Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán trách nhiệm tại tổng công ty xây dựng Thăng Long

Nội dung text: Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán trách nhiệm tại tổng công ty xây dựng Thăng Long

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM K ĐẶNG ANH TUẤN MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG THĂNG LONG LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2009
2. LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. 4 1.1. Ý NGHĨA CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Sự cần thiết của kế toán trách nhiệm. 4 1.1.3. Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm 5 1.2.NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 7 1.2.1. Sự phân cấp quản lý. 7 1.2.2. Các công cụ đánh giá thành quả quản lý 12 1.2.2.1. Lập dự toán. 12 1.2.2.2. Phân loại chi phí 17 1.2.2.4. Các chỉ tiêu đánh giá. 26 KẾT LUẬN CHƯƠNG I 38 CHƯƠNG 2 39 2.1 GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG 39 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển: 39 2.1.2. Tổ chức hoạt động của Tổng Công ty 40 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty 40 2.1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất 43 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty XD Thăng Long 46 2.2 Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty 48 2.2.1. Phân cấp quản lý tại Tổng công ty XDThăng Long 48 2.2.1.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng ban tham mưu 48 2.2.1.2.Mối quan hệ giữa Tổng công ty và các Công ty thành viên. 50 2.2.1.3. Công tác đấu thầu 53 2.2.1.4. Công tác giao khoán 57 2.2.2. Các công cụ đánh giá thành quả quản lý Tại Tổng công ty. 60 2.2.2.1.Báo cáo kế hoạch - dự toán 60 2.2.2.2. Quy chế giao khoán 63 2.2.2.3. Báo cáo kết quả kinh doanh 68 2.2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty 69 2.2.3.1. Ưu điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm 69
3. 2.2.3.2. Nhược điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm 70 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 81 CHƯƠNG 3 82 3.1. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN 82 3.1.1.Mục tiêu phát triển: 82 3.1.2. Chiến lược phát triển kinh doanh: 82 3.2. CÁC QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 83 3.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG 84 3.3.1.Xây dựng các trung tâm trách nhiệm 85 3.3.1.1. Tổ chức các trung tâm trách nhiệm: 85 3.3.1.2 Xây dựng bộ máy kế toán để hoàn thiện việc xử lý thông tin trong các trung tâm trách nhiệm 88 3.3.2. Hoàn thiện các công cụ cung cấp thông tin cho việc công tác dự toán và giao khoán 90 3.3.2.1. Phân loại chi phí phục vụ cho viêc thu thập thông tin 90 3.3.2.2. Xây dựng bổ xung định mức chi phí 93 3.3.2.3. Phân tích số liệu và dự báo tình hình phục vụ xây dựng dự toán 97 3.3.3. Hoàn thiện các báo cáo đánh giá thành quản quản lý. 98 3.3.3.1. Báo cáo dự toán 98 3.4. VẬN DỤNG CÔNG CỤ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC GIAO THẦU VÀ GIAO KHOÁN 118 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 120 KẾT LUẬN CHUNG 121 TÀI LIỆU THAM KHẢO 122
4. MỤC LỤC Sơ đồ, hình vẽ, bảng biểu Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức Tổng Công ty XD G 10 Sơ đồ 1.2. Các trung tâm trách nhiệm Tổng công ty Xây dựng G 12 Sơ đồ 1.3 Trình tự báo cáo trong hệ thống kế toán trách nhiệm Tổng công ty XD G 23 Bảng 1.1: Ví dụ một số tiêu thức phân bổ chi phí 25 Bảng 1.5 Tính toán ROI của trung tâm đầu tư: Tổng công ty XD G 29 Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy hoạt động của Tổng công ty 41 Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy các công ty thành viên hạch toán độc lập 42 Sơ đồ 2.3 -Quy trình chung các bước làm đường bộ 44 Sơ đồ 2.4- Quy trình chung các bước làm cầu: 45 Sơ đồ 2.5 -Tổ chức bộ máy kế toán tại cơ quan Tổng công ty 46 Sơ đồ 2.6-Tổ chức bộ máy kế toán tại các công