Luận văn Tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty cổ phần Nam Việt

Nội dung text: Luận văn Tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty cổ phần Nam Việt

1. B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O TR ƯNG Đ I H C KINH T THÀNH PH H CHÍ MINH TR N KIM TUY N T CHC CƠNG TÁC K TỐN QUN TR T I CƠNG TY C PHN NAM VI T LU N V ĂN TH C S Ĩ KINH T TP. H CHÍ MINH - Năm 2009
2. B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O TR ƯNG Đ I H C KINH T THÀNH PH H CHÍ MINH TR N KIM TUY N T CHC CƠNG TÁC K TỐN QUN TR T I CƠNG TY C PHN NAM VI T CHUYÊN NGÀNH: K TỐN - KI M TỐN MÃ S : 60.34.30 LU N V ĂN TH C S Ĩ KINH T NG ƯI H ƯNG D N KHOA H C: TS HUỲNH ĐC L NG TP. H CH Í MINH - N ăm 2009
3. LI CAM ĐOAN Lu n v ăn v i đ tài: “T ch c cơng tác k tốn qu n tr t i Cơng ty c ph n Nam Vi t” là do tơi nghiên c u th c hi n. Các s li u trích d n trong lu n v ăn là nh ng s li u thu th p t i cơng ty c ph n Nam Vi t. Tơi xin ch u trách nhi m hồn tồn v l i cam đoan c a mình. Tác gi lu n v ăn Tr n Kim Tuy n
4. LI CÁM ƠN Tơi xin bày t lịng bi t ơn chân thành và sâu s c nh t đn th y h ưng d n Huỳnh Đc L ng, cùng tồn th quý th y cơ c a Tr ưng Đi h c Kinh t Thành ph H Chí Minh đã t n tình gi ng d y và giúp đ tơi trong su t th i gian qua. Đng th i tơi c ũng xin chân thành cám ơn Ban Giám đc Cơng ty c ph n Nam Vi t, đc bi t là anh Nguy n Duy Nh t (Phĩ T ng Giám đc) đã t o điu ki n t t và quan tâm giúp đ tơi hồn thành lu n v ăn này. Tác gi lu n v ăn Tr n Kim Tuy n
5. MC L C Trang Trang bìa Trang ph bìa Li cam đoan Li c m ơn Danh m c các b ng Danh m c các s ơ đ, hình Danh m c các ký hi u, ch vi t t t Li m đu CH ƯƠ NG 1: T NG QUAN V K TỐN QU N TR 1 1.1 L ch s hình thành và phát tri n c a k tốn qu n tr 1 1.2 Đnh ngh ĩa v k tốn tài chính và k tốn qu n tr 2 1.2.1 Đnh ngh ĩa v k tốn tài chính 2 1.2.2 Đnh ngh ĩa v k tốn qu n tr 2 1.3 So sánh gi a k tốn tài chính và k tốn qu n tr 2 1.3.1 Nh ng đim gi ng nhau gi a k tốn tài chính và k tốn qu n tr 2 1.3.2 Nh ng đim khác nhau gi a k tốn tài chính và k tốn qu n tr 3 1.4 Ch c n ăng c a qu n tr 4 1.5 Nhu c u thơng tin c a nhà qu n tr 5 1.6 N i dung c a k tốn qu n tr 5 1.6.1 L p d tốn 6 1.6.2 K tốn các trung tâm trách nhi m 11 1.6.3 H th ng k tốn chi phí và phân tích sai bi t trong qu n tr chi phí s n xu t kinh doanh 18 1.6.4 Thi t l p thơng tin k tốn qu n tr cho vi c ra quy t đ nh 18 1.6.5 N i dung k tốn qu n tr theo thơng t ư 53/BTC 18 1.3 Mt s yêu c u đ th c hin k tốn qu n tr t i các doanh nghip 27 KT LU N CH ƯƠ NG 1 28
6. CH ƯƠ NG 2: TH C TR NG T CH C CƠNG TÁC K TỐN QU N TR TI CƠNG TY C PH N NAM VI T 30 2.1 Tình hình t ch c qu n lý s n xu t kinh doanh t i cơng ty 30 2.1.1 L ch s hình thành và phát tri n c a cơng ty 30 2.1.1.1 L ch s hình thành và phát tri n c a cơng ty 30 2.1.1.2 Tình hình ho t đ ng kinh doanh 31 2.1.1.3 S n ph m c a cơng ty 33 2.1.2 Ch c n ăng, nhi m v c a cơng ty 34 2.1.2.1 Ch c n ăng c a cơng ty 34 2.1.2.2 Nhi m v c a cơng ty 34 2.1.3 T ch c b máy qu n lý t i cơng ty 34 2.1.3.1 S ơ đ t ch c 