Luận văn Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống Báo cáo Kế Toán Quản Trị tại công ty TNHH N.G.V

Nội dung text: Luận văn Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống Báo cáo Kế Toán Quản Trị tại công ty TNHH N.G.V

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯ ỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM ĐỖ NGUYÊN BÌNH Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo Kế Toán Quản Trị tại công ty TNHH N.G.V Chuyên ngành: K ế Toán Ki ểm Toán Mã ngành: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009
2. Trang i LỜI C ẢM ƠN Tôi xin g ởi l ời chân thành c ảm ơn đến PGS. TS. Võ V ăn Nh ị ng ười đã tr ực ti ếp h ướng dẫn tôi hoàn thành lu ận v ăn này. Tôi xin c ảm ơn s ự giúp đỡ của th ầy cô, b ạn bè, đồng nghi ệp, b ạn bè tôi ở cộng đồng www.giaiphapexcel.com , c ộng đồng www.webketoan.vn . Tôi bi ết ơn v ợ tôi đã động viên khuy ến khích và đồng hành cùng tôi, hỗ tr ợ tôi c ả về mặt tinh th ần và chuyên môn trong su ốt quá trình th ực hi ện lu ận v ăn. Tôi c ũng xin c ảm ơn Ban giám đốc và các anh ch ị trong phòng k ế toán c ủa Công ty TNHH N.G.V đã t ạo điều ki ện thu ận l ợi và cung c ấp tài li ệu nghiên c ứu cho tôi. Xin chân thành c ảm ơn t ất cả. Đỗ Nguyên Bình Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
3. Trang ii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên c ứu độc l ập c ủa tôi v ới s ự cố vấn c ủa ng ười hướng d ẫn khoa h ọc, s ố li ệu và k ết qu ả nghiên c ứu trong lu ận v ăn này là trung th ực và ch ưa h ề được công b ố trong các nghiên c ứu nào. Tôi cũng xin cam đoan r ằng m ọi s ự giúp đỡ cho vi ệc th ực hi ện lu ận v ăn này đã được cảm ơn và các thông tin trích d ẫn trong lu ận v ăn đã được ch ỉ rõ ngu ồn g ốc. Tác gi ả lu ận v ăn Đỗ Nguyên Bình Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
4. Trang iii Mục lục LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii Mục lục iii Danh mục bảng biểu vi Danh mục sơ đồ vii Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt vii Lời mở đầu 1 Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT 4 1.1. Bản chất và vai trò của KTQT 4 1.1.1. Bản chất của kế toán 4 1.1.2. Bản chất của kế toán quản trị 4 1.1.3. Chức năng của kế toán quản trị 4 1.2. Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp 7 1.3. Nội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp 8 1.3.1. Tổ chức thu thập thông tin 8 1.3.2. Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin 10 1.3.3. Tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng 11 1.4. Hệ thống BC KTQT sử dụng cho công tác quản lý điều hành 14 1.4.1. Báo cáo dự toán 14 1.4.2. Báo cáo chi phí và giá thành 18 1.4.3. Báo cáo trách nhiệm quản lý 21 1.4.4. Báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn 24 Kết luận chương 1 26 Chương 2: Tình hình tổ chức kế toán ở Công ty N.G.V 27 2.1. Giới thiệu công ty 27 2.1.1. Lịch sử hình thành 27 2.1.2. Ngành nghề hoạt động 29 2.1.3. Đối thủ cạnh tranh chính 33 Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
5. Trang iv 2.1.4. Sơ đồ tổ chức các phòng ban trong công ty N.G.V 34 2.2. Tình hình tổ chức kế toán tại công ty 35 2.2.1. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán và quản trị tài chính tại công ty N.G.V 36 2.2.2. Hình thức kế toán kế toán áp dụng 37 2.2.3. Hiện trạng phần mềm kế toán đang sử dụng ở N.G.V 37 2.2.4. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị 38 2.3. Đánh giá tình hình tổ chức kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại công ty 40 2.3.1. Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị 40 2.3.2. Đánh giá thông tin 40 2.4. Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp 41 2.4.1. Phạm vi và đối tượng khảo sát 41 2.4.2. Nội dung và phương pháp khảo sát: 42 2.4.3. Kết quả khảo sát 42 2.4.4. Đánh giá kết quả khảo sát 42 Kết luận chương 2 43 Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo KTQT tại Công ty N.G.V 45 3.1. Nguyên tắc tổ chức 45 3.1.1. Nguyên tắc 1: Kết hợp KTTC và KTQT 45 3.1.2. Nguyên tắc 2: Ứng dụng CNTT để thực hiện công tác kế toán theo các mục tiêu KTTC & KTQT 46 3.1.3. Tổ chức phù hợp với điều kiện phát triển của doanh nghiệp và khả năng chuyên môn 48 3.2. Nội dung tổ chức KTQT cho công ty N.G.V 48 3.2.1. Tổ chức nhận diện và phân loại chi phí 48 3.2.2. Tổ chức ghi nhận thông tin ban đầu 49 3.2.3. Tổ chức hệ thống kế toán theo yêu cầu KTQT 53 3.2.4. Tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BCKTQT (trong điều kiện ứng dụng tin học) 54 3.3. Thiết kế hệ thống báo cáo KTQT cho công ty N.G.V 56 3.3.1. Hệ thống báo cáo chi phí và giá thành 56 Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
6. Trang v 3.3.2. Hệ thống báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn 60 3.3.3. Hệ thống báo cáo dự toán 63 3.3.4. Báo cáo trung tâm trách nhiệm: 67 3.4. Đánh giá khả năng ứng dụng tại công ty và khả năng mở rộng ứng dụng cho các doanh nghiệp cùng loại 69 3.5. Một số kiến nghị đối với công ty 72 3.5.1. Phân cấp quản lý và trách nhiệm quản lý: 72 3.5.2. Tổ chức nhân sự làm KTQT 72 3.5.3. Tổ chức điều kiện cở vật chất: 73 Kết luận chương 3 73 Kết luận của đề tài 75 Tài liệu tiếng Việt 76 Tài liệu tiếng Anh 76 Phụ lục 1: 77 Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
7. Trang vi Danh mục bảng biểu STT Bng bi u 1 Bảng 1.1: Ví d ụ v ề báo cáo hi ệu su ất chi phí 2 Bảng 1.2: Ví d ụ báo cáo chi phí theo ph ươ ng pháp tr ực ti ếp 3 Bảng 1.3: Ví d ụ v ề báo cáo chi phí theo ph ươ ng pháp s ố d ư đảm phí 4 Bảng 3.1: M ẫu tin theo yêu c ầu c ủa KTTC: Nh ật ký chung, 5 Bảng 3.2: M ẫu tin ghi theo yêu c ầu c ủa KTQT: Nh ật ký chung 6 Bảng 3.3: Danh m ục v ụ vi ệc 7 Bảng 3.4: Báo cáo chi phí cho b ộ ph ận đă ng tuy ển: 8 Bảng 3.5: Báo cáo chi phí phòng tuy ển d ụng 9 Bảng 3.6: Báo cáo chi phí phòng cung ứng nhân s ự h ỗ tr ợ 10 Bảng 3.7: Báo cáo chi phí tr ực ti ếp cho b ộ ph ận t ư v ấn 11 Bảng 3.8: Báo cáo chi phí giá thành b ộ ph ận đào t ạo 12 Bảng 3.9: Bi ểu tính giá t ối thi ểu ho ạt độ ng t ư v ấn nhân s ự 13 Bảng 3.10: D ự toán doanh thu m ột b ộ ph ận 14 Bảng 3.11: Báo cáo d ự toán ho ạt độ ng cho m ột trung tâm chi phí 15 Bảng 3.12: Báo cáo d ự toán lãi l ỗ c ủa m ột b ộ ph ận 16 Bảng 3.13: Dự toán lãi l ỗ ho ạt độ ng kinh doanh toàn công ty 17 Bảng 3.14: D ự toán các kho ản chi dài h ạn và mua TSC Đ 18 Bảng 3.15: Báo cáo đánh giá trách nhi ệm qu ản lý trung tâm chi phí 19 Bảng 3.16: Báo cáo đánh giá trách nhi ệm trung tâm doanh thu Bảng 3.17: Báo cáo đánh giá trách nhi ệm qu ản lý ở m ột trung tâm l ợi 20 nhu ận Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
8. Trang vii Danh mục sơ đồ STT Sơ đ Sơ đồ 1.1 Mô hình h ệ th ống thông tin trong doanh nghi ệp không s ử d ụng 1 ERP: 2 Sơ đồ 1.2 Mô hình h ệ th ống thông tin s ử d ụng ERP: 3 Sơ đồ 2.1: S ơ đồ t ổ ch ức ph òng ban công ty TNHH N.G.V. 4 Sơ đồ 2.2: S ơ đồ t ổ ch ức phòng k ế toán 5 Sơ đồ 3.1: Quy tr ình doanh thu 6 Sơ đồ 3.2: Quy tr ình chi phí Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt T vi t t t/thu t ng Ni dung BC Báo cáo Bottom up budgeting Mô hình d toán t d ưi lên Enterprise Resources Planning: H qu n tr ngu n tài nguyên doanh ERP nghi p KTQT K Toán Qu n Tr KTTC K Toán Tài Chính Outsourcing B ph n cung ng lao đ ng h tr Top down budgeting Mô hình d toán t trên xu ng TSC Đ Tài s n c đ nh B ph n kinh doanh đă ng tuy n tr c tuy n trên trang web Vietnamworks.com Vietnamworks.com Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