ty thành viên 47 Sơ đồ 2.7- Các trung tâm trách nhiệm trong Tổng công ty 51 Sơ đồ 2.8. Phân công chức năng - nhiệm vụ phục vụ công tác đấu thầu 54 Sơ đồ 2.9-Phân cấp công tác đấu thầu và giao thầu 55 Sơ đồ 2.10-Quy trình tổ chức thực hiện công tác giao khoán 59 Bảng 2.1: Một số loại báo cáo kế hoạch 62 Sơ đồ 2.11. Các loại báo cáo phục vụ cho công tác giao khoán 64 Bảng 2.10. Khảo sát tỷ lệ giảm giá thầu và kết quả kinh doanh các dự án Tổng công ty thực hiện đấu thầu và giao thầu lại cho các công ty thành viên 71 Sơ đồ 3.1. Tổ chức trung tâm trách nhiệm của Tổng công ty xây dưng Thăng Long 85 Bảng 3.2 Khoản mục chi phí và các tiêu thức phân loại 92 Bảng 3.3. Bảng định mức hao hụt nguyên vật liệu dùng trong xây lắp cầu 94 Bảng 3.4 b - Kết quả thống kê định mức chi phí chung và chi phí quản lý 97 Bảng 3.6 a Trích kế hoạch chi phí công trình cầu Đỏ - phần trong khoán 103 Bảng 3.5- Trích báo cáo khối lượng nghiệm thu – thanh toán công trình cầu Đỏ 105 Bảng 3.6 b Trích kế hoạch chi phí công trình cầu Đỏ - phần ngoài khoán 106 Bảng 3.7 - Trích dự toán cân đối dòng tiền phục vụ thi công công trình cầu Đỏ 107
5. Bảng 3.8 – Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh tại Chi nhánh Miền Nam Công ty CP cầu 3 Thăng Long 108 Bảng 3.9 Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư cho từng công trình 109 Bảng 3.10 - Bảng tính vốn đầu tư bình quân và nợ ngắn hạn bình quân của Chi nhánh Công ty CP cầu 3 TL năm 2008 112 Bảng 3.11. Báo cáo thực hiện trung tâm chi phí 114 Bảng 3.12- Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008 của chi nhánh Miền nam Công ty CP cầu 3 TL 115 Bảng 3.13 – Báo cáo kết quả kinh doanh tại trung tâm lợi nhuận 116 Bảng 3.14- Báo cáo thực hiện trung tâm đầu tư 118
6. 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu: Xây dựng cơ bản là một ngành tạo ra xương sống của nền kinh tế, cơ thể kinh tế muốn không ngừng tăng trưởng cả về quy mô và tốc độ cơ sở chính là kết quả xây dựng cơ bản. Trên thế giới nói chung việc phát triển xây dựng cơ bản, cũng như phát triển giao thông, cơ sở hạ tầng là mục tiêu then chốt và ưu tiên nhất so với các ngành, lĩnh vực kinh tế khác, sản phẩm xây lắp là sản phẩm công đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội được xây dựng từ tiền thuế của dân. Cũng giống như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế, các doanh nghiệp xây lắp cũng là một đơn vị sản xuất kinh doanh và mục tiêu cuối cùng cũng là lợi nhuận. Để tối đa hoá lợi nhuận, các đơn vị xây lắp phải hạ được giá thành xây lắp hoặc trúng thầu thi công được nhiều công trình thuận lợi có giá trúng thầu cao. Nhưng trong môi trường cạnh tranh, tìm cách giải bài toán để trúng thầu với giá cao không phải lúc nào cũng thực hiện được nhất là trong dài hạn. Vì vậy, đáp án cho những đơn vị trong ngành xây dựng là làm sao phải quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh: Một trong những biện pháp nâng cao năng lực cạnh tranh là tăng năng suất lao động, giảm thời gian thi công, để đạt được điều này các doanh nghiệp xây lắp phải ứng dụng được công nghệ thi công hiện đại, tiên tiến, đổi mới biện pháp thi công, đầu tư máy móc, thiết bị phù hợp. Nếu do cạnh tranh, doanh nghiệp quyết định giá bỏ thầu thấp sẽ có lợi cho ngân sách nhà nước về ngắn hạn, nhưng đổi lại doanh nghiệp có thể sẽ thiếu vốn đầu tư, về dài hạn cả nhà nước và doanh nghiệp, xã hội đều gặp bất lợi khi thời gian thi công kéo dài. Do đó, ngoài việc làm sao quản lý và tổ chức tốt hoạt động thi công xây lắp để giảm giá thành, đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp cũng phải đưa ra quyết định lựa chọn giá trúng thầu phù hợp. Thứ hai, để nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp phải mở rộng quy mô sản xuất, hình thành nhiều bộ phận trực thuộc và nhiều cấp quản lý với cấp độ khác nhau. Làm sao để tổ chức này khi mở rộng hoạt động hiệu quả? điều này
