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay, nh ng khó kh n th c t và cu i cùng tác gi ư a ra nh ng gi i pháp xây d ng, t ch c thành công m t h th ng k toán v ng m nh nh m cung c p nh ng thông tin h u ích cho các i t ưng s d ng. Rt mong nh n ưc ý ki n óng góp c a Quý th y cô Trang 1
10. CH Ơ NG 1: C Ơ S LÝ LU N V T CH C H TH NG K TOÁN DOANH NGHI P T ch c h th ng k toán là m t trong nh ng n i dung quan tr ng trong t ch c công tác qu n lý mi doanh nghi p. Công tác k toán nh h ưng tr c ti p n ch t l ưng và hi u qu ca công tác qu n lý m i doanh nghi p thông qua ch c n ng cung c p thông tin và ki m tra các ho t ng kinh t tài chính. Hn th n a, nó còn nh h ưng n vi c áp ng các yêu c u qu n lý khác nhau c a các i t ưng có quy n l i tr c ti p ho c gián ti p n ho t ng c a doanh nghi p, trong ó có các c quan ch c n ng c a Nhà N ưc. Trong iu ki n th c hi n c ch th tr ưng mà vi c c nh tranh di n ra th ưng xuyên và có tính ch t kh c li t thì ch t l ưng thông tin c a k toán ưc coi nh ư là mt trong nh ng tiêu chu n quan tr ng m b o s an toàn và kh n ng mang l i th ng l i cho các quy t nh kinh doanh. Thông tin c a k toán tài chính và k toán qu n tr h p thành h th ng thông tin h u ích và vô cùng c n thi t cho các nhà qu n tr , c bi t cho các doanh nghi p có quy mô l n, ho t ng a ngành, a l nh v c, a qu c gia. Trong iu ki n tin h c hóa công tác k toán ang di n ra sâu r ng nh ư hi n nay, thông tin k toán òi h i ph i ưc cung c p k p th i nhanh chóng.Chính vì v y, t ch c m t h th ng k toán v ng m nh là yêu c u tt y u i v i m i doanh nghi p. Công tác t ch c k toán trong iu ki n tin h c hóa ưc ti n hành nh ư th nào và nhng n i dung ti p theo s gi i áp v n này. 1.1 Mt s v n c b n v h th ng k toán doanh nghi p 1.1.1 H th ng k toán doanh nghi p và các b ph n c u thành H th ng k toán là m t t h p liên quan n nhi u b ph n ưc c u t o và kt n i v i nhau th c hi n vi c thu th p, phân l ai, x lý, ki m tra và t ng h p thông tin nh m qua ó bi n nh ng thông tin r i r c trong h at ng c a m t t ch c thành m t h th ng thông tin t ng h p ph c v cho nhu c u s d ng c a các i tưng bên trong và bên ngoài. H th ng k toán doanh nghi p bao g m các b ph n Trang 2
11. nh ư h th ng thông tin ban u, h th ng x lý thông tin, h th ng thông tin u ra và h th ng ki m soát n i b . H th ng thông tin u vào ó chính là nh ng ch ng minh bng gi y t v nghi p v kinh t ã phát sinh và th t s hòan thành mà ngu i ta th ưng g i chung là ch ng t k toán và ây ưc xem nh ư là ngu n nguyên li u mà k toán s dng qua ó t o l p nên nh ng thông tin có tính ch t t ng h p và h u ích ph c v cho nhi u i t ưng s d ng khác nhau. H th ng x lý thông tin ó chính là h th ng dùng thu th p, phân l ai, x lý và t ng h p nh ng thông tin u vào thành nh ng thông tin h u ích. Trong iu ki n k toán th công, h th ng này là h th ng s k toán dùng ghi chép và ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh t c s ch ng t k toán và trong iu ki n tin h c hóa, h th ng này là c s d li u ph n m m k toán ưc thi t k và xây d ng phù h p v i c im h at ng s n xu t kinh doanh và quy mô c a m i doanh nghi p. H th ng thông tin u ra chính là các báo cáo k toán ưc t o ra, cung c p theo các yêu c u s d ng cho các i t ưng bên trong và bên ngoài doanh nghi p và ch t lu ng c a h th ng này ph thu c r t nhi u vào cách