34 2.1.3.2 Nhi m v các b ph n 36 2.1.4 Thu n l i, khĩ kh ăn và chi n l ưc phát tri n c a cơng ty 37 2.1.4.1 Thu n l i 38 2.1.4.2 Khĩ kh ăn 39 2.1.4.3 Đnh h ưng phát tri n c a cơng ty 40 2.2 Th c tr ng t ch c cơng tác k tốn t i cơng ty 42 2.2.1 T ch c v n d ng ch đ ch ng t k tốn 42 2.2.2 T ch c v n d ng h th ng tài kho n k tốn 43 2.2.3 T ch c v n d ng ch đ s k tốn 43 2.2.4 T ch c cung c p thơng tin qua h th ng báo cáo tài chính 44 2.2.5 T ch c cơng tác ki m tra cơng tác k tốn 45 2.2.6 T ch c b máy k tốn 45 2.2.6.1 B máy k tốn 45 2.2.6.2 Ch c n ăng nhi m v c a t ng b ph n phịng k tốn 47 2.2.7 T ch c cơng tác phân tích 48 2.2.8 T ch c cơng tác l ưu tr 49 2.2.9 Nh ng ưu nh ưc đim c a t ch c cơng tác k tốn t i cơng ty 49
7. 2.2.9.1 Ưu đim 49 2.2.9.2 Nh ưc đim 50 2.3 Th c tr ng t ch c cơng tác k tốn qu n tr t i cơng ty Nam Vi t 51 2.3.1 Nh ng n i dung k tốn qu n tr đang đưc th c hi n t i cơng ty 51 2.3.1.1 Cơng tác d tốn ngân sách 51 2.3.1.2 H th ng ki m sốt 56 2.3.1.3 H th ng k tốn chi phí và tính giá thành s n ph m 58 2.3.2 Nh ng nguyên nhân d n đ n vi c ch ưa hồn thi n cơng tác k tốn qu n tr ti cơng ty 63 KT LU N CH ƯƠ NG 2 63 CH ƯƠ NG 3: T CH C CƠNG TÁC K TỐN QU N TR T I CƠNG TY C PH N NAM VI T 65 3.1 S c n thit ph i t ch c cơng tác k tốn qu n tr 65 3.2 Các quan đim v t ch c cơng tác k tốn qu n tr t i cơng ty 66 3.2.1 Phù h p v i tình hình t ch c qu n lý c a cơng ty 66 3.2.2 Phù h p v i yêu c u v trình đ qu n lý c a cơng ty 66 3.2.3 Tính phù h p và hài hịa gi a chi phí và l i ích 66 3.3 T ch c cơng tác k tốn qu n tr t i Cơng ty c ph n Nam Vi t 67 3.3.1 Xác đnh nh ng n i dung k tốn qu n tr nên th c hi n t i Cơng ty c ph n Nam Vi t 67 3.3.2 T ch c th c hi n n i dung k tốn qu n tr t i Cơng ty c ph n Nam Vi t 68 3.3.2.1 T ch c d tốn ngân sách 68 3.3.2.2 T ch c cơng tác k tốn trách nhi m t i cơng ty 93 3.3.2.3 T ch c h ch tốn chi phí và phân tích bi n đ ng chi phí 101 3.3.2.4 Thi t l p h th ng thơng tin k tốn qu n tr trong vi c ra quy t đ nh 110 3.3.3 Các gi i pháp khác đ t ch c cơng tác k tốn qu n tr t i cơng ty 114 3.3.3.1 Xây d ng h th ng ch ng t k tốn 115 3.3.3.2 Xây d ng h th ng s sách báo cáo 115
8. 3.3.3.3 Xây d ng t ch c b máy k tốn và k tốn qu n tr . M i quan h gia k tốn qu n tr và các phịng ban 116 3.3.3.4 Chu n b ngu n nhân l c cho b ph n k tốn qu n tr 117 3.3.3.5 ng d ng cơng ngh thơng tin trong cơng tác k tốn 119 KT LU N CH ƯƠ NG 3 120 KT LU N TÀI LIU THAM KH O DANH M C CÁC PH L C
9. DANH MC CÁC B NG Bng 1.1: Nh ng đim khác nhau gi a k tốn tài chính và k tốn qu n tr 3 Bng 2.1: Báo cáo k t qu kinh doanh c a cơng ty Nam Vi t qua 2 n ăm 2007 - 2008 32 Bng 2.2: Thu ph i n p ngân sách nhà n ưc 33 Bng 2.3: Báo cáo tình hình cơng n chi ti t theo t ng khu v c đa lý và theo t ng khách hàng 51 Bng 2.4: K ho ch s n xu t kinh doanh n ăm 2009 55 Bng 3.1: M i quan h gi a các trung tâm trách nhi m, b ph n th c hi n v i các ch tiêu đánh giá k t qu , hi u qu th hi n qua b ng sau 99 DANH MC CÁC S Ơ Đ, HÌNH Sơ đ 1.1: Quá trình d tốn ngân sách 10 Sơ đ 2.1: Cơ cu, b máy qu n lý cơng ty 35 Sơ đ 2.2: C ơ c u t ch c phịng k tốn 46 Sơ đ 3.1: M i quan h gi a các d tốn b ph n trong h th ng d tốn ngân sách . 74 Sơ đ 3.2: S ơ đ các trung tâm trách nhi m 94 Hình 3.1: Phân tích bi n đng chi phí theo mùa v 109
