Luận văn Một số giải pháp để hoàn thiện kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay

Nội dung text: Luận văn Một số giải pháp để hoàn thiện kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH HỊANG PHÚ TÙNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN KẾ TĨAN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM HIỆN NAY Chuyên ngành: Kế tốn Mã số 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN XUÂN HƯNG TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2009 1
2. TPHCM, ngày 29 tháng 12 năm 2009 Những điểm mới và những kết quả đạt được khi nghiên cứu đề tài luận văn Đề tài : Một số giải pháp để hồn thiện kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay 1. Sự cần thiết của đề tài : Tồn cầu hĩa mang lại những cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp. Một trong những phương thức quan trọng giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt là hồn thiện hệ thống kế tốn. Trên thực tế, kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam cịn tồn tại nhiều nhược điểm và hạn chế cần được khắc phục. 2. Những điểm mới và kết quả đạt được Đề tài đã nêu được những ưu điểm, khuyết điểm của tiêu chuẩn xác định DNNVV và cơng tác kế tốn DNNVV tại Việt Nam hiện nay. Từ đĩ đưa ra các phương hướng chung và những giải pháp cụ thể nhằm hồn thiện kế tốn DNNVV Việt Nam: - Thứ nhất, đưa ra định hướng xác định tiêu chuẩn DNNVV. - Thứ hai, trình bày được thực trạng cơng tác kế tốn DNNVV. - Thứ ba, đưa ra các giải pháp hồn thiện về chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách kế tốn, báo cáo kế tốn, kiểm tra kế tốn cho DNNVV tại Việt Nam.  2
3. Mục lục Trang Trang bìa Trang phụ bìa Mục lục Danh mục các bảng Mở đầu Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kế tốn và tổ chức kế tĩan trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 1.1. Tiêu chuẩn xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa 1 1.1.1. Theo quan điểm Việt nam 2 1.1.2. Theo một số quan điểm khác trên thế giới 2 1.2. Tổng quan về kế tĩan doanh nghiệp nhỏ và vừa 4 1.2.1 Định nghĩa kế tốn 4 1.2.2 Đối tượng sử dụng thơng tin kế tĩan doanh nghiệp nhỏ và vừa . 6 1.2.3 Kế tĩan tài chính và kế tĩan quản trị 6 1.3 Nội dung tổ chức kế tĩan doanh nghiệp nhỏ và vừa 7 1.3.1 Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ kế tĩan 8 1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống tài khỏan, sổ kế tốn và báo cáo kế tốn 9 1.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ 9 1.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế tĩan 10 1.3.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn 11 1.3.2.4 Tổ chức cung cấp thơng tin qua hệ thống báo cáo kế tốn 12 1.3.3 Tổ chức bộ máy kế tốn 13 1.3.4 Tổ chức trang bị các phương tiện thiết bị xử lý 16 1.3.5 Tổ chức kiểm tra kế tốn 17 1.3.6.Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp 17 1.4 Một số xu hướng kế tĩan doanh nghiệp nhỏ và vừa trên thế giới 18 3
4. 1.4.1. Quan điểm của Liên địan kế tĩan quốc tế 18 1.4.2 Quan điểm của Singapore 19 Chương 2 : Thực trạng cơng tác kế tĩan DNNVV Việt nam 2.1 Tình hình kinh doanh, tình hình quản lý DNNVV ở Việt nam 21 2.2. Tình hình tổ chức kế tĩan ở DNNVV 23 2.2.1. Hệ thống pháp lý kế tĩan cho DNNVV của Việt nam 23 2.2.1.1 Quá trình phát triển của hệ thống pháp lý kế tĩan cho DNNVV của Việt Nam 23 2.2.1.2 Các quy định hiện hành hướng dẫn về kế tĩan DNNVV 25 2.2.2. Tình hình tổ chức kế tĩan ở DNNVV 36 2.2.2.1 Tình hình tổ chức vận dụng chứng từ kế tĩan 36 2.2.2.2 Tình hình tổ chức hệ thống tài khỏan 38 2.2.2.3 Tình hình tổ chức hệ thống sổ kế tốn 38 2.2.2.4 Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo kế tĩan 40 2.2.2.5 Tình hình tổ chức