th c t ch c, ph i h p gi a h th ng thông tin u vào và h th ng x lý thông tin. H th ng ki m soát n i b là h th ng nh m m b o cho công tác k toán trong doanh nghi p th c hi n úng chính sách, ch ưc ban hành, thông tin do k toán cung c p có tin c y cao, vi c t ch c công tác k toán ti t ki m và t hi u qu cao nh t. Nu c n c vào tính ch t c a thông tin và i t ưng nh n thông tin thì h th ng k toán doanh nghi p ưc phân ra thành hai phân h ó là k toán tài chính và k toán qu n tr và ưc khái quát thành s minh h a nh ư sau: Trang 3
12. H TH NG K TOÁN Là m t trong các h th ng thông tin quan tr ng c a m t doanh nghi p (hay t ch c) Có trách nhi m t p h p d li u cung c p thông tin cho k toán tài chính và k toán qu n tr K toán tài chính K toán qu n tr Thi t l p các báo cáo tài chính Thi t l p h th ng các báo cáo gm: B ng cân i k toán; báo cung c p thông tin cho vi c cáo ho t ng kinh doanh; báo ho ch nh, iu hành, ki m cáo l ưu chuy n ti n t ; thuy t tra và ra quy t nh. minh báo cáo tài chính v.v Các i t ưng bên ngoài Các i t ưng bên trong Tt c các i t ưng bên ngoài Các nhà qu n tr t t c các có quan tâm n tình hình ho t trung tâm trách nhi m bên ng c a doanh nghi p bao g m: trong doanh nghi p g m: - Trung tâm u t ư. - C ông ( Ch s h u) - Trung tâm l i nhu n. - Các nhà phân tích - Trung tâm bán hàng - Các nhà cho vay - Trung tâm chi phí. - C quan qu n lý Nhà nưc. - i t ưng khác 1.1.2 Tiêu chu n ánh giá h th ng thông tin k toán hu ích 1.1.2.1 S c n thi t ph i có thông tin k toán h u ích Các i t ưng có l i ích tr c ti p và gián ti p i v i doanh nghi p u c n thông tin h u ích ưc cung c p t h th ng báo cáo tài chính và iu này ưc xem là òi h i khách quan trong n n kinh t th tr ưng. Các i t ưng bên ngoài doanh nghi p s d ng báo cáo tài chính nh ư là c s tin c y cho vi c ưa ra các quy t nh v u t ư, cho vay, ki m tra, tính thu Còn i nhà qu n lý, các thông tin k toán Trang 4
13. hu ích c a báo cáo tài chính và c ng s ph c v c l c cho công tác qu n tr doanh nghip. Do ó có th nói ch t l ưng c a các thông tin ưc cung c p b i báo cáo k toán là rt quan tr ng và r t c n thi t cho các i t ưng s d ng bên trong và bên ngoài doanh nghi p. 1.1.2.2 Tiêu chu n ánh giá thông tin k toán h u ích trên báo cáo tài chính thông tin trên báo cáo tài chính mang tính h u ích, y ban chu n m c k toán qu c t (IASC) ã ư a ra các tính ch t nh tính mà báo cáo tài chính ph i t ưc ó là tính d hi u, tính thích h p, tính áng tin c y, tính so sánh ưc và các tính ch t nh tính nói trên là tiêu chu n ánh giá tính h u ích c a các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính. Ngoài ra IASC còn ư a ra m t s khái ni m nh m làm cho các thông tin trên các báo cáo tài chính t ưc các tính ch t trên nh ư khái ni m tr ng y u, trình bày trung th c, n i dung h n hình th c, tính khách quan, th n tr ng và y . 1.1.2.2.1 Tính d hi u: Mt c tính ch y u c a thông tin trên báo cáo tài chính là ph i d hi u i vi ng ưi s d ng, ngưi s d ng ây ưc hi u là ng ưi có ki n th c v kinh doanh và ho t ng kinh t , hi u bi t v k toán m c v a ph i, s n lòng nghiên c u các thông tin ưc cung c p m c t p trung suy ngh v a ph i. Tuy nhiên, nh ng thông tin v nh ng v n ph c t p c ng c n ph i trình bày trong báo cáo tài chính vì s thích h p c a nó i v i nhu c u ưa ra các quy t nh kinh t c a ng ưi s d ng, không nên b lo i tr vì lý do thông tin ó là thông tin quá kh , khó hi u i v i ng ưi s d ng. 1.1.2.2.2 Tính thích h p: có ích, thông tin ph i thích h p v i nhu c u ra quy t nh kinh t c a ng ưi s d ng. Nh ng thông tin có ch t l ưng thích h p là nh ng thông tin có tác ng n quy t nh kinh t c a ng ưi s d ng b ng cách giúp h ánh giá các s ki n quá kh , hi n t i, t ư ng lai ho c xác nh n, iu ch nh các ánh giá c a h . Trang 5