10. DANH MC CÁC KÝ HI U, CÁC CH VI T T T BHXH Bo hi m xã h i CN ĐKKD Ch ng nh n đă ng ký kinh doanh CPBH Chi phí bán hàng CTCP Cơng ty c ph n CTGS Ch ng t ghi s ĐBSCL Đng b ng sơng C u Long ĐHĐCĐ Đi h i đng c đơng ĐVT Đơ n v tính HĐQT Hi đng qu n tr KSNB Ki m sốt n i b KQH ĐKD Kt qu ho t đng kinh doanh NM Nhà máy NM ĐL Nhà máy đơng l nh NVL Nguyên v t li u NXT Nh p xu t t n QLDN Qu n lý doanh nghi p SPDD Sn ph m d dang STT S th t TG Đ Tng Giám đc TSCĐ Tài s n c đnh XD Xây d ng XDCB Xây d ng c ơ b n XKKVCNB Xu t kho kiêm v n chuy n n i b
11. LI M Đ U 1. Tính c p thi t c a đ tài Ngày nay, trong điu ki n th c hi n c ơ ch th tr ưng, vi c c nh tranh di n ra th ưng xuyên và mang tính kh c li t thì ta càng th y rõ t m quan tr ng c a k tốn qu n tr trong doanh nghi p. K tốn qu n tr giúp cho các nhà qu n lý trong vi c ho ch đ nh, ki m tra, kim sốt ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a đơn v và đư a ra các quy t đ nh kinh t . Th nh ưng cho đn nay vi c nh n th c và hi u bi t v k tốn qu n tr các doanh nghi p cịn nhi u h n ch , v n ch ưa đưc áp d ng r ng rãi m t cách cĩ hi u qu t i các doanh nghi p. Do đĩ, vi c hi u và v n d ng cĩ hi u qu k tốn qu n tr vào th c ti n cơng tác k tốn ti các doanh nghi p cĩ ý ngh ĩa to l n, t o thêm s c mnh cho các doanh nghi p khi h i nh p vào h th ng kinh t khu v c và th gi i. Ti Vi t Nam, ch bi n th y s n là m t trong nh ng ngành đem l i kim ng ch xu t kh u cao cho kinh t n ưc nhà và th c t đã ch ng minh điu đĩ. Nh ưng nh ng n ăm g n đây các doanh nghi p ch bi n cịn gp r t nhi u khĩ kh ăn v th tr ưng tiêu th , ngu n nguyên li u, cơng ngh s n xu t, trình đ qu n lý, là do vi c ng d ng k tốn qu n tr vào ho t đ ng qu n lý ti các doanh nghi p ch ưa đưc quan tâm m t cách đúng m c. Cơng ty c ph n Nam Vi t, cơng ty đng đ u c n ưc v xu t kh u ch bi n th y s n là m t tr ưng h p đin hình. Hi n t i, cơng ty cĩ th c hi n phân tích, đánh giá k t qu ho t đ ng sn xu t kinh doanh sau m i k ỳ kinh doanh nh ưng v n ch ưa th c hi n t ch c cơng tác k tốn qu n tr m t cách đ y đ và cĩ hi u qu . Chính vì nh ng lý do trên, tác gi đã ch n đ tài “T ch c cơng tác k tốn qu n tr t i Cơng ty c ph n Nam Vi t” làm lu n v ăn t t nghi p, v i hy v ng đ tài giúp cho ban lãnh đo cơng ty cĩ cái nhìn đúng đn v k tốn qu n tr và áp dng vào cơng ty nh m gĩp ph n h tr nâng cao hi u qu ho t đ ng kinh doanh, qu n lý t i cơng ty này. Mt khác, đ tài c ũng cĩ th là tài li u tham kh o cho