bộ máy kế tĩan 40 2.2.2.6 Tình hình tổ chức kiểm tra 41 2.2.2.7 Tình hình tổ chức phân tích họat động kinh tế 41 2.3. Đánh giá 42 2.3.1 Về chế độ kế tĩan ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC 42 2.3.1.1 Ưu điểm 42 2.3.1.2 Nhược điểm, Hạn chế 43 2.3.2. Về phía doanh nghiệp 45 Chương 3 : Một số giải pháp để hịan thiện kế tĩan DNNVV Việt nam 3.1. Phương hướng hịan thiện 47 3.1.1 Xây dựng hệ thống kế tốn DNNVV phù hợp với kế tĩan quốc tế 47 3.1.2 Xây dựng hệ thống kế tĩan DNNVV phù hợp mơi trường pháp lý và mơi trường kinh doanh ở Việt nam; phù hợp với tình hình phát triển và hội nhập của DNNVV Việt Nam 47 4
5. 3.1.3 Xây dựng hệ thống kế tĩan nhằm tăng cường tính hữu ích của thơng tin kế tĩan cung cấp cho các đối tượng sử dụng 48 3.2. Nguyên tắc hịan thiện 48 3.3. Các giải pháp hịan thiện 49 3.3.1. Định hướng tiêu chuẩn xác định DNNVV 49 3.3.2. Giải pháp về chứng từ kế tĩan 50 3.3.3. Giải pháp về hệ thống tài khỏan kế tĩan 51 - Về phía Nhà nước 51 - Về phía Doanh nghiệp 52 3.3.4 Giải pháp về sổ sách kế tĩan 52 3.3.5 Giải pháp về báo cáo kế tĩan 54 - Về phía Nhà nước 55 - Về phía Doanh nghiệp 57 - Về phía Hội nghề nghiệp, các tổ chức đào tạo, tư vấn về quản lý kinh tế, kế tốn 58 3.3.6. Giải pháp về tổ chức bộ máy kế tĩan 58 3.3.7 Giải pháp về kiểm tra kế tĩan 59 - Về phía Nhà nước 59 - Về phía Doanh nghiệp 59 Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục 5
6. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 1. BCĐKT : Bảng cân đối kế tốn 2. BCLCTT : Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 3. CM : Chuẩn mực 4. CMKT : Chuẩn mực kế tốn 5. CP : Cổ phần 6. DN : Doanh nghiệp 7. DNNN : Doanh nghiệp nhà nước 8. DNNVV : Doanh nghiệp nhỏ và vừa 9. HTX : Hợp tác xã 10. QĐ : Quyết định 11. KTTC : Kế tĩan tài chính 12. KTQT : Kế tĩan quản trị 13. TK : Tài khoản 14. TNHH : Trách nhiệm hữu hạn 6
7. DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ Trang Bảng 1.1 : Tiêu chuẩn DNNVV ở Cộng đồng Châu Âu (kể từ ngày 01/01/2005) 3 Bảng 1.2 : Tiêu chuẩn DNNVV ở Nhật Bản 3 Bảng 1.3 : Tiêu chuẩn DNNVV ở Thái Lan 3 Bảng 1.4 : So sánh đặc điểm kế tĩan tài chính DN và kế tĩan quản trị DN 7 Bảng 2.1 : Những điểm mới của Chế độ kế tĩan ban hành theo Quyết định số 144/2001/QĐ- BTC so với Quyết định số 1177/1996-TC/QĐ/CĐKT 24 Bảng 2.2 : Các chuẩn mực kế tốn áp dụng đầy đủ 28 Bảng 2.3 : Các chuẩn mực kế tốn áp dụng khơng đầy đủ 28 Bảng 2.4 : Một số điểm giống nhau và khác nhau giữa hai chế độ kế tĩan năm 2006 32 Sơ đồ 1.1 : Đối tượng sử dụng thơng tin kế tĩan của doanh nghiệp 6 7
8. DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC Phụ lục 1 : Kết quả phiếu khảo sát Phụ lục 2 : Danh sách Doanh nghiệp trả lời Phiếu khảo sát 8
9. Mở đầu 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong mỗi quốc gia, doanh nghiệp nhỏ và vừa đều chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế, cĩ đĩng gĩp lớn vào tổng sản phẩm quốc nội (GDP) của quốc gia đĩ. Doanh nghiệp nhỏ và vừa cĩ những đặc điểm riêng và cần cĩ một hướng dẫn kế tĩan phù hợp với mình. Ở Việt Nam, theo qui định hiện hành, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cĩ thể áp dụng Chế độ kế tĩan doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính hoặc cĩ thể áp dụng Chế độ kế tĩan doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính nhưng phải thơng báo cho cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp mình và phải thực hiện ổn định ít nhất trong thời gian là 2 năm, hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2007. Việc ban hành và cho phép doanh nghiệp nhỏ và vừa cĩ thể vận dụng một trong hai chế độ kế tĩan, một mặt chứng tỏ tính linh họat trong cơng tác quản lý của