14. Tính thích h p c a thông tin còn ch u nh h ưng tính tr ng y u c a thông tin, thông tin ưc coi là tr ng y u n u b sót ho c xác nh sai nh ng thông tin ó có th nh h ưng nghiêm tr ng n quy t nh kinh t c a ng ưi s d ng thông tin. M c tr ng y u tùy thu c vào m c c a kho n m c ho c m c sai l m mà trong hoàn cnh cá bi t nào ó ã b b sót ho c xác nh sai, vì v y khái ni m tr ng y u ưa ra mt ng ưng h n là m t nh tính thông tin ph i ch a ng n u h u ích. 1.1.2.2.3 Tính áng tin c y: có thông tin h u ích thì thông tin ph i áng tin c y, thông tin ch t l ưng áng tin c y khi chúng không m c nh ng sai l m nghiêm tr ng ho c ph n ánh méo mó m t cách c ý và có th ph thu c vào ng ưi s d ng khi s d ng các thông tin ó cho m t m c ích khách quan h p lý. Các thông tin có th thích h p nh ưng l i không áng tin c y v b n ch t ho c cách trình bày, b i vì các thông tin này có th có nh ng sai l m mà ng ưi ta ch ưa phát hi n ra. Ví d , n u giá tr c a các kho n ti n òi b i th ưng trong m t v ki n tng, tranh ch p ang ưc bàn cãi s là không h p lý khi ta công nh n toàn b s ti n này trong b ng cân i k toán, nh ưng s là h p lý khi ta trình bày s li u ó tài li u b sung. m b o tính tin c y c a thông tin v b n ch t ho c cách trình bày, thông tin trong các báo cáo tài chính ph i th a mãn các tính ch t sau: • Trình bày trung th c: áng tin c y, các thông tin ph i ưc trình bày m t cách trung th c v nh ng giao d ch và các s ki n khác có liên quan. Nó giúp cho vi c trình bày ho c có th ưc d ki n là h p lý trình bày. Ví d b ng cân i k toán c n trình bày m t cách trung th c các nghi p v , s ki n khác có liên quan n vi c ánh giá tài s n, công n và ngu n v n ch s h u c a doanh nghi p vào th i im l p báo cáo mà nh ng ch tiêu ó áp ng ưc yêu c u c a các tiêu th c h ch toán. H u h t các thông tin tài chính u ph thu c vào m t s r i ro do vi c trình bày ch ưa xác th c v i tình hình th c t . iu này không ph i do không khách quan mà ph n nào do nh ng khó kh n v n có nh ư vi c nh n ra các nghi p v Trang 6
15. ưc ánh giá, vi c t ra và áp d ng các k thu t ánh giá, vi c trình bày làm sao truy n t ưc nh ng thông tin phù h p v i nh ng nghi p v ó. • Ni dung h n hình th c: n u thông tin ưc trình bày m t cách trung th c v nh ng nghi p v và s ki n khác mà chúng ph i trình bày thì iu c n thi t ây là nh ng thông tin ó ph i ưc tính toán và trình bày phù h p v i nh ng n i dung và tính xác th c kinh t c a chúng, b i l n i dung c a nghi p v , s ki n không ph i lúc nào c ng phù h p v i hình th c bên ngoài ho c hình th c pháp lý c a chúng. • Khách quan: có tin c y cao, thông tin trên báo cáo tài chính ph i khách quan, không b xuyên t c, bóp méo m t cách c ý. Các báo cáo tài chính s không ưc coi là khách quan n u nh ư b ng vi c l a ch n ho c trình bày thông tin, các báo cáo có nh h ưng n vi c ra quy t nh ho c xét oán và cách l a ch n trình bày ó nh m t n k t qu mà ng ưi l p