12. nh ng cơng ty cùng ngành ho c cĩ quy trình s n xu t và qu n lý tươ ng t nh ư Cơng ty c ph n Nam Vi t. 2. M c tiêu nghiên c u Lu n v ăn t p trung vào 3 m c tiêu chính sau đây: - H th ng hĩa nh ng v n đ lý lu n v t ch c cơng tác k tốn qu n tr . - Đánh giá th c tr ng t ch c cơng tác k tốn qu n tr ti CTCP Nam Vi t. - T ch c cơng tác k tốn qu n tr t i Cơng ty c ph n Nam Vi t. 3. Ph m vi nghiên c u Ni dung c a k tốn qu n tr r t đa d ng và phong phú, vì th trong ph m vi gi i h n c a lu n v ăn này, tác gi khơng nghiên c u tồn b n i dung c a k tốn qu n tr mà ch nghiên c u, ng d ng nh ng n i dung phù h p v i đ c đim s n xu t, kinh doanh t i Cơng ty c ph n Nam Vi t. C th là nh ng n i dung v l p d tốn ngân sách, k tốn trách nhi m, t ch c h ch tốn chi phí, phân tích s bi n đng chi phí và thi t l p h th ng thơng tin k tốn qu n tr trong vi c ra quy t đ nh ca nhà qu n lý. 4. Ph ươ ng pháp nghiên c u Trong quá trình nghiên c u, lun v ăn đã s d ng ph ươ ng pháp duy v t bi n ch ng và duy v t l ch s . Ngồi ra, lu n v ăn cịn s d ng m t s ph ươ ng pháp đ phù h p v i t ng đ i t ưng nghiên c u nh ư: ph ươ ng pháp thu th p, th ng kê, t ng hp, so sánh s li u, phân tích chi ti t s li u thu đưc t ho t đ ng th c ti n c a Cơng ty c ph n Nam Vi t. 5. B c c c a lu n v ăn Ngo i tr ph n m đ u, ph n k t lu n, ph n ph l c, lu n v ăn g m cĩ ba ch ươ ng: Ch ươ ng 1: T ng quan v k tốn và k tốn qu n tr . Ch ươ ng 2: Th c tr ng t ch c cơng tác k tốn và k tốn qu n tr t i Cơng ty c ph n Nam Vi t. Ch ươ ng 3: T ch c cơng tác k tốn qu n tr t i Cơng ty c ph n Nam Vi t
13. 1 CH ƯƠ NG 1: T NG QUAN V K TỐN QU N TR 1.1 Lch s hình thành và phát trin c a k tốn qu n tr K tốn qu n tr xu t hin đ u tiên M vào nh ng n ăm đ u c a th k XIX. S phát trin m nh c v quy mơ và ph m vi ho t đ ng c a các doanh nghip trong giai đon này đt ra yêu c u cho các nhà qu n tr ph i kim sốt và đánh giá đưc ho t đ ng c a chúng. M t trong các doanh nghip áp d ng k tốn qu n tr đu tiên M là cơng ty d t Lyman Mills. K tốn qu n tr c ũng đưc áp d ng trong ngành đưng s t vào năm 1840, sau đĩ là ngành luy n kim, các ngành d u khí, hố ch t và cơ khí ch t o. Tuy nhiên, trong giai đon này các nhà qu n tr m i ch kim sốt đưc các chi phí s n xu t tr c tip. Các ph ươ ng pháp phân b chi phí chung cho các sn ph m và các thơng tin v s d ng tài s n c đ nh v n b b qua. K tốn qu n tr tip t c phát trin m nh vào nh ng n ăm đ u c a th k XX, th i k ỳ này các doanh nghip áp d ng nguyên t c “phân quy n trách nhim đ kim sốt t p trung” t o điu kin cho các nhà qu n tr phát huy h t n ăng l c và ch đ ng sáng t o c a h trong điu kin đưc tr c tip tip c n v i thơng tin do k tốn qu n tr cung c p đ ra các quy t đ nh phù h p và k p th i. Cho đn th p k 80, do s c ép c nh tranh và s thành cơng v ưt b c c a các doanh nghip châu Á, đ c bit Nh t B n, k tốn qu n tr M m i l i đưc tip t c nghiên c u và phát trin. Các ph ươ ng pháp JIT (Just in time) và k tốn chi phí, đưc áp d ng r ng rãi và l n đ u tiên k tốn qu n tr c ũng đưc đưa vào ging d y t i Đi h c Kinh doanh Harvard và Vin Cơng Ngh Massachusets. Châu Á, sau chin tranh th gii th 2, cùng v i s phát trin c a các tr ưng phái qu n tr theo kiu Nh t B n, k tốn qu n tr c ũng đưc hình thành đ ph c v cho nhu c u thơng tin c a các nhà qu n tr doanh nghi p. Các ph ươ ng pháp k tốn qu n tr theo kiu Nh t B n đưc nĩi nhiu đ n là Target costing và Kaizen costing.