Nhà nước nhưng mặt khác cho thấy tính chưa hịan thiện của Chế độ kế tĩan dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trên thực tế, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt nam cịn tồn tại nhiều vấn đề trong cơng tác kế tĩan do nhiều nguyên nhân như trình độ nhận thức về kế tĩan của chủ Doanh nghiệp và những người làm cơng tác kế tĩan Doanh nghiệp và các nguyên nhân khác. Trên thế giới, nhiều quốc gia cĩ hệ thống kế tĩan phát triển, cĩ ưu thế về lịch sử phát triển kinh tế thị trường và quản lý kinh tế. Việt nam đang trong thời kỳ xây dựng nền kinh tế thị trường rất cần học tập và vận dụng chọn lọc những ưu điểm của các nước để hịan thiện hệ thống kế tĩan của mình, gĩp phần nâng cao cơng tác kế tĩan cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. 9
10. Chính vì vậy, việc nghiên cứu để hồn thiện cơng tác kế tĩan doanh nghiệp nhỏ và vừa là một trong những vấn đề cần thiết hiện nay. 2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI - Nghiên cứu và làm rõ những vấn đề thuộc về cơ sở lí luận của cơng tác kế tĩan của doanh nghiệp nhỏ và vừa. - Chế độ kế tĩan doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt nam. - Thực trạng cơng tác kế tĩan tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt nam - Vận dụng lí luận và thực tiễn đề xuất những quan điểm cĩ tính nguyên tắc và đưa ra những nội dung cơ bản nhằm hồn thiện cơng tác kế tĩan trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt nam. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu của đề tài là lí luận và thực tiễn về cơng tác kế tĩan tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn ở “chính sách, thể lệ kế tĩan, tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống tài khỏan kế tĩan, hệ thống sổ sách kế tĩan, báo cáo kế tĩan, tổ chức bộ máy kế tĩan, kiểm tra cơng tác kế tĩan” 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng một số phương pháp như: phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp so sánh kết hợp với điều tra thực tế để giải quyết các vấn đề cĩ liên quan đến nội dung đề tài như nghiên cứu chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa ; cơng tác kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt nam trong các giai đoạn vừa qua ; định hướng phát triển, hồn thiện trong thời gian tới ; các nguyên tắc tổng quát về hệ thống kế tốn doanh nghiệp ở một số nước trên thế giới. 5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI Ngồi phần mở đầu và kết luận, nội dung đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kế tốn và tổ chức kế tĩan trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. 10
11. Chương 2: Thực trạng cơng tác kế tĩan trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp để hịan thiện kế tĩan doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam. 11
12. Chương 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TỐN VÀ TỔ CHỨC KẾ TĨAN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1.1. Tiêu chuẩn xác định Doanh nghiệp nhỏ và vừa DNNVV là hình thức doanh nghiệp phổ biến trong nền kinh tế của quốc gia, chiếm tỷ lệ từ 60% đến trên 90% tổng số doanh nghiệp của mỗi quốc gia. DNNVV cĩ một số đặc điểm sau : + Tính linh họat, dễ thích nghi với sự thay đổi : với quy mơ nhỏ và vừa, tiếp xúc trực tiếp với thị trường, cơ sở vật chất khơng lớn nên doanh nghiệp dễ đổi mới hơn, linh họat trong thay đổi quy mơ hơn. + Tạo lập dễ dàng hơn doanh nghiệp lớn : do cần số vốn khơng lớn và mang tính sở hữu gia đình. + Khả năng tài chính, khả năng vay vốn hạn chế : do số vốn ít, thiếu tài sản thế chấp khi đi vay vốn; ít cĩ các khỏan chiết khấu hoặc giảm giá do mua hàng số lượng ít. + Trình độ quản lý hạn chế : do ít thu hút được các nhà quản lý giỏi. + Cơng nghệ, máy mĩc, kỹ thuật sản xuất khơng cao : do hạn chế về tài chính nên dẫn đến tình hình này. Một số vai trị của DNNVV trong nền kinh tế : + Tạo nhiều việc làm cho xã hội. + Đĩng gĩp lớn cho tổng sản phẩm trong nước. + Đĩng gĩp đáng kể cho Ngân sách quốc gia. + Là cơ sở để hình thành doanh nghiệp quy mơ lớn. Các quốc gia cĩ các cách khác nhau để phân biệt DNNVV, thơng thường là dựa trên các tiêu chí như vốn tự cĩ, doanh thu, số lượng lao động, hoặc dựa trên đặc tính ngành. 12