9. Trang 1 Lời mở đầu Sự c ần thi ết c ủa đề tài Năm 2008 là m ột n ăm đầ y khó kh ăn đố i v ới các doanh nghi ệp Vi ệt Nam tr ước tình hình l ạm phát t ăng cao, các chi phí đầ u vào ngày càng tr ở nên đắt đỏ trong khi đó doanh s ố đầ u ra l ại ngày càng b ị thu h ẹp. Vi ệt Nam đã gia nh ập WTO được gần 3 năm, các cam k ết g ỡ bỏ các rào c ản th ươ ng m ại và b ảo h ộ doanh nghi ệp trong n ước l ần l ượt được th ực hi ện, nhi ều đố i th ủ c ạnh tranh h ơn đang ti ến vào Vi ệt Nam v ới ti ềm l ực kinh t ế l ớn, đe d ọa s ự phát tri ển c ủa các doanh nghi ệp trong n ước. Tr ước tình hình đó, vi ệc ki ểm soát chi phí ch ặt ch ẽ ở các doanh nghi ệp Vi ệt Nam hi ện nay tr ở nên c ấp bách h ơn bao gi ờ h ết. Vi ệc c ắt gi ảm chi phí không còn là m ột m ệnh l ệnh mang tính thông báo hành chính mà đã th ực s ự tr ở thành nh ững hành động c ụ th ể trong các doanh nghi ệp. Và để th ực thi c ắt gi ảm chi phí, m ột h ệ th ống k ế toán nh ằm ki ểm soát chi phí là điều t ất yếu mà các doanh nghi ệp ph ải ngh ĩ t ới. Điều đó đã được th ực hi ện m ột cách tri ệt để và được ưu tiên hàng đầu ở Công ty TNHH N.G.V. Tuy nhiên trong quá trình th ực hi ện c ủa mình, tác gi ả đề tài nh ận th ấy còn nhi ều điều c ần được b ổ sung hoàn thi ện nh ằm nâng cao n ăng l ực qu ản lý chi phí c ủa các phòng ban, t ừ đó nâng cao n ăng hi ệu qu ả c ạnh tranh c ủa toàn công ty. Công ty TNHH N.G.V là m ột mô hình công ty d ịch v ụ mà tác gi ả đề tài cho là tiêu bi ểu v ới 2 đặ c tr ưng chính: Có nhi ều ho ạt độ ng kinh doanh v ừa độ c l ập v ừa ph ụ thu ộc , m ỗi ho ạt độ ng kinh doanh l ại yêu c ầu m ột mô hình qu ản tr ị kinh doanh và chi phí khác nhau. Ngoài ra công ty TNHH N.G.V là n ơi mà mà tác gi ả đề tài có điều ki ện công tác, đây là điều ki ện thu ận l ợi cho vi ệc tìm hi ểu thông tin và số li ệu cho đề tài. Với t ất c ả nh ững lý do đó đề tài “ Tổ ch ức công tác k ế toán qu ản tr ị và thi ết lập hệ th ống báo cáo k ế toán qu ản tr ị ở Công ty TNHH N.G.V ” được tác gi ả th ực hi ện v ới mong mu ốn đáp ứng được yêu c ầu qu ản tr ị c ủa các nhà qu ản tr ị cấp cao ở Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
10. Trang 2 Công ty N.G.V, đồng th ời là m ột mô hình ứng d ụng cho các doanh nghi ệp khác ở Vi ệt Nam có yêu c ầu t ổ ch ức t ươ ng t ự. Mục đích c ủa đề tài Lu ận v ăn được th ực hi ện nh ằm tìm hi ểu ho ạt độ ng t ổ ch ức công tác k ế toán qu ản tr ị, đặ c bi ệt là qu ản tr ị chi phí ở Công ty TNHH N.G.V để t ừ đó rút ra được nh ững thu ận l ợi và khó kh ăn c ủa công tác t ổ ch ức ứng d ụng xây d ựng h ệ th ống k ế toán qu ản tr ị c ũng nh ư nh ững điều ch ỉnh c ủa công ty trong th ực t ế ho ạt độ ng. Ngoài ra, lu ận v ăn c ố g ắng tìm hi ểu khái quát hoá mô hình t ổ ch ức nh ằm mục tiêu ph ổ r ộng kinh nghi ệm t ổ ch ức cho các doanh nghi ệp có ho ạt độ ng kinh doanh t ươ ng t ự nh ư Công ty N.G.V nh ằm giúp các công ty đạ t được hi ệu qu ả qu ản lý chi phí cao nh ất. T ừ đó nâng cao n ăng l ực c ạnh tranh v ững b ước trên con đường hội nh ập kinh t ế qu ốc t ế. Đối t ượng nghiên c ứu c ủa đề tài Đối t ượng nghiên c ứu c ủa đề tài là th ực t ế công tác t ổ ch ức kế toán ở Công ty TNHH N.G.V. Ph ạm vi nghiên c ứu là nh ằm xây d ựng h ệ th ống k ế toán qu ản tr ị phù h ợp v ới đặc tr ưng c ủa doanh nghi ệp. Ph ươ ng pháp nghiên c ứu Để đạ t được nh ững m ục đích đó, tác gi ả s ẽ s ử d ụng ph ươ ng pháp điều tra, th ống kê, phân tích, so sánh, t ổng h ợp và đánh giá. Nh ững ph ươ ng pháp này được th ực hi ện trong các giai đoạn sau:
    Tập h ợp nh ững tài li ệu và công trình nghiên c ứu có giá tr ị c ủa m ột s ố tác gi ả trong và ngoài n ước có liên quan đến k ế toán qu ản tr ị và qu ản tr ị chi phí. T ừ các ngu ồn tài li ệu khác nhau, qua ph ươ ng pháp đánh giá nh ững tài li ệu thu th ập được để tìm ra mô hình k ỹ thu ật thích h ợp và d ễ dàng áp d ụng trong điều ki ện th ực ti ễn c ủa nh ững doanh nghi ệp Vi ệt Nam hi ện nay. Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
11. Trang 3
    Ti ến hành kh ảo sát th ực t ế mô hình k ế toán qu ản tr ị và đặc bi ệt là công tác qu ản lý chi phí t ại Công ty N.G.V để rút ra được nh ững thu ận l ợi và khó kh ăn mà Công ty N.G.V g ặp ph ải trong vi ệc v ận d ụng lý thuy ết k ế toán qu ản tr ị, c ũng nh ư nh ững điều ch ỉnh c ủa Công ty N.G.V trong th ực t ế ho ạt độ ng c ủa doanh nghi ệp.