7. 2 phụ thuộc rất lớn vào tổ chức bộ máy của doanh nghiệp và năng lực của các nhà quản lý. Kế toán nói chung và kế toán quản trị nói riêng là một trong những công cụ quan trọng nhất đối với nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra quyết định, quản lý, kiểm soát, đánh giá hoạt động của mình: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường để đưa ra được các quyết định kinh doanh, các nhà quản trị không chỉ dựa vào thông tin quá khứ mà dựa vào các thông tin liên quan đến tương lai để phân tích các tình huống, các phương án kinh doanh và lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. Kế toán quản trị sẽ giúp các nhà quản trị thu thập, phân tích, đánh giá các thông tin liên quan thông qua các công cụ như tài chính, toán, thống kê trong quá trình lựa chọn ra quyết định. Nhưng có được quyết định phù hợp rồi chưa đủ, nhà quản trị phải tổ chức điều hành thực thi quyết định của mình một cách có hiệu quả thông qua việc: quản lý, kiểm soát, đánh giá kết quả. Khi doanh nghiệp thực hiện phân cấp quản lý, quyền hạn và trách nhiệm được chia cho các cấp quản lý khác nhau thì kế toán trách nhiệm, một bộ phận kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin một cách đầy đủ, thích hợp cho việc đánh giá năng lực của các nhà quản lý trong việc lựa chọn quyết định và đánh giá kết quả thực hiện quyết định đó tới từng cấp lãnh đạo thông qua việc uỷ quyền hay phân cấp quản lý. Ngoài ra thông tin này sẽ rất hữu ích cho các nhà quản lý cấp cao hơn hoặc cho chủ sở hữu, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước trong việc xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật phù hợp. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là hệ thống kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty Xây dựng Thăng Long. Nó bao gồm các trung tâm trách nhiệm, các chỉ tiêu đánh giá, các công cụ cung cấp thông tin lựa chọn cho việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán và đánh giá thành quả quản lý của trong các doanh nghiệp xây lắp. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu thực tế việc sử dụng các công cụ của kế toán trách nhiệm trong việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán và đánh giá thành quả quản lý tại Tổng công ty Xây dựng Thăng Long.
8. 3 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài: - Hệ thống hoá và làm rõ những vấn đề liên quan đến kế toán trách nhiệm trong một đơn vị tổ chức - Vận dụng lý luận để nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán trách nhiệm, và cơ sở vận dụng cho việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán và quản lý tại Tổng công ty XD Thăng Long. - Trên cơ sở nghiên cứu rút ra những ưu, nhược điểm và các đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện cơ sở thu thập thông tin cho việc xây dựng các báo cáo kế toán trách nhiệm để đánh giá thành quả quản lý và cung cấp thông tin hữu ích trong việc lựa chọn quyết định đấu thầu, giao khoán. - Điểm mới của đề tài, khác với các đề tài đi trước, đề tài này sẽ ứng dụng chỉ tiêu giá trị kinh tế tăng thêm (EVA) để đánh giá hiệu quả tại trung tâm đầu tư 4. Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu luận văn, tác giả sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu: Phương pháp duy vật biện chứng; phương pháp duy vật lịch sử; phương pháp điều tra điển hình; phương pháp phân tích tổng hợp; phương pháp thực chứng để đối chiếu các vấn đề trên cơ sở đó đưa ra những nội dung cần hoàn thiện phù hợp với khả năng thực hiện được. 5. Kết cấu của luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, phụ lục danh mục tài liệu tham khảo thì luận văn được chia làm 3 chương: Chương một: TỔNG QUAN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM Chương hai : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG THĂNG LONG Chương ba : MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG THĂNG LONG.