13. 1.1.1. Theo quan điểm Việt nam (Tiêu chuẩn DNNVV tại Việt Nam được quy định tại Điều 3 Nghị định 90/2001/NĐ-CP ngày 23/11/ 2001 về trợ giúp phát triển DNNVV ) - Nghị định 90 định nghĩa DNNVV là “các cơ sở sản xuất, kinh doanh độc lập, đã đăng ký theo pháp luật hiện hành, cĩ vốn đăng ký khơng quá 10 tỷ đồng hoặc số lao động bình quân hàng năm khơng quá 300 người”. - Nghị định cũng nĩi rõ thêm: Căn cứ tình hình kinh tế - xã hội của từng ngành, địa phương, trong quá trình thực hiện các biện pháp, chương trình trợ giúp cĩ thể linh họat áp dụng đồng thời cả hai chỉ tiêu vốn và lao động hoặc một trong hai chỉ tiêu nĩi trên. - Nghị định này áp dụng đối với các DNNVV bao gồm : các doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật doanh nghiệp Nhà nước; các Hợp tác xã thành lập và họat động theo Luật Hợp tác xã; các hộ kinh doanh cá thể đăng ký theo Nghị định số 02/2000/NĐ-CP ngày 03/02/2000 của Chính phủ về đăng ký kinh doanh. - Tuy nhiên, cách phân loại doanh nghiệp của Việt Nam khơng phân biệt rõ ràng doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa. 1.1.2. Theo một số quan điểm khác trên thế giới Theo tiêu chuẩn của Ngân hàng thế giới và Cơng ty tài chính quốc tế, các doanh nghiệp được phân chia theo quy mơ như sau: - Doanh nghiệp siêu nhỏ : cĩ đến 10 lao động, tổng số tài sản trị giá khơng quá 100.000 USD và tổng doanh thu hàng năm khơng quá 100.000 USD. - Doanh nghiệp nhỏ : cĩ khơng quá 50 lao động, tổng tài sản trị giá khơng quá 3 triệu USD và tổng doanh thu hàng năm khơng quá 3 triệu USD. - Doanh nghiệp vừa : cĩ khơng quá 300 lao động, tổng tài sản trị giá khơng quá 15 triệu USD và tổng doanh thu hàng năm khơng quá 15 triệu USD. 13
14. Bảng 1.1 : Tiêu chuẩn DNNVV ở Cộng đồng châu Âu (kể từ 1/1/2005) Tiêu chí Vừa Nhỏ Siêu nhỏ Số lượng lao động tối đa 249 49 9 Doanh số tối đa (và/hoặc) 50 triệu euros 10 triệu euros 2 triệu euros Tài sản cĩ tối đa 43 triệu euros 10 triệu euros 2 triệu euros Tỷ lệ gĩp vốn tối đa từ 1 hoặc 25% 25% nhiều doanh nghiệp khác Bảng 1.2 : Tiêu chuẩn DNNVV ở Nhật Bản Ngành DNNVV DN siêu nhỏ Vốn tự cĩ Số lượng Vốn tự cĩ Số lượng (triệu yên) lao động (triệu yên) lao động Sản xuất, chế tạo, xây dựng, vận tải =200 >=50 triệu Baht Khu vực kinh doanh Lao động Doanh thu hàng năm Doanh nghiệp siêu nhỏ 1-4 =100 >=140 triệu Baht 14
15. Ủy ban quốc tế về kiểm tốn và dịch vụ bảo đảm (IAASB) thuộc Liên đồn Kế tốn quốc tế (IFAC) cho rằng DNVVN cĩ những đặc điểm sau: Chủ DNVVN thường là một hoặc một vài cá nhân. Phạm vi hoạt động của doanh nghiệp hẹp và chỉ kinh doanh một hoặc một số mặt hàng nhất định, vì vậy khơng thể chi phối tồn bộ thị trường hàng hố. Tổ chức cơng tác kế tốn đơn giản, bộ máy kế tốn chỉ cĩ một vài nhân viên (nhiều doanh nghiệp chỉ cĩ một người làm kế tốn). Chưa quan tâm hoặc quan tâm rất ít đến hệ thống kiểm sốt nội bộ tại doanh nghiệp. Ủy ban Chuẩn mực Kế tốn quốc tế (IASB) định nghĩa DNVVN là những doanh nghiệp khơng hoặc chưa tham gia niêm yết trên thị trường chứng khốn và hoạt động kinh doanh của nĩ khơng tác động mạnh đến nền kinh tế và phải cơng bố các báo cáo tài chính tổng quát cho người sử dụng ngồi cơng ty. Người sử dụng ngồi cơng ty bao gồm: người sở hữu mà khơng tham gia vào việc quản lý doanh nghiệp, chủ nợ hiện tại, chủ nợ tiềm năng và các cơ quan tài chính. 