    Thông qua vi ệc trình bày v ề c ơ s ở lý lu ận c ủa mô hình t ổ ch ức k ế toán qu ản tr ị và qu ản tr ị chi phí, k ết h ợp v ới vi ệc kh ảo sát th ực t ế công tác qu ản lý chi phí t ại Công ty N.G.V, lu ận v ăn s ẽ t ổng h ợp để xây d ựng mô hình tổ ch ức công tác kế qu ản tr ị thích h ợp trong v ận d ụng vào th ực t ế công tác tổ ch ức ho ạt độ ng k ế toán qu ản tr ị của các doanh nghi ệp. Đối t ượng và ph ạm vi nghiên c ứu: Đối t ượng nghiên cứu c ủa đề tài là th ực t ế công tác t ổ ch ức h ệ th ống k ế toán qu ản tr ị tại công ty TNHH N.G.V Ph ạm vi nghiên c ứu là nh ằm xây d ựng m ột hình m ẫu t ổ ch ức công tác k ế toán qu ản tr ị ứng d ụng vào th ực t ế các doanh nghi ệp đặc bi ệt là các doanh nghi ệp vụ và doanh nghi ệp có nhi ều b ộ ph ận kinh doanh độc l ập. Bố c ục lu ận v ăn Lu ận v ăn g ồm 69 trang n ội dung chính v ới các b ảng bi ểu và s ơ đồ. Lu ận v ăn gồm 3 ch ươ ng: Ch ươ ng 1: C ơ s ở lý lu ận v ề kế toán qu ản tr ị Ch ươ ng 2: TÌnh hình t ổ ch ức công tác kế toán tại công ty N.G.V Ch ươ ng 3: T ổ ch ức công tác k ế toán và xây d ựng h ệ th ống bác cáo kế toán qu ản tr ị cho công ty N.G.V Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
12. Trang 4 Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT 1.1. Bản ch ất và vai trò c ủa KTQT 1.1.1. Bản ch ất c ủa k ế toán Định ngh ĩa k ế toán theo lu ật K ế Toán Vi ệt Nam: “K ế toán là công vi ệc thu th ập, xử lý, ki ểm tra, phân tích và cung c ấp thông tin kinh t ế tài chính d ưới hình th ức giá tr ị, hi ện v ật và th ời gian lao động” Còn r ất nhi ều định ngh ĩa khác v ề kế toán để th ể hi ện b ản ch ất k ế toán nh ưng tựu trung l ại thì có th ể nh ận th ấy r ằng các định ngh ĩa này xoay quanh m ục tiêu chính c ủa k ế toán là cung c ấp thông tin kinh t ế tài chính v ề ho ạt động doanh nghi ệp cho các đối t ượng s ử dụng khác nhau. Các đối t ượng s ử dụng thông tin khác nhau của k ế một h ệ th ống k ế toán t ạo ra 2 nhánh k ế toán có hình th ức ph ục v ụ thông tin khác bi ệt nhau: K ế toán tài chính và k ế toán qu ản tr ị. Kế toán tài chính có đối t ượng ph ục v ụ ch ủ yếu cho ng ười bên ngoài doanh nghi ệp v ới nh ững quy chu ẩn c ần ph ải tuân th ủ, đòi h ỏi tính chính xác cao. Kế toán qu ản tr ị có đối t ượng ph ục v ụ ch ủ yếu cho ng ười bên trong doanh nghi ệp. K ế toán qu ản tr ị không có tính pháp l ệnh và được đặt thù theo các yêu c ầu khác nhau c ủa nhà qu ản tr ị của doanh nghi ệp ho ạt động c ụ th ể. 1.1.2. Bản ch ất c ủa k ế toán qu ản tr ị Kế toán qu ản tr ị là m ột khoa h ọc qu ản lý d ựa trên c ơ s ở dữ li ệu c ủa k ế toán. Kế toán qu ản tr ị thu th ập, x ử lý, phân tích, t ổng h ợp và thi ết k ế nh ững thông tin kinh t ế tài chính thành nh ững thông tin kế toán hữu ích m ột cách có h ệ th ống, ph ục vụ cho các quy ết định qu ản tr ị doanh nghi ệp trong sách l ược kinh doanh ng ắn h ạn và trong chi ến l ược đầu t ư dài h ạn. Một cách ng ắn g ọn, k ế toán qu ản tr ị là chuyên ngành kế toán ph ục v ụ cho công vi ệc qu ản tr ị và điều hành ho ạt động kinh doanh c ủa doanh nghi ệp. 1.1.3. Ch ức n ăng c ủa k ế toán qu ản tr ị Do là m ột chuyên ngành k ế toán nên KTQT có ch ức n ăng thông tin và ch ức năng ki ểm tra tuy nhiên KTQT là k ế toán n ội b ộ ph ục v ụ ch ủ yếu cho công tác qu ản Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