9. 4 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1. Ý NGHĨA CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1.1. Khái niệm Chúng ta biết rằng, hầu hết các tổ chức nói chung và các tổ chức kinh doanh nói riêng đều được phân chia thành các bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng cụ thể, chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể. Trong mỗi bộ phận như vậy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm về một công việc hoặc chức năng nào đó. Như vậy, để đạt được mục tiêu chung của tổ chức mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức phải nổ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do quản lý cấp cao đã vạch ra cho bộ phận mình. Để kiểm soát hoạt động của cấp dưới, các nhà quản lý cấp cao đã dựa vào hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting). Kế toán trách nhiệm liên quan đến các khái niệm và công cụ mà các kế toán viên sử dụng để đo lường sự thực hiện của các cá nhân và các bộ phận nhằm thúc đẩy những nổ lực hướng về mục tiêu chung của tổ chức (Hilton, 1991) [1]. 1.1.2. Sự cần thiết của kế toán trách nhiệm. Nền kinh tế càng phát triển, cạnh tranh càng khốc liệt các doanh nghiệp phải không ngừng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cả chiều rộng, lẫn chiều sâu đi cùng với nó là hình thành nên các đơn vị, bộ phận. Có thể ví doanh nghiệp là một cỗ máy khổng lồ, trong đó mỗi bộ phận là một chi tiết máy của nó chỉ cần một bộ phận không hoàn hảo sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung toàn doanh nghiệp. Nền kinh tế Việt nam đang trong giai đoạn chuyển đổi, các doanh nghiệp Nhà nước đang chuyển đổi dần sang loại hình “ công ty”, các hình thức đầu tư ngày càng đa dạng, người chủ sở hữu tách dần khỏi vai trò quản lý kinh doanh và vì vậy họ luôn muốn biết tình hình kinh doanh của đơn vị, theo dõi quyền và trách nhiệm của người quản lý. Muốn vậy, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống đo lường, báo cáo đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý.
10. 5 - Ra quyết định, thực hiện quyết định, kiểm soát là một trong số những chức năng cơ bản của nhà quản trị. Thông tin cung cấp cho việc ra quyết định là sự kết hợp giữa thông tin quá khứ và thông tin tương lai dựa trên cơ sở những dự báo, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng để bảo đảm được các quyết định này được thực thi phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức thì phải có thông tin cung cấp cho việc đánh giá, cơ sở đánh giá. Kế toán trách nhiệm ra đời nhằm thực hiện các mục tiêu đánh giá này. 1.1.3. Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm. Kế toán quản trị là một trong số những công cụ hữu ích cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định và thông qua đó đánh giá kết quả khi thực hiện quyết định. Việc đánh giá thực sự có hiệu quả hay không phụ thuộc vào cách thức tổ chức kinh doanh mức độ phân quyền của tổ chức. Một nhà quản trị tự mình đưa ra toàn bộ các quyết định họ vẫn có thể đánh giá được kết quả sau khi thực hiện quyết định đó. Nhưng câu trả lời cho câu hỏi quyết định đó đã tối ưu hay chưa? việc lựa chọn giải pháp này thay vì giải pháp khác đã khả thi chưa?. Vấn đề là khi quyết định đã được thực thi, kết quả đã xảy ra thì thông tin do kế toán quản trị cung cấp không thể thay đổi được. Nếu thuận lợi thì cấp ra quyết định đã hoàn thành mục tiêu nhưng việc đề ra mục tiêu đã thực sự phù hợp. Trường hợp bất lợi, trách nhiệm khó có thể được xác định cụ thể và thông tin có thể được thay đổi hay nguỵ tạo, nguyên nhân do nhân tố chủ quan gây ra sẽ bị lu mờ do các bằng chứng làm cơ sở đánh giá sẽ được xây dựng phục vụ cho mục đích giải trình trách nhiệm này. Nếu một tổ chức cứ duy trì cách đánh giá này, hậu quả là các thông tin cung cấp ngày càng thiếu chính xác và kịp thời, những bất cập, yếu kém, tồn tại không được sữa chữa, khắc phục, giải quyết. Quyết định kinh doanh ngày càng ra rời thực tế. Khi việc phân cấp quản lý trong tổ chức được chú trọng hơn, các bộ phận trong tổ chức được phân quyền thông qua việc uỷ quyền, trách nhiệm giải quyết công việc được chuyển giao thông qua nhưng quy định, quy chế và kế hoạch, mục tiêu thực hiện đi liền với nó là lợi ích do trách nhiệm tạo ra. Lúc này thay vì hoàn thành nhiệm vụ được giao: Như hoàn thành các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận của bộ phận được giao các