1.2 Tổng quan về kế tĩan DNNVV 1.2.1 Định nghĩa kế tĩan Theo Luật kế tốn do Quốc hội Việt nam ban hành năm 2003 : kế tốn là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp các thơng tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Về hình thức : kế tốn là việc tính tốn và ghi chép bằng con số mọi hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị vào các loại chứng từ, sổ sách cĩ liên quan và qua đĩ lập các báo cáo cần thiết. 15
16. Về nội dung : kế tốn là việc cung cấp thơng tin về tồn bộ diễn biến thực tế trong quá trình hoạt động của đơn vị để phục vụ cho yêu cầu kiểm sốt, đánh giá và ra các quyết định kinh tế. Về trạng thái phản ánh : kế tốn phản ánh cả hai trạng thái tĩnh và động nhưng động là trạng thái thường xuyên và chủ yếu. Một số định nghĩa khác về kế tốn Kế tốn là một ngơn ngữ Kế tốn được xem là một ngơn ngữ kinh doanh. Đĩ là một phương tiện truyền đạt thơng tin về một doanh nghiệp. Các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp được trình bày trên các báo cáo kế tốn bằng ngơn ngữ kế tốn. Sự sắp xếp của các ký hiệu và các nguyên tắc tác động đến cơng dụng các ký hiệu đĩ hình thành văn phạm của ngơn ngữ đĩ. Cấu trúc của ngơn ngữ kế tốn gồm 2 yếu tố: - Các ký hiệu : được dùng nhận diện các khái niệm. - Các nguyên tắc kế tốn : là các nguyên tắc phải tuân thủ khi xây dựng tất cả các số liệu về tài chính của doanh nghiệp. Với sự hiện diện của các yếu tố cấu thành này (các ký hiệu và các nguyên tắc kế tốn) kế tốn cĩ thể được định nghĩa là một ngơn ngữ. Kế tốn là một hệ thống thơng tin Kế tốn được hiểu là quá trình mã hĩa các quan sát theo ngơn ngữ của kế tốn, thành các ký hiệu qua các báo cáo của hệ thống đĩ và giải mã chúng để truyền đạt các kết quả đĩ. Theo định nghĩa này, kế tốn cĩ 3 giai đoạn: * Giai đoạn thu thập và ghi nhận. * Giai đoạn đánh giá kết quả. * Giai đoạn cung cấp thơng tin cho hoạch định. 16
17. - Kế tốn là một hồ sơ lịch sử Nhìn chung, kế tốn được xem là phương tiện cung cấp thơng tin lịch sử của một tổ chức và các giao dịch của nĩ với các mơi trường xung quanh nĩ. 1.2.2 Đối tượng sử dụng thơng tin kế tĩan của DNNVV Đối tượng sử dụng thơng tin kế tĩan của DNNVV là : - Các nhà quản lý doanh nghiệp : như những người quản lý điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Những người cĩ lợi ích trực tiếp với họat động kinh doanh : như nhà đầu tư hiện tại và tương lai, chủ nợ hiện tại và tương lai. Những người cĩ lợi ích gián tiếp với họat động kinh doanh : như cơ quan thuế, cơ quan chức năng, các đối tượng khác bên ngịai doanh nghiệp. Sơ đồ 1.1 : Đối tượng sử dụng thơng tin kế tĩan của doanh nghiệp Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thơng tin và đặc điểm của thơng tin được cung cấp cho các đối tượng khác nhau, kế tĩan được phân biệt thành : kế tĩan tài chính và kế tĩan quản trị . 1.2.3 Kế tĩan tài chính, kế tĩan quản trị Kế tĩan tài chính cung cấp các thơng tin hữu ích chủ yếu cho các đối tượng bên ngịai doanh nghiệp trong việc ra quyết định. Những người bên ngịai 17