13. Trang 5 tr ị doanh nghi ệp nên ch ức n ăng KTQT còn được bi ểu hi ện trên m ột s ố mặt g ắn li ền với ch ức n ăng qu ản tr ị doanh nghi ệp. C ụ th ể các ch ức n ăng c ủa KTQT nh ư sau: - Ch ức n ăng phân tích: Nh ờ vào k ết qu ả dữ li ệu thu th ập c ủa k ế toán tài chính, k ế toán qu ản tr ị phân tích đánh giá nh ững s ố li ệu tài chính c ủa nh ững ho ạt động kinh doanh t ừ chi phí đến k ết qu ả của ho ạt động để xác định nguyên nhân hình thành nên k ết qu ả đó, t ừ đó nêu ra được cách th ức ứng x ử thích h ợp v ới thông tin k ế toán. - Ch ức n ăng ho ạch định: Mọi ho ạt động c ủa doanh nghi ệp đều được ti ến hành theo các ch ươ ng trình định tr ước trong các k ế ho ạch dài h ạn, k ế ho ạch hàng n ăm và kế ho ạch tác nghi ệp. Vi ệc xây d ựng k ế ho ạch ở các doanh nghi ệp là h ết s ức c ần thi ết từ nhi ều ph ươ ng di ện: o Kế ho ạch là c ơ s ở định h ướng c ũng nh ư ch ỉ đạo m ọi ho ạt động kinh doanh, ph ối h ợp các ch ươ ng trình ho ạt động c ủa các b ộ ph ận có liên quan. o Kế ho ạch là cơ s ở để ki ểm tra các ho ạt động kinh doanh, m ọi chênh l ệch gi ữa th ực hi ện so v ới k ế ho ạch đều bi ểu hi ện nh ững nguyên nhân h ợp lý và b ất h ợp lý đối v ới quá trình kinh doanh. o Kế ho ạch là c ơ s ở để đánh giá k ết qu ả ho ạt động c ủa các b ộ ph ận trong doanh nghi ệp. Đó chính là c ơ s ở tăng c ường trách nhi ệm v ật ch ất, th ực hi ện các ph ươ ng pháp qu ản lý và điều hành doanh nghi ệp. Vì v ậy, k ế ho ạch ph ải được xây d ựng trên nh ững c ăn c ứ khoa h ọc, trong đó vi ệc phân tích nh ững thông tin th ực hi ện c ủa quá trình tu ần hoàn và chu chuy ển v ốn có m ột ý ngh ĩa vô cùng quan tr ọng. K ế toán qu ản tr ị ph ải được t ổ ch ức để thu th ập nh ững thông tin ph ục v ụ cho m ục đích này. - Ch ức n ăng ki ểm tra: Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
14. Trang 6 Kế toán qu ản tr ị đóng vai trò ki ểm soát ho ạt động kinh doanh t ừ tr ước, trong và sau quá trình ho ạt động kinh doanh phát sinh. Vi ệc ki ểm soát c ủa k ế toán qu ản tr ị được th ực hi ện ch ủ yếu thông qua h ệ th ống ki ểm soát n ội b ộ và các qui ch ế qu ản lý n ội b ộ của doanh nghi ệp. M ặt khác vi ệc ki ểm soát còn được ti ến hành th ường xuyên thông qua các ph ươ ng th ức sau: o Tham gia trong ký k ết h ợp đồng kinh t ế: trong tr ường h ợp này k ế toán đóng vai trò độc l ập ki ểm soát trên các ph ươ ng di ện: s ự cần thi ết c ủa nghi ệp v ụ mua hàng, cung c ấp d ịch v ụ, s ự tôn tr ọng quy định v ề ký k ết h ợp đồng, giá c ả, c ơ s ở lập d ự toán, th ể th ức thanh toán, ngu ồn tài chính trang tr ải cho các h ợp đồng. o Chu ẩn chi và l ập ch ứng t ừ: xem xét tính ch ất h ợp lý, h ợp pháp các nghi ệp v ụ kinh t ế phát sinh trong quá trình th ực hi ện nghi ệp v ụ kinh doanh thông qua khâu thanh toán các h ợp đồng, xem xét ti ến độ, ch ất l ượng và kh ối l ượng th ực hi ện phù h ợp v ới các điều kho ản qui định. Th ực hi ện vi ệc chi ết kh ấu, c ắt gi ảm ti ền ph ạt vi ph ạm hợp đồng. o Ki ểm kê: nh ằm phát hi ện các kho ản chênh l ệch gi ữa th ực t ế và s ổ sách k ế toán, t ăng c ường trách nhi ệm v ật ch ất đối v ới nh ững ng ười ph ụ trách v ật ch ất, đồng th ời đảm b ảo tính chính xác c ủa s ố li ệu k ế toán. - Ch ức n ăng ra quy ết định: Thông tin k ế toán là nhân s ố quan tr ọng trong vi ệc ra quy ết định, do đó k ế toán có trách nhi ệm thu th ập các s ố li ệu v ề chi phí, l ợi nhu ận và truy ền đạt cho ng ười qu ản lý thích h ợp. Thông tin chi ti ết t ừ các s ổ sách k ế toán c ần ng ắn g ọn, đầy đủ để ng ười qu ản lý có th ể th ấy được n ơi nào có v ấn đề và ở đâu c ần ph ải b ỏ th ời gian ra để cải ti ến vi ệc qu ản lý có hi ệu qu ả hơn. Dù là 4 ch ức n ăng độc l ập nh ưng chúng l ại có m ối quan h ệ hỗ tươ ng: Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
15. Trang 7 o Nh ờ vào vi ệc phân tích tài chính c ủa k ế toán qu ản tr ị, nhà qu ản tr ị có th ể dựa vào đó để ra quy ết định, mà th ực ch ất là k ết qu ả qu ản tr ị đã là định h ướng quy ết định c ủa nhà qu ản tr ị. o Nh ững quy ết định qu ản tr ị lại là c ơ sở để ho ạch định k ế ho ạch tài chính c ụ th ể cho nh ững ho ạt động. o Kế ho ạch định tài chính đó l ại là c ơ s ở để ki ểm tra giám sát h ọat động và t ừ đó có th ể nh ận bi ết được nh ững ph ản h ồi t ừ kết qu ả thu được không nh ững vào cu ối k ỳ của ho ạt động mà có th ể theo dõi ngay trong lúc ho ạt động đang di ễn ra. o Vi ệc phân tích k ết qu ả vào cu ối k ỳ và trong su ốt th ời gian ho ạt động s ẽ hỗ tr ợ nhà qu ản tr