11. 6 cấp quản lý phải chú trọng nhiều hơn hiệu quả kinh doanh của nó và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Nghĩa là phải được sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức vừa đảm bảo được việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận được giao, vừa đảm bảo được mục tiêu chung của tổ chức. Muốn vậy, cần phải có một công cụ đánh giá trách nhiệm một cách hết sức khách quan và đáng tin cậy, kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị có chức năng và nhiệm vụ cung cấp thông tin một cách hữu ích cho việc đánh giá thành quả quản lý. Như vậy, để hình thành hệ thống kế toán trách nhiệm phải xuất phát trước hết từ yêu cầu quản lý của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Một số nghiên cứu thực nghiệm đã chỉ ra rằng hầu hết các doanh nghiệp cho rằng cần thiết một hệ thống kế toán trách nhiệm trong các trường hợp sau: - Doanh nghiệp lớn, tổ chức có sự phân cấp quản lý. - Kinh doanh nhiều ngàng nghề, lĩnh vực, sản phẩm. - Ứng dụng các phương pháp quản trị hiện đại vào trong việc tổ chức sản xuất như các phương pháp TQE, JIT Nghiên cứu này cũng chỉ ra rằng việc phân cấp quản lý thành các trung tâm trách nhiệm theo các tiêu thức chuẩn dùng để đánh giá kết quả kinh doanh được hình thành từ khi các doanh nghiệp ứng dụng các phương pháp kế toán quản trị hiện đại. Kế toán trách nhiệm ra đời trên thế giới từ những năm 1970 của thế kỷ hai mươi xuất phát từ đòi hỏi nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để thích nghi với sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt và gay gắt mà đóng góp không nhỏ vào tiến trình chung này chính là những thành tựu to lớn khoa học quản lý, khoa học công nghệ phát triển đặc biệt là công nghệ thông tin – đây là công cụ hỗ trợ và không thể thiếu cho công tác quản lý điều hành, sản xuất của một tổ chức.
12. 7 1.2.NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.2.1. Sự phân cấp quản lý. Các nhà quản lý nhận thấy rằng hệ thống kế toán trách nhiệm chỉ phát huy tác dụng và hoạt động có hiệu quả nhất trong những tổ chức thực hiện sự phân cấp trong quản lý. Hầu hết các tổ chức có qui mô lớn đều thực hiện phân cấp quản lý. Sự phân cấp quản lý xảy ra khi các nhà quản lý của các đơn vị và các bộ phận trong tổ chức được trao quyền tự do trong việc ra quyết định. Vậy, tại sao phân cấp quản lý lại thích hợp cho một số công ty này nhưng không thích hợp cho một số công ty khác.? Một tổ chức tập quyền ( không phân cấp quản lý) người đứng đầu tổ chức có toàn bộ quyền, trách nhiệm trong việc điều hành hoạt động của tổ chức mình. Một tổ chức phân quyền ( phân cấp quản lý) không chia các bộ phận thành một đơn vị kinh tế độc lập do những quy đinh về pháp lý. Nhưng mỗi bộ phận của tổ chức được coi như một trung tâm trách nhiệm độc lập mặc dù trong thực tế không có tiêu thức nào chỉ rõ được sự phân chia giữa một tổ chức tập quyền và phân quyền. Nhưng có những công cụ, chỉ tiêu sử dụng phù hợp với mỗi tổ chức nhất định. Để hiểu được các mục đích của hệ thống kế toán trách nhiệm, cần thiết phải xem xét các lợi ích và chi phí của việc phân cấp quản lý. Lợi ích của việc phân cấp quản lý: 1. Ra quyết định tốt nhất là ở ngay cấp phát sinh vấn đề. Nhà quản lý các bộ phận và các bộ phận trong tổ chức là những chuyên gia trong lĩnh vực họ quản lý. Do vậy, họ sẽ quản lý bộ phận của họ hiệu quả hơn. 2. Việc cho phép các nhà quản lý các bộ phận được ra các quyết định giúp họ được tập luyện khi họ được nâng cấp trong tổ chức. Do vậy, họ sẽ có sự chuẩn bị về khả năng ra quyết định khi họ được giao trách nhiệm lớn. 3. Bằng việc trao một số quyền ra quyết định cho nhiều cấp quản lý, các nhà quản lý cấp cao bớt phải giải quyết rất nhiều vần đề xảy ra hàng ngày và do đó có thời gian tập trung lập các kế hoạch chiến lược.