14. 2 Nghiên c u s phát trin c a k tốn qu n tr cho th y, k tốn qu n tr hình thành và phát trin xu t phát t nhu c u thơng tin qu n tr doanh nghi p. Mơi tr ưng cnh tranh bu c các doanh nghi p ph i tìm m i bin pháp m r ng và phát trin th tr ưng, gim chi phí nâng cao l i nhu n. K tốn qu n tr là cơng c h u hiu cho phép các nhà qu n tr kim sốt quá trình s n xu t, đánh giá hiu qu ho t đ ng c a tng b ph n trong doanh nghi p đ cĩ các quy t đ nh phù h p và hiu qu . [4] 1.2 Đnh ngh ĩa v k tốn tài chính và k tốn qu n tr 1.2.1 Đnh ngh ĩa v k tốn tài chính K tốn tài chính là vic thu nh p, x lý và cung c p thơng tin liên quan đn quá trình ho t đ ng c a doanh nghip cho ng ưi qu n lý và nh ng đ i t ưng ngồi doanh nghip, giúp h đư a ra các quy t đ nh phù h p v i m c tiêu mà h quan tâm. 1.2.2 Đnh ngh ĩa v k tốn qu n tr K tốn qu n tr là vic thu nh p, x lý và cung c p thơng tin cho nh ng ng ưi trong n i b doanh nghip s d ng, giúp cho vic đưa ra các quy t đ nh đ v n hành cơng vic kinh doanh và v ch k ho ch cho t ươ ng lai, phù h p v i chin l ưc và sách l ưc kinh doanh. 1.3 So sánh gia k tốn tài chính và k tốn qu n tr 1.3.1 Nh ng đim ging nhau gia k tốn tài chính và k tốn qu n tr K tốn tài chính và k tốn qu n tr cĩ nhiu đim ging nhau và là hai b ph n khơng th tách r i c a k tốn doanh nghip. Nh ng đim ging nhau c ơ b n là: - K tốn tài chính và k tốn qu n tr đu đ c p đ n các s kin kinh t tài chính din ra trong doanh nghip và đu quan tâm đ n tài s n, n ph i tr , ngu n vn ch s h u, doanh thu, chi phí, k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh, quá trình l ưu chuy n tin t c a doanh nghip. - K tốn tài chính và k tốn qu n tr đ u d a trên h th ng ghi chép ban đu ca k tốn. H th ng ghi chép ban đu là c ơ s đ k tốn tài chính ghi chép, hch tốn và t đĩ so n th o các báo cáo tài chính đnh k ỳ, cung c p cho các đ i t ưng
15. 3 bên ngồi. Đi v i k tốn qu n tr , h th ng đĩ c ũng là c ơ s đ v n d ng và x lý nh m t o ra các thơng tin thích h p cho vic ra quy t đ nh c a các nhà qu n tr . - K tốn tài chính và k tốn qu n tr đ u biu hin trách nhim c a ng ưi qu n lý. K tốn tài chính th hin trách nhim c a ng ưi qu n lý c p cao, cịn k tốn qu n tr th hin trách nhim c a nhà qu n lý các c p bên trong doanh nghip. 1.3.2 Nh ng đim khác nhau gia k tốn tài chính và k tốn qu n tr Đ phân bit k tốn tài chính và k tốn qu n tr , cĩ th d a vào nh ng đ c đim c ơ b n sau: Bng 1.1: Nh ng đim khác nhau gia k tốn tài chính và k tốn qu n tr Tiêu th c phân K tốn tài chính K tốn qu n tr bit Thơng tin thích h p và linh ho t Đc đim c a Ph i khách quan và cĩ th th m phù h p v i v n đ c n gii thơng tin tra quy t Th ưc đo s d ng Ch y u là th ưc đo giá tr C giá tr và hin v t, th i gian Các nguyên t c s Ph i tuân th các nguyên t c k Doanh nghip t xây d ng, t dng trong vic tốn chung đã đư c th a nh n, trin khai, cĩ tính linh ho t, lp báo cáo mang tính b t bu c khơng mang tính pháp l nh Các thành ph n bên ngồi doanh Các thành ph n b ên trong cơng nghip nh ư các t ch c tín d ng; ty: Giám đc, qu n lý h i đng Ng ưi s d ng đi th c nh tranh; nhà cung c p qu n tr , các giám sát viên, qu n thơng tin vt t ư, hàng hĩa, ng ưi đu t ư tài đc. chính; ng ưi lao đng v.v • Bng cân đ i k tốn • Các báo cáo cung c p, d tr Các báo cáo k • Báo cáo k t qu kinh doanh vt t ư, hàng hĩa tốn ch y u • Báo cáo l ưu chuy n tin t • Các báo cáo v quá trình s n