báo cáo ã bi t tr ưc. • Th n tr ng: nhng ng ưi l p báo cáo tài chính th ưng ph i trình bày các n i dung v nhi u s ki n, tình th không ch c ch n ví d nh ư kh n ng thu h i các kho n n khó òi, th i gian h u d ng có th c a máy móc thi t b Các y u t không ch c ch n nh ư v y ưc h ch toán b ng cách trình bày n i dung, b n ch t c a nó và th c hi n nguyên t c th n tr ng trong vi c l p các báo cáo tài chính. Th n tr ng còn bào g m c m c l ưng tr ưc các s ki n c n xét oán trong quá trình h ch toán trên c s nh ng d li u không ch c ch n. Ví d nh ư tài s n và thu nh p thì không ưc tính cao lên, ng ưc l i công n và chi phí l i không ưc tính th p xu ng. Tuy nhiên, vi c th c hi n tính th n tr ng c ng không có ngh a là che d u ngu n d tr ho c l p các kho n d phòng l n h n yêu c u th c t . • y : có tin c y, các thông tin trên báo cáo tài chính ph i y trong ph m vi tính tr ng y u. M t s b sót có th gây ra nh ng thông tin sai l ch dn n nh ng k t lu n nh m l n và nh ư v y thông tin không ưc coi là thích h p vì chúng không y và không áng tin c y. Trang 7
16. 1.1.2.2.4 Tính so sánh ưc Nh ng ng ưi s d ng thông tin ph i có kh n ng so sánh thông tin trong các báo cáo tài chính c a k này v i k tr ưc xác nh xu h ưng bi n ng v tình hình tài chính và kinh doanh c a doanh nghi p, ngưi s d ng c ng ph i so sánh các báo cáo tài chính c a doanh nghi p v i các doanh nghi p khác ánh giá m i t ư ng quan v tình hình tài chính, kinh doanh và nh ng thay i v tình hình tài chính gi a các doanh nghi p. Vì v y, vi c xác nh tính toán và trình bày các nh h ưng tài chính c a các giao d ch và các s ki n, ph i ưc ti n hành m t cách nh t quán gi a k này v i các k khác trong ph m vi m t doanh nghi p và gi a các doanh nghi p vi nhau, giúp cho ng ưi s d ng so sánh thông tin trên các báo cáo tài chính c a k này v i k tr ưc và gi a các doanh nghi p v i nhau. M t v n liên quan quan tr ng ca tính ch t nh tính và tính so sánh ưc là ng ưi s d ng ph i ưc thông báo v các chính sách k toán mà doanh nghi p áp d ng l p các báo cáo tài chính c ng nh ư m i thay i v các chính sách này và nh ng nh h ưng c a nh ng thay i ó. 1.1.2.3 Tiêu chu n ánh giá thông tin h u ích trên báo cáo k toán qu n tr Nhìn chung tiêu chu n ánh giá thông tin h u ích trên báo cáo k toán qu n tr cng bao hàm nh ng tiêu chu n nh ư ã trình bày ph n báo cáo tài chính bao g m tính d hi u, thích h p, áng tin c y và so sánh ưc. Tuy nhiên, do thông tin trên báo cáo k toán qu n tr ch y u là h ưng v t ư ng lai, ưc chu n b và s d ng riêng cho nhà qu n tr ng th i ph i phù h p v i m c tiêu c th c a t ng lo i ho t ng và không ưc l p d a trên nh ng nguyên t c k toán ưc quy nh, cho nên các tiêu chu n nói trên c ng có nh ng im riêng nh ư: • Nh ng thông tin có tính thích hp là nh ng thông tin có tác ng n quy t nh kinh t c a nhà qu n lý, b ng cách giúp h ánh giá các s ki n quá kh , hi n t i ho c t ư ng lai, nhưng ch y u là nh ng thông tin giúp h d oán t ư ng lai. Ngoài ra, tính thích h p c a các thông tin trên báo cáo k toán qu n tr còn bi u hi n Trang 8