13. 8 4. Giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định thường làm tăng sự hài lòng với công việc và khuyến khích người quản lý nổ lực hết mình với công việc được giao. 5. Sự phân cấp quản lý cung cấp một căn cứ tốt hơn để đánh giá sự thực hiện của người quản lý. Chi phí của việc phân cấp quản lý: 1.Các nhà quản thường có xu hướng tập trung vào hoàn thành công việc của bộ phận mình quản lý, hơn là hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. 2.Các nhà quản lý có thể không chú ý đến hậu quả công việc của bộ phận mình lên các bộ phận khác trong tổ chức. 3.Lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp công việc: Hệ thống kế toán trách nhiệm ảnh hưởng rất lớn đến hành vi và thái độ của các nhà quản lý. Ảnh hưởng có thể là tích cực hoặc tiêu cực tuỳ thuộc vào cách sử dụng hệ thống kế toán trách nhiệm. Hệ thống kế toán trách nhiệm có hai mặt đó là thông tin và trách nhiệm. Ảnh hưởng đến hành vi của nhà quản lý của hệ thống kế toán trách nhiệm tuỳ thuộc vào khía cạnh nào được nhấn mạnh (Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, 2001)[1]. Khi hệ thống kế toán trách nhiệm nhấn mạnh đến khía cạnh thông tin, thì sẽ ảnh hưởng tích cực lên hành vi của nhà quản lý. Việc nhấn mạnh đến việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để giúp họ nắm bắt được tình hình hoạt động của tổ chức, cũng như hiểu được nguyên nhân của việc hoạt động kém hiệu quả sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai. Khi sử dụng đúng, hệ thống kế toán trách nhiệm ít chú trọng đến trách nhiệm. Nếu các nhà quản lý cảm thấy rằng họ bị phê bình và khiển trách vì hiệu quả thực hiện công việc của họ không tốt, họ thường có xu hướng đối phó theo cách không tích cực và có khi hoài nghi về hệ thống (Hilton, 1991)[2] Nói chung, khi vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần tập trung vào vai trò thông tin của hệ thống. Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hành vi và thái độ của nhà quản lý, khuyến khích họ cố gắng cải thiện hiệu quả hoạt động.
14. 9 Các trung tâm trách nhiệm. Hệ thống kế toán trách nhiệm được xây dựng trên cơ sở xác định trách nhiệm của mỗi đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Mỗi đơn vị hoặc bộ phận của tổ chức có một nhà quản lý chịu trách nhiệm về những kết quả tài chính cụ thể của đơn vị hoặc bộ phận. Một đơn vị hoặc bộ phận như vậy gọi là một trung tâm trách nhiệm. Các đơn vị hoặc bộ phận trong một tổ chức có thể phân loại thành một trong bốn loại trung tâm trách nhiệm: Trung tâm chi phí: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có quyền điều khiển, kiểm soát sự phát sinh của chi phí. (ví dụ: một phân xưởng sản xuất trong một công ty là một trung tâm chi phí, một đội xây lắp là một trung tâm chi phí) Trung tâm doanh thu: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh (ví dụ: bộ phận bán hàng của một công ty là một trung tâm doanh thu) Trung tâm lợi nhuận: (trung tâm kinh doanh) là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chịu trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí. (ví dụ: một nhà hàng của một khách sạn là một trung tâm lợi nhuận, một chi nhánh của công ty, một công ty được Tổng công ty giao thầu xây lắp một dự án) Trung tâm đầu tư: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có chịu trách nhiệm về lợi nhuận và vốn đầu tư sử dụng bởi đơn vị/bộ phận đó. (ví dụ: Khu vực kinh doanh của một tổng công ty/tập đoàn, dự án lựa chọn đầu tư, hay công trình tham gia đấu thầu ).
15. 10 TỔNG CÔNG TY XD G CÔNG TY ĐỘC CÔNG TY PHỤ LẬP THUỘC CÔNG TY X CÔNG TY Y CÔNG TY Z CÔNG TY A CÔNG TY B PHÒNG KẾ PHÒNG KỸ PHÒNG KẾ PHÒNG NHÂN PHÒNG VẬT HOẠCH THUẬT TOÁN SỰ TƯ ĐỘI XÂY LẮP XÍ NGHIỆP CHI NHÁNH ĐỘI XÂY LẮP ĐỘI XÂY LẮP Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức Tổng Công ty XD G Cấp tổng công ty: Tổng giám đốc (hoặc chủ tịch) của tổng công ty là người chịu trách nhiệm về lợi nhuận được tạo ra trong tổng công ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm về vốn đầu tư của tổng công ty. Tổng giám đốc có quyền trong việc ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận và vốn đầu tư trong tổng công ty.Toàn bộ Tổng công ty xây dựng G được xem là một trung tâm đầu tư. Cấp đơn vị độc lập: Giám đốc các công ty độc lập (ví dụ Công ty X) trong Tổng công ty xây dựng G là người chịu trách nhiệm và có quyền ra các quyết định ảnh hưởng đến lợi nhuận và vốn đầu tư của công ty do mình phụ trách. Mỗi Công ty độc lập của Tổng công ty xây dựng G cũng được xem là một trung tâm đầu tư.