16. 4 • Thuy t minh báo cáo tài chính xu t (tin đ , chi phí, k t qu ) • Các báo cáo v bán hàng (Chi phí giá v n, doanh thu) Kỳ báo cáo quý, n ăm ngày, tu n, tháng, quý, n ăm Tồn doanh nghip Gn v i các b ph n tr c thu c Ph m vi thơng tin doanh nghip Tr ng tâm thơng Chính xác, khách quan, t ng th Kp th i, thích h p, linh đng, ít tin chú ý đn đ chính xác. 1.4 Ch c n ăng c a qu n tr Qu n tr t ch c cĩ các ch c n ăng sau: - Cung c p thơng tin cho quá trình l p k ho ch: thơng tin trong d tốn ngân sách s giúp các nhà qu n tr l p k ho ch và kim sốt vic th c hin k ho ch. - Cung c p thơng tin cho quá trình t ch c và điu hành ho t đ ng c a cơng ty: k tốn qu n tr s cung c p thơng tin k p th i v các m t ho t đ ng c a cơng ty, đ nhà qu n lý xem xét và ra các quy t đ nh đúng đ n trong quá trình t ch c và điu hành ho t đ ng s n xu t kinh doanh phù h p v i các m c tiêu đã đ ra. - Cung c p thơng tin cho quá trình kim sốt: k tốn qu n tr s cung c p các thơng tin v tình hình th c hin k ho ch, các ho t đ ng b t th ưng t đĩ giúp các nhà qu n tr th y đưc nh ng v n đ c n điu ch nh, thay đ i nh m h ưng các ho t đ ng c a t ch c theo đúng m c tiêu đã đ ra. - Cung c p thơng tin cho quá trình ra quy t đ nh: ra quy t đ nh là ch c n ăng c ơ bn nh t c a nhà qu n tr . Ra quy t đ nh chính là l a ch n ph ươ ng án thích h p nh t. Đ cĩ quy t đ nh đúng đ n k p th i ph i cĩ thơng tin nhanh chĩng, phù h p, chính xác đĩ chính là thơng tin c a k tốn qu n tr . Tt c các quy t đ nh đ u t n n t ng thơng tin, thơng tin do k tốn qu n tr cung c p ph n l n nh m ph c v cho ch c n ăng ra quy t đ nh c a nhà qu n tr . Vì vy, k tốn qu n tr cung c p nh ng thơng tin linh ho t, k p th i và mang tính h
17. 5 th ng, trên c ơ s đĩ phân tích các ph ươ ng án nh m ra quy t đ nh l a ch n ph ươ ng án t i ưu nh t. 1.5 Nhu c u thơng tin c a nhà qu n tr Đ ti n hành ho t đ ng s n xu t kinh doanh, doanh nghi p ph i l p k ho ch sn xu t kinh doanh cho doanh nghi p mình. T k ho ch chung c a doanh nghi p, các b ph n tri n khai thành các m c tiêu th c hi n và ki m tra k t qu th c hi n các m c tiêu này. Cĩ nhi u ngu n thơng tin cung c p t các b ph n khác nhau trong cơng ty giúp cho các nhà qu n lý th c hi n điu này. M t trong nh ng ngu n thơng tin đĩng vai trị quan tr ng, giúp các nhà qu n lý ra các quy t đ nh đúng đ n đĩ là thơng tin k tốn qu n tr . Vì vy, nhà qu n tr c n nh ng thơng tin c th nh ư sau: - Nhu c u thơng tin cho l p k ho ch: đ l p đưc k ho ch cho k ỳ sau, nhà qu n tr c n cĩ k ho ch c a k ỳ tr ưc, báo cáo th c hi n k ho ch, đnh m c chi phí, và ngu n cung c p thơng tin là các b ph n, trong đĩ cĩ thơng tin do k tốn cung c p, nh ư báo cáo th c hi n k ho ch, đnh m c chi phí, - Nhu c u thơng tin cho t ch c điu hành: đ cĩ th t ch c cơng tác điu hành qu n lý t t, nhà qu n tr c n n m rõ nh ng thơng tin v kh n ăng tài chính, k thu t, khĩ kh ăn, thu n l i, s thay đi chi phí, d tính nh h ưng k t qu , và ngu n cung c p thơng tin là nhi u b ph n, và trong đĩ khơng th khơng cĩ thơng tin t b ph n k tốn. - Nhu c u thơng tin cho ki m tra nh m đánh giá tình hình th c hi n c a các b ph n thơng qua nh ng thơng tin v k ho ch, báo cáo th c hi n k ho ch, và ngu n cung c p thơng tin là các b ph n, trong đĩ cĩ b ph n k tốn. - Nhu c u thơng tin đ ra quy t đnh. Nhà qu n tr cn nh ng thơng tin v đnh mc k thu t, doanh thu, chi phí, l i nhu n, v n, đ cĩ th th y đưc n ơi nào cĩ vn đ, và đâu c n ph i b th i gian ra đ c i ti n vi c qu n lý cĩ hi u qu h ơn. 1.6 Ni dung c a k tốn qu n tr