18. doanh nghiệp như chủ đầu tư, người cho vay, nhà cung cấp, khách hàng, nhà nghiên cứu, cơ quan quản lý Nhà nước, hiệp hội nghề nghiệp, cơng chúng Trong khi đĩ kế tĩan quản trị cung cấp các thơng tin kế tĩan hữu ích cho những nhà quản lý trong nội bộ doanh nghiệp . Bảng 1.4 : So sánh đặc điểm kế tĩan tài chính DN và kế tĩan quản trị DN LOẠI THƠNG TIN KẾ TỐN TÀI CHÍNH KẾ TỐN QUẢN TRỊ Nguyên tắc sử dụng trong Phải tuân thủ các nguyên Cĩ thể do doanh nghiệp tự báo cáo tắc kế tốn đã được thừa triển khai nhận Tính pháp lý Bắt buộc Khơng bắt buộc Các báo cáo được sử dụng Bảng cân đối kế tốn, Chi phí sản xuất và giá Báo cáo kết quả kinh thành, doanh, Nhập xuất tồn kho sản Báo cáo lưu chuyển tiền phẩm, hàng hố, vật tư tệ, Báo cáo cơng nợ, Thuyết minh báo cáo tài chính Kỳ báo cáo Hàng quý, năm Hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm Người sử dụng thơng tin Ban lãnh đạo, cổ đơng, Các thành viên trong DN : người cho vay, khách Chủ sở hữu, ban giám đốc, hàng, nhà cung cấp, cơ quản lý viên, quản đốc. quan chức năng (Thuế, thống kê), nhà phân tích tài chính 1.3 Nội dung tổ chức kế tĩan DNNVV Tổ chức cơng tác kế tĩan là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức quản lý doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thơng tin và kiểm tra các họat động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp nên cơng tác kế tĩan ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của cơng tác quản lý doanh nghiệp. Để tổ chức kế tĩan trong doanh nghiệp, thơng thường phải thực hiện các bước sau đây : 18
19. - Khảo sát : nhằm cung cấp thơng tin cho các nhà quản lý, vì vậy việc khảo sát địi hỏi xem xét các nhu cầu của họ, đối chiếu với các dữ liệu cĩ thể cĩ để tiến hành thiết kế. - Thiết kế : là sự lắp ghép tất cả yếu tố về tiềm năng như con người, tiền bạc, thiết bị. - Thực hiện : tiến hành thực hiện hệ thống kế tốn. Các nguyên tắc thiết lập một hệ thống kế tĩan : Hiệu quả : lợi ích mang lại lớn hơn chi phí để vận hành. Kiểm sĩat được : giúp nhà quản lý kiểm sĩat được tài sản của doanh nghiệp, cũng như tạo sự dễ dàng cho việc kiểm tra của cơ quan chức năng. Đồng bộ : cĩ sự kết hợp tốt nhất về con người, máy mĩc thiết bị. Linh hoạt : nếu một hệ thống kế tốn được thiết lập tốt thì bản thân nĩ khơng phải biến đổi nhiều vẫn cĩ thể thích ứng với sự biến đổi của mơi trường kinh doanh. Về nguyên tắc, nội dung tổ chức cơng tác kế tĩan trong DNNVV nằm trong quy định chung và khơng cĩ sự khác biệt lớn so với các doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn khác. 1.3.1. Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ kế tốn. Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ về kế tốn, các nguyên tắc và chuẩn mực kế tốn được thừa nhận nhằm xác định chính sách kế tốn trong doanh nghiệp. Chính sách kế tốn của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung trên cơ sở vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp như vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất. Mặt khác, chính sách kế tốn đề ra những phương pháp cụ thể mà kế tốn cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thơng tin 19
20. 1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống tài khỏan, sổ kế tốn và báo cáo kế tốn: 1.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ Theo Luật Kế tốn 2003 : chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn. Chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thơng tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế. Một chứng từ kế tốn (chứng từ gốc) được coi là hợp pháp, hợp lệ phải cĩ đầy đủ các yếu tố cơ bản sau: Tên gọi chứng từ : phản ánh khái quát nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trong chứng từ. Số và ngày lập chứng từ : phản ánh số thứ tự, thời gian của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ giúp cho việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu số liệu theo thứ tự thời gian, đảm bảo tính khoa học của cơng tác kế tốn. Nội dung tĩm tắt nghiệp vụ kinh tế : phản ánh tĩm tắt nội dung nghiệp vụ giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ đĩ và là căn cứ xác định mối quan hệ đối ứng để định khoản và ghi sổ kế tốn. Các đơn vị đo lường cần thiết : thể hiện quy mơ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh về số lượng, giá trị. Tên, địa chỉ và chữ ký của những người cĩ trách nhiệm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế trong chứng từ. Yếu tố này đảm báo tính hợp pháp của chứng từ, là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất của những người cĩ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ. 20