16. 11 Cấp đơn vị phụ thuộc: Giám đốc các công ty (ví dụ công ty X, công ty Y, công ty Z ) trong từng Tổng công ty là người chịu trách nhiệm về lợi nhuận tạo ra trong công ty theo uỷ quyền của Tổng giám đốc Tổng công ty XD G. Tuy nhiên, giám đốc công ty không có thẩm quyền ra các quyết định về vốn đầu tư của công ty mình quản lý. Mỗi công ty trong sơ đồ 1.1 trên được xem là một trung tâm lợi nhuận. Cấp bộ phận/phòng ban: Công ty Z có 5 bộ phận trực thuộc, đó là các Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Phòng vật tư, Phòng nhân sự, và Phòng kế toán. Nhà quản lý bộ phận/phòng bán hàng là người chịu trách nhiệm về việc giao khoán, quản lý, kiểm soát và phân phối các nguồn lực cho các đội xây lắp của công ty Z theo uỷ quyền của Giám đốc công ty được xem là một trung tâm lợi nhuận Cấp xí nghiệp, chi nhánh: Là những đơn vị phụ thuộc các công ty độc lập chịu trách nhiệm những phần việc do Cấp công ty uỷ quyền là các đơn vị phụ thuộc. Trong các xí nghiệp, chi nhánh cũng có các bộ phận , phòng ban giống cấp công ty. Đây cũng được coi như trung tâm lợi nhuận. Cấp phân xưởng, đội xây lắp: Các phân xưởng sản xuất, đội xây lắp, đội xe máy là những bộ phận trực thuộc trong Công ty Z. Quản đốc là người quản lý hoạt động của phân xưởng sản xuất, đội trưởng là người đứng đầu các đội xây lắp sẽ chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất của phân xưởng, đội. Vì vậy, mỗi phân xưởng sản xuất, đội xây lắp được xem là một trung tâm chi phí.
17. 12 CẤP QUẢN LÝ NGƯỜI QUẢN LÝ TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM TỔNG CÔNG TY TỔNG GIÁM ĐỐC TT ĐẦU TƯ ĐƠN VỊ ĐỘC LẬP GĐ CTY ĐỘC LẬP TT ĐẦU TƯ/LỢI NHUẬN ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC GĐ C.TY PHỤ THUỘC TT LỢI NHUẬN PHÒNG BAN TRƯỞNG PHÒNG TT LỢI NHUẬN PHÂN XƯỞNG,ĐÔI XL QUẢN ĐỐC,ĐỘI TT CHI PHÍ TRƯỞNG DÂY CHUYỀN TỔ TRƯỞNG TT CHI PHÍ Sơ đồ 1.2. Các trung tâm trách nhiệm Tổng công ty Xây dựng G 1.2.2. Các công cụ đánh giá thành quả quản lý. 1.2.2.1. Lập dự toán. a/.Khái quát về dự toán Dự toán là tổng thể các dự tính được thể hiện qua một cơ cấu nhất định thông qua việc cụ thể hoá bằng con số nội dung của các kế hoạch, dự án. Lập dự toán sản xuất kinh doanh là việc lập dự kiến chi tiết những chỉ tiêu trong hệ thống quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ. Các doanh nghiệp muốn kinh doanh lâu dài, hoạt động ổn định và vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh tổng thể và dự toán cho từng kỳ sao cho các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh trong dự toán phải có sự liên kết phù hợp với nhau. Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào khâu lập dự toán sản xuất kinh doanh. Dự toán phải được lập dựa trên nguồn thông tin từ nhiều phía, sử dụng một cách đồng bộ như: thông tin kinh tế trong nước và thế giới, quan hệ cung cầu hàng hoá, quan hệ tài chính với các bên liên quan, sự đồng bộ trong điều hành các hoạt
18. 13 động của doanh nghiệp, tổ chức và chất lượng thông tin kế toán của niên độ kế toán đã qua, cùng với khả năng phân tích, dự đoán của người quản lý. Trong doanh nghiệp xây dựng dự toán là công cụ quản trị cơ bản của nhà quản trị trong việc hạch toán, kiểm soát và ra các quyết định quản trị doanh nghiệp. Một số loại dự toán trong sản xuất xây lắp: - Giá trị dự toán: được xác định thông qua hợp đồng giữa một bên là giao thầu và một bên là nhận thầu trên cơ sở thiết kế kỹ thuật thi công, định mức và đơn giá do nhà nước quy định. Đối với bên giao thầu là cơ sở để thanh toán, đối với bên nhận thầu là