18. 6 Vi vai trị cung c p thơng tin ph c v cho vic qu n lý và điu hành ho t đng s n xu t kinh doanh c a doanh nghip, k tốn qu n tr bao g m nh ng n i dung sau: 1.6.1 L p d tốn * Khái nim - D tốn: là nh ng tính tốn, d kin, m t cách tồn din m c tiêu mà t ch c cn đ t đưc, đng th i nĩ ch rõ cách th c huy đ ng các ngu n l c đ th c hin các m c tiêu mà t ch c đã đt ra. D tốn đưc xác đ nh b ng m t h th ng các ch tiêu v s l ưng và giá tr cho m t kho ng th i gian xác đnh trong t ươ ng lai. D tốn là c ơ s là trung tâm c a k ho ch và tin đ cho vic d tốn là d báo. - D tốn ngân sách: là s tính tốn, d kin m t cách tồn din m c tiêu kinh t, tài chính mà doanh nghip c n đ t đưc trong k ỳ ho t đ ng, đ ng th i ch rõ cách th c huy đ ng, s d ng v n và các ngu n l c khác đ th c hin các m c tiêu ca doanh nghip. D tốn ngân sách là m t h th ng g m nhiu d tốn nh ư: d tốn tiêu th , d tốn s n xu t, d tốn chi phí nguyên v t liu tr c tip, d tốn chi phí nhân cơng tr c tip, d tốn chi phí s n xu t chung, d tốn chi phí bán hàng, d tốn chi phí qu n lý doanh nghip, d tốn giá v n hàng bán, d tốn v n đ u t ư, d tốn tin, d tốn báo cáo k t qu ho t đng kinh doanh, d tốn b ng cân đ i k tốn. D tốn ngân sách là c ơ s đ đánh giá thành qu ho t đ ng c a t ng b ph n, ca m i cá nhân ph trách t ng b ph n, t đĩ xác đ nh rõ quy n h n, trách nhim ca t ng b ph n nh m ph c v t t cho quá trình t ch c và ho ch đ nh. D tốn ngân sách đưc l p cho k ỳ k ho ch m t n ăm ho c d ưi m t n ăm. * Mc đích c a d tốn ngân sách: g m n ăm m c đích c th : - D tốn ngân sách giúp nhà qu n tr c th hĩa các m c tiêu c a doanh nghip b ng s liu; - D tốn ngân sách cung c p cho nhà qu n tr doanh nghip tồn b thơng tin v k ho ch s n xu t kinh doanh trong t ng th i gian c th và c quá trình s n xu t kinh doanh;
19. 7 - D tốn ngân sách là c ăn c đ đánh giá tình hình th c hin k ho ch, tình hình th c hin m c tiêu, nhim v . Trên c ơ s đĩ, đ ra các gii pháp đ th c hin mc tiêu, nhim v theo đúng tin đ; - D tốn ngân sách giúp nhà qu n tr kim sốt quá trình ho t đng c a doanh nghip, đánh giá trách nhim qu n lý c a t ng b ph n, t ng cá nhân trong t ch c; - D tốn ngân sách là c ăn c đ khai thác các kh n ăng tim tàng v ngu n lc nh m nâng cao kh n ăng c nh tranh. * Ch c n ăng c a d tốn ngân sách - Ch c n ăng d báo Ch c n ăng này đ c p đn vic d báo các tác đng t bên ngồi đn ho t đng c a doanh nghip. M t vài b ph n c a d tốn khơng khác h ơn là d báo, vì trong th c t d tốn cĩ th đưc s d ng cho kim sốt nh ưng đơi khi l i khơng th , do cĩ nh ng y u t khách quan khơng th kim sốt đưc. Cĩ th nĩi d tốn trong nh ng tr ưng h p này ch mang tính ch t d báo mà thơi. - Ch c n ăng ho ch đnh Ch c n ăng ho ch đnh c a d tốn ngân sách th hin vic ho ch đnh các mc tiêu, nhim v c th nh ư ho ch đnh v s n l ưng tiêu th , s n xu t, chi phí nguyên v t liu tr c tip, chi phí nhân cơng tr c tip, chi phí s n xu t chung, chi phí qu n lý doanh nghip, chi phí bán hàng d tốn ngân sách đưc xem là cơng c đ l ưng hĩa các k ho ch c a nhà qu n tr . - Ch c n ăng điu ph i Ch c n ăng điu ph i c a d tốn ngân sách th hin vic huy đng và phân ph i các ngu n l c đ th c hin các m c tiêu c a nhà qu n tr . Nhà qu n tr k t h p gia ho ch đnh các m c tiêu, nhim v c th và vic đánh giá n ăng l c s n xu t kinh doanh th c t c a t ng b ph n đ điu ph i các ngu n l c c a doanh nghip ti các b ph n sao cho vic s d ng đt hiu qu cao nh t. - Ch c n ăng kim sốt Ch c n ăng kim sốt th hin vic d tốn ngân sách đưc xem là c ơ s , là th ưc đo chu n đ so sánh, đi chiu v i s liu th c t đt đưc c a cơng ty thơng