ị có nh ững c ơ s ở cho nh ững quy ết định ng ắn h ạn c ủa mình để kịp th ời định h ướng k ết qu ả ho ạt động. Đồng th ời, qua đó định h ướng k ế ho ạch ho ạt động tài chính cho k ỳ ho ạt động ti ếp theo. Tóm l ại, tuy là nh ững ch ức n ăng khác nhau nh ưng nh ững ch ức n ăng của k ế toán qu ản tr ị đều là nh ững thành ph ần không th ể thi ếu để làm n ổi b ật lên vai trò c ủa k ế toán qu ản tr ị trong h ệ th ống k ế toán c ủa doanh nghi ệp. C ụ th ể, nh ững vai trò đó là: - Cung c ấp thông tin thích h ợp cho vi ệc ra quy ết định ng ắn h ạn và dài h ạn. - Ki ểm soát v ề mặt tài chính các ho ạt động kinh doanh. - Phân tích đánh giá nh ững r ủi ro và bi ến động đang di ễn ra. 1.2. Nội dung c ủa KTQT trong doanh nghi ệp Với ch ức n ăng c ủa mình, k ế toán qu ản tr ị có th ể bao quát và tác động t ới t ất cả nh ững ho ạt động c ủa doanh nghi ệp. Nội dung ch ủ yếu, ph ổ bi ến c ủa k ế toán qu ản tr ị trong doanh nghi ệp bao gồm: - Kế toán qu ản tr ị chi phí và giá thành s ản ph ẩm; - Dự toán ngân sách - Kế toán trách nhi ệm Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
16. Trang 8 - Thông tin ph ục v ụ cho vi ệc ra quy ết định ng ắn và dài h ạn. Ngoài nh ững n ội dung ch ủ yếu nêu trên, doanh nghi ệp có th ể th ực hi ện các nội dung k ế toán qu ản tr ị khác theo yêu c ầu qu ản lý c ủa doanh nghi ệp. 1.3. Quy trình tổ ch ức KTQT trong doanh nghi ệp Xuyên su ốt các công vi ệc c ủa KTQT nói riêng và k ế toán nói chung là thông tin (k ể cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính), đầu ra c ủa KTQT là thông tin thì đầu vào c ủa quá trình này c ũng là thông tin. N ếu đầu ra c ủa KTQT là nh ững thông tin t ổng h ợp th ể hi ện toàn b ộ quá trình ho ạt động c ủa doanh nghi ệp thì đầu vào c ủa nó là thông tin chi ti ết có tính ch ất r ời r ạc g ắn li ền v ới t ừng nghi ệp v ụ, t ừng ho ạt động c ụ th ể. Trong doanh nghi ệp càng l ớn, kh ối l ượng thông tin càng nhi ều thì công vi ệc t ổ ch ức qu ản tr ị thông tin k ế toán là c ơ s ở cho ho ạt động c ủa k ế toán doanh nghi ệp nói riêng và cho ho ạt động c ủa công ty nói chung. Quá trình qu ản tr ị thông tin đó g ồm có 3 n ội dung chính, g ồm: T ổ ch ức thu th ập thông tin, t ổ ch ức x ử lý và tổng h ợp thông tin và t ổ ch ức chuy ển t ải và cung c ấp thông tin. 1.3.1. Tổ ch ức thu th ập thông tin Tổ ch ức thu th ập thông tin là giai đoạn đầu và c ũng là giai đoạn quan tr ọng trong quá trình qu ản tr ị thông tin c ủa k ế toán qu ản tr ị, vì nó quy ết định kh ả năng cung c ấp thông tin phù h ợp v ới yêu c ầu. Vi ệc t ổ ch ức thu th ập thông tin g ồm các công vi ệc nh ư sau: - Xác định yêu c ầu c ủa thông tin đầu ra: Yêu c ầu thông tin đầu ra chính là nh ững nhóm báo cáo qu ản tr ị đang được yêu c ầu và có th ể được yêu c ầu theo yêu c ầu qu ản tr ị doanh nghi ệp trong t ươ ng lai. Nh ững báo cáo này có th ể dựa trên h ệ th ống ho ạt động hi ện t ại và nh ững ho ạt động d ự ki ến xảy ra trong t ươ ng lai. - Phân lo ại, phân tích yêu c ầu thông tin c ủa báo cáo: M ỗi báo cáo có nh ững yêu c ầu thông tin riêng, m ỗi yêu c ầu thông tin đầu ra đòi h ỏi m ột ho ặt một vài thông tin đầu vào để đáp ứng cho yêu c ầu đó. Ví d ụ: báo cáo doanh s ố theo nhân viên bán hàng theo nhóm khách hàng là doanh nghi ệp. Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
17. Trang 9  Nh ững yêu c ầu thông tin c ủa báo cáo: o Báo cáo yêu c ầu s ố li ệu v ề doanh s ố o Doanh s ố cần được ghi nh ận theo tên nhân viên bán hàng ph ụ trách o Doanh s ố có được ph ải được ghi nh ận theo khách hàng c ụ th ể. o Khách hàng c ần được phân nhóm để ghi nh ận đúng lo ại nhóm.  Nh ững yêu c ầu thông tin khác c ần có cho báo cáo o Ph ạm vi th ời gian c ủa báo cáo  thông tin v ề th ời gian c ần được th ể hi ện trên chi ti ết ghi nh ận doanh s ố; o Ph ạm vi địa lý c ủa báo cáo: báo cáo cho toàn công ty, cho một c ửa hàng/chi nhánh c ụ th ể  thông tin ph ạm vi địa lý của báo cáo c ần được ghi nh ận đủ.  