21. Ngồi một số yếu tố cơ bản trên, trong một số loại chứng từ cịn cĩ các yếu tố bổ sung như: phương thức bán , phương thức thanh tốn, định khoản kế tốn Chế độ chứng từ kế tĩan được Nhà nước quy định. Do vậy cần căn cứ vào quy định của Nhà nước để lựa chọn, xác định các lọai chứng từ phải sử dụng cho cơng tác kế tĩan. Bên cạnh các chứng từ kế tĩan được Nhà nước quy định cịn cĩ những chứng từ mang tính chất nội bộ mà doanh nghiệp cần phải thiết lập để đáp ứng nhu cầu cung cấp và xử lý thơng tin. Luân chuyển chứng từ là trình tự được thiết lập sẵn cho quá trình vận động của mỗi loại chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thơng tin và kiểm tra của chứng từ. Mỗi doanh nghiệp khác nhau cĩ thể cĩ trình tự luân chuyển chứng từ khác nhau. Nhưng về cơ bản trình tự luân chuyển chứng từ cần xây dựng trên cơ sở chế độ chứng từ của Nhà nước, cĩ sự điều chỉnh thích hợp với đặc điểm riêng của từng đoanh nghiệp. Nội dung cơ bản của trình tự luân chuyển chứng từ: Xác định các giai đoạn vận động của chứng từ. Xác định nội dung cơng việc và độ dài thời gian của từng giai đoạn. Xác định người chịu trách nhiệm trong từng giai đoạn. 1.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế tĩan Hệ thống tài khỏan kế tĩan là mơ hình được thiết kế để phân loại, xử lý thơng tin gắn liền với từng đối tượng kế tĩan cụ thể, nhằm phục vụ cho việc kiểm sĩat tình hình hoạt động của doanh nghiệp và lập các báo cáo kế tĩan. Hệ thống tài khỏan bao gồm : loại tài khoản, tên gọi tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, nội dung phản ánh vào từng tài khoản, kết cấu của từng tài khỏan và quan hệ đối ứng giữa các tài khỏan. 21
22. Hệ thống tài khoản được xây dựng phải gồm các tài khoản thể hiện được tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế tốn. 1.3.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn Theo Luật Kế tốn 2003 : sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh cĩ liên quan đến đơn vị kế tốn. Sổ kế tốn cĩ các nội dung chủ yếu sau đây: - Ngày, tháng ghi sổ. - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ ghi sổ. - Tĩm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế tốn. - Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Trong mơi trường kế tốn thủ cơng, sổ kế tốn tồn tại dưới hình thức trang sổ được đĩng thành quyển. Trong mơi trường kế tốn ứng dụng cơng nghệ thơng tin, sổ kế tốn tồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính tốn và xử lý cơ sở dữ liệu Thơng thường cĩ các loại sổ kế tốn như sau : Sổ kế tốn tổng hợp, gồm Sổ Nhật ký, Sổ Cái : + Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế tốn và trong một niên độ kế tốn theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đĩ. Số liệu kế tốn trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Cĩ của tất cả các tài khoản kế tốn sử dụng ở doanh nghiệp. 22
23. + Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế tốn theo các tài khoản kế tốn được quy định trong chế độ tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế tốn trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ kế tốn chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế tốn chi tiết : Sổ kế tốn chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Hệ thống sổ kế tĩan bao gồm nhiều loại sổ trong đĩ cĩ sổ mở theo quy định của Nhà nước và cĩ những sổ mở theo yêu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp căn cứ đặc điểm và yêu cầu quản lý của mình để xây dựng hệ thống sổ kế tĩan phù hợp. Xây dựng hình thức kế tốn : Hình thức kế tốn là những hướng dẫn cụ thể cho việc tổ chức hệ thống sổ kế tốn. Trong mơi trường kế tốn thủ cơng, hiện cĩ 4 hình thức kế tốn cơ bản : nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái. Trong mơi trường kế tốn ứng dụng cơng nghệ thơng tin, sổ kế tốn tồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính tốn và xử lý cơ sở dữ liệu. Do đĩ, quá trình tổ chức sổ sách kế tốn được thực hiện trong quá trình thiết kế và cài đặt các thiết lập cho phần mềm kế tốn. 1.3.2.4 Tổ chức cung cấp thơng tin qua hệ thống báo cáo kế tốn Hệ thống báo cáo kế tốn bao gồm : báo cáo tài chính và báo cáo kế tốn quản trị. Dựa vào số liệu đã phản ánh trên các sổ kế tốn, doanh nghiệp lập các 23
24. báo cáo tài chính theo qui định chung cũng như lập các báo cáo nội bộ biểu hiện kết quả của cơng tác kế tốn. Theo chế độ kế tốn Việt nam hiện hành, hệ thống báo cáo tài chính bao gồm : bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính cung cấp thơng tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp bao gồm : tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; cũng như doanh thu, chi phí, lãi lỗ trên báo cáo kết quả kinh doanh; các luồng tiền của doanh nghiệp. Báo cáo kế tốn quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Báo cáo kế tốn quản trị mang tính linh họat cao để phù hợp với các mục tiêu quản lý và Nhà nước khơng bắt buộc phải nộp. Thơng tin kế tốn quản trị là các số liệu tài chính và số liệu vật chất về các mặt hoạt động, các quá trình, các đơn vị kinh doanh, các loại sản phẩm, dịch vụ, khách hàng 1.3.3 Tổ chức bộ máy kế tốn Bộ máy kế tốn của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế tốn tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp từ giai đoạn thu nhận, kiểm tra, xử lý đến giai đoạn tổng hợp, cung cấp những thơng tin kinh tế về các hoạt động của doanh nghiệp. Vấn đề nhân sự để thực hiện cơng tác kế tốn cĩ ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế tốn của doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác cĩ liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế tốn. Tùy theo quy mơ và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy kế tĩan được thực hiện theo các hình thức sau: Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung: 24
25. Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung là hình thức tổ chức mà tồn bộ cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác khơng tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch tốn nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đĩ, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phịng kế tốn doanh nghiệp để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn. Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện đại, bộ máy kế tốn ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán: Hình thức tổ chức kế tốn phân tán là hình thức tổ chức mà cơng tác kế tốn khơng những được tiến hành ở phịng kế tốn doanh nghiệp mà cịn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Cơng việc kế tốn ở những bộ phận khác do bộ máy kế tốn ở nơi đĩ đảm nhận từ cơng việc kế tốn ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế tốn chi tiết và kế tốn tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế tốn và lập báo cáo kế tốn trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế tốn trưởng. Phịng kế tốn của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ cĩ tính chất chung tồn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn của các bộ phận. 25