17. ch là ph i thích h p v i t ng nhà qu n tr , t ng quy t nh c th v i t ng b ph n c th trong doanh nghi p. • Tính so sánh c a thông tin trên báo cáo qu n tr ch gi i h n trong ph m vi doanh nghi p, th m chí còn gi i h n trong nh ng b ph n th c hi n trong các ch c nng nh t nh trong doanh nghi p. 1.2 Ni dung t ch c h th ng k toán trong doanh nghi p 1.2.1 T ch c v n d ng các b ph n c u thành h th ng k toán 1.2.1.1 T ch c v n d ng ch ch ng t k toán. Ch ng t k toán là tài li u góc, có tính b ng ch ng, tính pháp lý v m t nghi p v kinh t ã phát sinh và th t s hoàn thành là c s góc cho các ghi chép hch toán c a k toán, chng t k toán là ngu n d li u ban u mà k toán s d ng qua ó t o l p nên nh ng thông tin có tính ch t t ng h p và h u ích ph c v cho nhi u i t ưng khác nhau. Do ó, vi c t ch c, v n d ng ch ch ng t k toán có nh h ưng tr c ti p n ch t l ưng thông tin c a k toán. Ch ng t k toán ưc l p nhi u b ph n khác nhau trong doanh nghi p và c bên ngoài doanh nghi p nên vi c thi t l p quy trình luân chuy n ch ng t v n phòng k toán trong th i gian ng n nh t có ý ngh a h t s c quan tr ng trong vi c m bo k p th i cho vi c ki m tra, x lý và cung c p thông tin. Bên c nh nh ng ch ng t có tính ch t b t bu c theo quy nh c a Nhà N ưc còn có nh ng ch ng t hoàn toàn mang tính ch t n i b . Do v y, c n c vào ch k toán và c im ho t ng c a doanh nghi p l a ch n, xác nh nh ng ch ng t c n s d ng trong công tác k toán. 1.2.1.2 T ch c v n dng h th ng tài kho n k toán Tài kho n k toán là m t ph ư ng pháp c thù, riêng có c a k toán, nó là m t trang s g m có hai ph n hai bên dùng ghi chép và theo dõi nh ng thay i trong các kho n m c ca tài s n, ngu n hình thành tài s n, chi phí và doanh thu. Các n i dung c b n ưc quy nh trong h th ng tài kho n bao g m lo i tài kho n, tên g i Trang 9
18. tài kho n, s l ưng tài kho n, s hi u tài kho n, công d ng và n i dung ph n ánh vào tng tài kho n, m t s quan h i ng ch y u gi a các tài kho n có liên quan. H th ng tài kho n k toán th ng nh t áp d ng trong doanh nghi p là m t mô hình phân lo i i t ưng k toán ưc Nhà nưc quy nh th c hi n vi c x lý thông tin g n li n v i t ng i t ưng k toán nh m ph c v cho vi c t ng h p và ki m tra, ki m soát. Hi n nay h th ng tài kho n ưc quy nh áp d ng cho các doanh nghi p là h th ng tài kho n ban hành theo quy t nh s 15/2006/Q - BTC ho c quy t nh s 48/2006/Q -BTC cho các doanh nghi p v a và nh . H th ng tài kho n ưc quy nh áp d ng chung cho nhi u lo i hình doanh nghi p khác nhau nên doanh nghi p c n ph i c n c vào c im ho t ng, yêu c u và kh n ng qu n lý l a ch n các tài kho n phù h p và s d ng chúng úng theo các quy nh v ghi chép trong t ng tài kho n, vic xác nh các tài kho n ph i s dng là c s t ch c h th ng s k toán t ng h p và chi ti t nh m x lý thông tin phù h p v i yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. 1.2.1.3 T ch c v n d ng ch s k toán. S k toán là các lo i s sách c tr ưng, chuyên dùng cho công tác h ch toán k toán, trong các lo i s thì có nh ng lo i s ưc m theo quy nh chung c a Nhà nưc, có nh ng lo i s ưc m theo yêu c u và c im qu n lý c a doanh nghi p. t ch c h th ng s k toán phù h p c n ph i c n c vào quy mô c a doanh nghi p, c im v t ch c s n xu t và qu n lý, tính ch t c a quy trình s n xu t và c im v i t ưng k toán c a doanh nghi p. Theo quy t nh s 15/2006/Q -BTC thì doanh nghi p có th t ch c h th ng s k toán theo m t trong các hình th c sau: - Hình th c k toán nh t ký – s cái - Hình th c k toán nh t ký chung - Hình th c k toán ch ng t ghi s - Hình th c k toán nh t ký – ch ng t - Hình th c k toán trên máy vi tính Trang 10