Nh ững báo cáo khác có th ể phát sinh thêm: o Báo cáo theo nhóm nhân viên o Báo cáo theo nhóm khách khách hàng là cá nhân ho ặc là đơ n v ị hành chính s ự nghi ệp - Đánh giá t ầm quan tr ọng của báo cáo trong gi ới h ạn ngu ồn l ực th ực hi ện. Một h ệ th ống cung c ấp thông tin càng đầy đủ thì càng đòi h ỏi được t ổ ch ức ch ặt ch ẽ và n ặng n ề. Vi ệc đánh giá kh ả năng ngu ồn l ực k ế toán và hi ệu qu ả đạt được để phân lo ại báo cáo là c ần thi ết để từ đó xác định nhóm thông tin c ần thi ết cho vi ệc ghi nh ận. Ngu ồn l ực k ế toán g ồm: • Số lượng nhân viên k ế toán • Kh ả năng làm vi ệc c ủa từng nhân viên • Kh ả năng h ỗ tr ợ của nh ững công c ụ làm vi ệc (h ệ th ống luân chuy ển thông tin t ừ ghi nh ận đến x ử lý và cung c ấp, h ệ th ống tin học h ỗ tr ợ qu ản tr ị thông tin) Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
18. Trang 10 - Lập bi ểu m ẫu ghi nh ận thông tin: T ừ chi ti ết thông tin yêu c ầu nh ư phân tích ở trên, k ế toán quy ết định l ượng thông tin đầu vào c ần được cung cấp, t ừ đó l ập bi ểu m ẫu để thu th ập. Để đảm báo tính k ịp th ời và chính xác trong vi ệc thu th ập thì thông tin ph ải được phân lo ại và ghi nh ận chính xác t ừ ngu ồn phát sinh (Ví d ụ: thông tin v ề bán hàng thì ph ải được ghi nh ận ngay t ừ th ời điểm hàng được bán t ại c ửa hàng). - Tổ ch ức ki ểm tra thông tin đầu vào: trong quá trình ghi nh ận thông tin, vi ệc ki ểm tra tính h ợp lý c ủa ch ứng t ừ, c ủa thông tin ban đầu được ghi nh ận s ẽ giúp ích r ất nhi ều cho vi ệc x ử lý thông tin. Thông tin càng sai lệch thì s ẽ càng làm cho vi ệc phân tích t ổng h ợp càng tr ở nên khó kh ăn. 1.3.2. Tổ ch ức x ử lý và t ổng h ợp thông tin Trong m ối quan h ệ cân đối gi ữa ngu ồn l ực k ế toán và hi ệu qu ả qu ản lý, ng ười làm công tác t ổ ch ức k ế toán ho ạch định lu ồng thông tin qu ản tr ị từ khâu qu ản lý đến x ử lý t ổng h ợp thông tin. D ựa trên thông tin được ghi nh ận từ ngu ồn, thông tin được phân lo ại l ưu vào c ơ s ở dữ li ệu phù h ợp, vi ệc này một m ặt t ạo điều ki ện cho vi ệc l ưu tr ữ thông tin thu ận ti ện, m ặt khác ph ục v ụ cho vi ệc truy l ục thông tin d ễ dàng. Vi ệc t ổ ch ức x ử lý thông tin d ựa trên c ơ sở của h ệ th ống ghi nh ận: - Thông tin được ghi chép b ằng tay vào s ổ kế toán: ghi chép b ằng tay vào hệ th ống s ổ của doanh nghi ệp s ẽ tốn r ất nhi ều th ời gian để tổng h ợp, dù rằng vi ệc ghi nh ận có th ể được trình bày rõ ràng, đúng ph ươ ng pháp nh ất là v ới s ố lượng nghi ệp v ụ lớn. H ơn n ữa, s ố lượng nghi ệp v ụ lớn còn gây khó kh ăn cho vi ệc truy l ục thông tin. Do v ậy, vi ệc t ổng h ợp s ố li ệu định kỳ nh ỏ sẽ giúp gi ảm thi ểu công vi ệc d ồn vào cu ối k ỳ kế toán. Có th ể tổ ch ức t ổng h ợp d ữ li ệu theo tu ần, theo ngày ho ặc theo th ời gian n ửa ngày. - Thông tin được nh ập vào c ơ s ở dữ li ệu máy tính: Máy tính là công c ụ hữu ích cho ng ười làm k ế toán v ới kh ả năng x ử lý d ữ li ệu l ớn và t ốc độ cao, tuy nhiên c ần l ưu ý rằng vi ệc s ử dụng máy tính c ũng c ần được t ổ ch ức tri ển khai m ột cách có h ệ th ống để thông tin được nh ập li ệu đầy đủ, h ữu Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
19. Trang 11 ích cho vi ệc truy xu ất, c ấu trúc báo cáo t ổng h ợp tính toán đúng ý đồ và dễ dàng cho ng ười đọc s ố li ệu. Ngoài ra, v ới m ỗi đặc tr ưng k ế toán c ủa từng đơ n v ị khác nhau có th ể nảy sinh nhi ều ph ươ ng th ức ghi nh ận và tổng h ợp khác nhau, điều đó yêu c ầu ng ười t ổ ch ức th ực hi ện k ế toán trên máy tính ph ải thông th ạo cách th ức ho ạt động c ủa ph ần m ềm ho ặc yêu cầu nhà cung c ấp ph ần m ềm có nh ững ch ỉnh s ửa b ổ sung phù h ợp. 1.3.3. Tổ ch ức chuy ển t ải và cung c ấp thông tin cho các đối t ượng Yêu c ầu c ơ b ản c ủa h ệ th ống thông tin là thông tin c ần ph ải được truy ền đến đúng đối t ượng, chính xác và k ịp th ời. Điều đó càng đặc bi ệt