giá trị sẽ thu được khi hoàn thành khối lượng công việc, hạng mục công việc. - Giá thành công trình xây lắp ( Dự toán chi phí): là một phần của giá trị dự toán, là chỉ tiêu tổng hợp các chi phí trực tiếp và các chi phí gián tiếp theo các khối lượng công tác hoàn thành. Trong quản lý và hạch toán giá thành xây lắp được chia thành: + Giá thành dự toán = giá trị dự toán - lợi nhuận định mức. + Giá thành kế hoạch: là giá thành được xác định từ những điều kiện, đặc điểm cụ thể của một doanh nghiệp xây lắp trong một kỳ kế hoạch nhất định. + Giá thành thực tế: là toàn bộ chi phí trực tiếp và gián tiếp thực tế phát sinh để hoàn thành công trình xây lắp. Bất cứ một công trình nào trước khi thi công cũng phải lập dự toán chi phí. Dự toán chi phí xây lắp được lập căn cứ vào hồ sơ thiết kế, hệ thống định mức, kinh nghiệm thi công của các công trình trước và khảo sát thực tế mặt bằng thi công để đưa ra các dự tính cụ thể. Chúng phải được lập cụ thể, chi tiết cho từng công việc của công trình để tổng hợp lại thành giá thành toàn công trình. Mặc dù không đạt được mức chính xác tuyệt đối khi đưa vào thi công thực tế nhưng dự toán luôn được các nhà quản lý kỳ vọng về mức độ chính xác và là công cụ chính để các nhà quản trị ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện. Lập dự toán chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp có ý nghĩa hết sức quan trọng :
19. 14 - Thông qua dự toán, nhà quản trị cũng dự tính được trong tương lai cần phải làm gì, kết quả đạt được của những hoạt động đó, từ đó có những phương án cụ thể, hợp lý để điều hành quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin dự toán chi phí có thể cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định thực hiện hợp đồng xây lắp này với mức giá bao nhiêu là phù hợp.? - Trên cơ sở lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh cụ thể, tạo điều kiện cho nhà quản trị quản lý được chặt chẽ từng khoản mục chi phí, lường được trước những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý các chỉ tiêu, đồng thời có sự điều chỉnh hợp lý các phương án đã lựa chọn nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. - Dự toán làm cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động của chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán từ đó đảm bảo cho nhà quản trị biết được thực chất về quá trình sản xuất của doanh nghiệp để từ đó có các điều chỉnh cho phù hợp - Dự toán sản xuất kinh doanh kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp dựa trên căn cứ từ nhiều hoạt động của các bộ phận khác nhau, nhờ vậy dự toán đảm bảo cho kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp b/.Dự toán dài hạn và dự toán ngắn hạn: Sự khác nhau cơ bản giữa dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn là thời gian và vấn đề kỹ thuật phân tích và các xử lý đối với nhân tố thời gian ( hiện giá của đồng tiền, ảnh hưởng của rủi ro, tính không chắc chắn ) Dự toán dài hạn: Dự toán mang tính chất kế hoạch dài hạn thường liên quan nhiều đến việc thay đổi khả năng sản xuất của doanh nghiệp, như việc đầu tư tạo ra các nguồn lực mới cho doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp xây lắp dự toán dài hạn chính là việc lập chiến lược sản xuất kinh doanh gồm: Đầu tư các dự án xây dựng dưới các hình thức BOT,BT,BTO, mở rộng, chiếm lĩnh thị trường để tham gia xây dựng các công trình xây dựng và giao thông, đầu tư mua mới hoặc thay thế máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất. Các dự án đầu tư dài hạn đòi hỏi khoản đầu tư