20. 8 qua các báo cáo k tốn qu n tr . Thơng qua vai trị kim tra, kim sốt, d tốn ngân sách quan sát vic th c hin các k ho ch chin l ưc, đánh giá m c đ thành cơng và trong tr ưng h p c n thit cĩ th cĩ ph ươ ng án s a ch a, kh c ph c y u đim. - Ch c n ăng thơng tin Ch c n ăng thơng tin th hin ch d tốn ngân sách là v ăn b n c th , súc tích truy n đt các m c tiêu, chin l ưc kinh doanh c a doanh nghip đn nhà qu n lý các b ph n, phịng ban. Thơng qua các con s trong báo cáo d tốn, nhà qu n tr đã truy n thơng đip ho t đng cho các b ph n và các b ph n xem các ch tiêu này là kim ch nam cho m i ho t đng h ng ngày. - Ch c n ăng đo l ưng, đánh giá Ch c n ăng đo l ưng, đánh giá c a d tốn ngân sách th hin vic d tốn ngân sách cung c p m t th ưc đo chu n đ đánh giá hiu qu c a nhà qu n lý trong vic đt đưc các m c tiêu đã đt ra. D tốn là cơng c qu n lý đa ch c n ăng. Tuy nhiên ch c n ăng c ơ b n nh t ca d tốn ngân sách là ho ch đ nh và kim sốt. * L i ích c a vic l p d tốn D tốn ngân sách là m t cơng vic t n kém và chim khá nhiu th i gian. Tuy nhiên, n u d tốn đưc l p m t cách c n th n và phù h p thì các l i ích đt đưc thơng qua vic d tốn s l n h ơn nhiu so v i th i gian và cơng s c b ra. Dưi đây là nh ng l i ích cĩ th đ t đưc khi l p d tốn ngân sách: - D tốn ngân sách bu c nhà qu n tr ph i ngh ĩ đ n k ho ch ho t đ ng trong tươ ng lai và xem l p k ho ch nh ư là kh u l nh đ i v i t ng cá nhân trong doanh nghip nh m giúp h n ch b t nh ng tình hu ng khơng mong đ i cĩ th x y ra. D tốn thúc ép các nhà qu n lý luơn nhìn v phía tr ưc và xem xét m i th đ s n sàng ng phĩ khi các điu kin ho t đ ng thay đ i. - Dùng đ đánh giá k t qu th c hin cơng vic. Các ch tiêu k t qu trong d tốn đưc xem là c ơ s cho vic đánh giá k t qu th c t cơng vic.
21. 9 - Giúp cho ho t đng gia các b ph n trong doanh nghip đưc ph i h p m t cách nh p nhàng. Thơng qua d tốn, t t c các y u t c a s n xu t, c a các b ph n, các phịng ban ch c n ăng s đưc k t n i và cân đi đ đáp ng các mc tiêu ca t ch c. Ví d , b ph n mua hàng s l p k ho ch mua hàng d a trên yêu c u ca b ph n s n xu t, b ph n s n xu t s l p k ho ch s n xu t và các v n đ cĩ liên quan d a trên s l ưng hàng bán theo k ho ch c a b ph n kinh doanh, cịn b ph n kinh doanh s d a vào các đơ n đt hàng, tình hình kinh doanh và d tốn c a phịng tip th C nh ư v y, thơng qua d tốn các nhà qu n lý c p cao cĩ th thit k m t h th ng mà trong đĩ t t c các m i quan h trong t ch c là ăn kh p vi nhau. - Giúp tìm ra nh ng đim y u trong c ơ c u t ch c, nh n d ng đưc các v n đ trong truy n thơng, m i quan h trong cơng vic, quy n và trách nhim đưc giao. * Quy trình l p d tốn ngân sách D tốn ngân sách là cơng vic vơ cùng quan tr ng, vic l p d tốn m t cách chính xác ngay t l n đ u tiên là r t khĩ. Vic l p d tốn cĩ th đưc hiu nh ư vic ho ch đ nh cho t ươ ng lai, mà t ươ ng lai thì khơng ch c ch n đưc. Ngồi ra, trong kinh doanh th ưng xuyên x y ra nh ng tình hu ng khơng l ưng tr ưc đưc. Vì v y, tr ưc khi l p d tốn c n ph i ho ch đ nh m t quy trình d tốn ngân sách. Quy trình l p d tốn ngân sách s khác nhau tùy thu c vào t ng cơng ty, tùy thu c vào phong cách qu n lý c a nhà qu n tr . Sau đây là quy trình d tốn ngân sách c ơ b n đưc trình bày trong sách Managing budgets c a nhà xu t b n Dorling Kindersley Limited.
22. 10 Sơ đ 1.1: Quá trình d tốn ngân sách CHU N B SO N TH O THEO DÕI Thu th p thơng tin, s liu Phân tích s khác chun b d nhau gia k t qu Xác đnh rõ m c tiêu th o ngân sách th c t và d tốn chung c a cơng ty đu tiên Ki m tra các con s d tốn Theo dõi các khác bng cách ch t bit và phân tích Chu n hố ngân sách vn và phân tích các sai s , kim tra nh ng điu khơng ng đ n Lp d tốn tin mt đ theo dõi dịng tin t Đánh giá h th ng bng C ĐKT và báo cáo D báo l i và điu KQH ĐKD ch nh, xem xét s dng nh ng d ng ngân sách khác, rút kinh nghim Xem l i quy trình ho ch đ nh ngân sách và chu n b ngân sách t ng th