quan tr ọng h ơn v ới KTQT khi mà m ỗi thông tin đó quy ết định cách ứng x ử của nhà qu ản tr ị trên th ươ ng tr ường v ốn kh ắc nghi ệt và đầy tính c ạnh tranh. Không gi ống nh ư thông tin c ủa báo cáo tài chính, thông tin c ủa báo cáo k ế toán qu ản tr ị được chia làm 2 lo ại: báo cáo định k ỳ và báo cáo không định kỳ: - Với nh ững báo cáo định k ỳ: m ỗi k ỳ kế toán theo yêu c ầu t ươ ng ứng, k ế toán ph ải cung c ấp cho các b ộ ph ận có liên quan nh ững báo cáo thích h ợp nh ằm theo dõi tình hình ho ạt động c ủa b ộ ph ận mình ho ặc để thông báo cho phòng ban khác có liên quan. Ví d ụ nh ư báo cáo tình hình kinh doanh của b ộ ph ận kinh doanh c ần được truy ền đạt đến phòng k ế ho ạch s ản xu ất. K ết qu ả kinh doanh t ốt có th ể kéo theo yêu c ầu v ề gia t ăng s ản xu ất và do v ậy phòng k ế ho ạch s ản xu ất có th ể tiên định nh ững k ế ho ạch hành động c ủa mình cho phù h ợp v ới yêu c ầu kinh doanh. - Một vai trò quan tr ọng khác c ủa h ệ th ống thông tin c ủa k ế toán qu ản tr ị là thông tin c ảnh báo b ất th ường. Đây là nh ững thông tin thông báo v ề nh ững di ễn bi ến b ất th ường c ủa h ệ th ống nh ằm c ảnh báo nhà qu ản tr ị, giúp h ọ có ph ản ứng phù h ợp, đồng th ời điều ch ỉnh ho ạch định cho hi ện tại và t ươ ng lai. Ví d ụ ở kho nguyên v ật li ệu, m ột lo ại nguyên v ật li ệu có số lượng t ồn kho s ụt gi ảm b ất th ường, ở tình hu ống này ng ười k ế toán qu ản tr ị ph ải ngay l ập t ức l ập báo cáo phân tích nguyên nhân s ụt gi ảm s ố Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
20. Trang 12 lượng t ồn kho này: li ệu có ph ải b ộ ph ận mua hàng không đáp ứng k ịp s ố lượng yêu c ầu, li ệu có ph ải m ột lo ại hàng hóa nào đó s ử dụng nhi ều nguyên li ệu này đã ph ải gia t ăng s ản xu ất, hay s ự tiêu t ốn nguyên v ật li ệu này trong quá trình s ản xu ất t ăng đột bi ến. V ới nh ững phân tích đó, nhà qu ản tr ị có th ể nhìn ra được s ự bi ến đổi trong quá trình s ản xu ất kinh doanh c ủa doanh nghi ệp m ột cách t ức th ời và hi ệu qu ả. Thông tin đó còn ph ải được chuy ển đến nh ững b ộ ph ận có liên quan nh ư: b ộ ph ận mua hàng, b ộ ph ận s ản xu ất, b ộ ph ận k ế ho ạch, ho ặc c ả bộ ph ận kinh doanh. - Thông tin qu ản tr ị trong h ệ th ống ho ạt động c ủa doanh nghi ệp c ần được ph ổ bi ến t ới các b ộ ph ận có liên quan m ột cách thích h ợp nh ưng không ph ải là phân phát thông tin m ột cách b ừa bãi: Nh ững thông tin chuy ển t ới bộ ph ận không có liên quan s ẽ gây b ối r ối cho b ộ ph ận nh ận tin, và t ốn nhi ều th ời gian cho vi ệc x ử lý thông tin c ủa b ộ ph ận đó. Vi ệc chuy ển thông tin không phù h ợp có th ể dẫn t ới rò r ỉ thông tin ra bên ngoài doanh nghi ệp và gây bất l ợi cho vi ệc kinh doanh c ủa doanh nghi ệp. - Với nh ững doanh nghi ệp có h ệ th ống thông tin được trang b ị bằng th ư điện t ử, thì vi ệc chuy ển tin th ường di ễn ra nhanh chóng và thu ận ti ện h ơn là vi ệc chuy ển báo cáo b ằng tay. Tuy nhiên thay vào đó đòi h ỏi v ề hệ th ống b ảo m ật th ư điện t ử cần ph ải được t ăng c ường m ột cách nghiêm ngh ặt. Với nh ững doanh nghi ệp s ử dụng h ệ th ống qu ản tr ị toàn di ện theo mô hình ERP (Enterprise Resources Planning, h ệ qu ản tr ị các ngu ồn tài nguyên trong doanh nghi ệp), h ầu h ết các báo cáo qu ản tr ị đều có th ể được xem tr ực tuy ến theo th ời gian th ực: M ột đơ n hàng được nh ập vào ở phòng kinh doanh có th ể tạo ra m ột b ản k ế ho ạch s ản xu ất cho phòng k ế ho ạch. Phòng thu mua nguyên v ật li ệu l ại c ũng có th ể bi ết được c ần ph ải làm gì, ban qu ản tr ị có th ể xem được ngay lãi l ỗ của đơ n hàng đó và ảnh h ưởng c ủa nó đến k ết qu ả kinh doanh trong th ời gian t ới. Lý t ưởng là v ậy nh ưng H ệ th ống qu ản tr ị doanh nghi ệp toàn di ện đòi h ỏi m ột đội ng ũ nhân s ự qu ản tr ị hệ th ống được đào t ạo Tổ ch ức công tác KTQT và thi ết l ập h ệ th ống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V