Luận văn Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện y dược học cổ truyền Việt Nam

Nội dung text: Luận văn Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện y dược học cổ truyền Việt Nam

1. TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN NGUYỄN HÙNG ĐẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TẠI HỌC VIỆN Y DƢỢC HỌC CỔ TRUYỀN VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN MÃ SỐ: 834 03 01 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. ĐINH THỊ MAI HÀ NỘI, NĂM 2021
2. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sỹ “Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam” là công trình nghiên cứu độc lập do tác giả thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS, TS Đinh Thị Mai. Luận văn chưa được công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào. Các số liệu, nội dung được trình bày trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, hợp lệ và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ. Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn thạc sỹ. Tác giả luận văn Nguyễn Hùng Đại
3. LỜI CẢM ƠN Trước hết, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS. TS Đinh Thị Mai - Nguyên Phó hiệu trưởng - Giảng viên cao cấp Khoa Kế toán - Trường Đại học Công đoàn đã rất nhiệt tình và trách nhiệm hướng dẫn về mặt khoa học để tôi có thể hoàn thành luận văn này. Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Kế toán - Trường Đại học Công đoàn đã có những ý kiến đóng góp sâu sắc, thẳng thắn và tận tình giúp đỡ để tôi hoàn thành công trình nghiên cứu của mình. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới lãnh đạo, cán bộ, viên chức, người lao động Ban Giám đốc Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, Trưởng phòng Tài chính Kế toán, các anh chị em phòng Tài chính Kế toán Học viện đã tạo điều kiện và cung cấp thông tin, sổ sách, tài liệu kế toán phục vụ cho quá trình nghiên cứu và viết luận văn. Tôi xin cảm ơn Quý phòng về sự nhiệt tình, nghiêm túc, đóng góp ý kiến quý báu để tôi hoàn thành bản luận văn. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn gia đình, đồng nghiệp, những người bạn thân thiết đã thường xuyên động viên, tạo điều kiện giúp đỡ tôi những lúc khó khăn nhất để tôi vượt qua và hoàn thành công trình nghiên cứu khoa học này. Xin trân trọng cảm ơn!
4. MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục sơ đồ Danh mục các phụ lục MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu 5 7. Kết cấu của luận văn 5 Chƣơng 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 6 1.1. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 6 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ 6 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 9 1.1.3. Lợi ích của kiểm soát nội bộ 10 1.1.4. Các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ 12 1.2. Đơn vị sự nghiệp công lập và sự hình thành kiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp công lập 20 1.2.1. Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 20 1.2.2. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập 22 1.2.3. Sự hình thành kiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp công lập 24 1.2.4. Đặc điểm hoạt động thu chi trong đơn vị sự nghiệp công lập 26 1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong đơn vị sự nghiệp công lập 33 1.3.1. Môi trường kiểm soát 33 1.3.2. Đánh giá rủi ro hoạt động thu chi 35
5. 5 1.3.3. Hệ thống thông tin và truyền thông 38 1.3.4. Hệ thống kiểm soát 39 1.3.5. Hoạt động giám sát 41 Tiểu kết chƣơng 1 43 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TẠI HỌC VIỆN Y DƢỢC HỌC CỔ TRUYỀN VIỆT NAM 44 2.1. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam 44 2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam 44 2.1.2. Đặc điểm hoạt động của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam 45 2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Học viện Y dược học cổ truyền Việt Nam 46 2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Học viện 48 2.1.5. Đặc điểm hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ 52 2.1.6. Kết quả hoạt động tài chính của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam 60 2.2. Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam 61 2.2.1. Môi trường kiểm soát 61 2.2.2. Đánh giá rủi ro 64 2.2.3. Hoạt động kiểm soát 65 2.2.4. Thông tin và truyền thông 66 2.2.5. Giám sát 67 2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam 69 2.3.1. Kết quả đạt được 69 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân 70 Tiểu kết chƣơng 2 76 Chƣơng 3. HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TẠI HỌC VIỆN Y DƢỢC HỌC CỔ TRUYỀN VIỆT NAM 77 3.1. Phƣơng hƣớng mục tiêu phát triển và yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam 77
6. 6 3.1.1. Phương hướng mục tiêu phát triển 77 3.1.2. Yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam 84 3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam 86 3.2.1. Hoàn thiện về môi trường kiểm soát 86 3.2.2. Hoàn thiện về đánh giá rủi ro 86 3.2.3. Hoàn thiện về hệ thống thông tin, truyền thông 87 3.2.4. Hoàn thiện về hệ thống kiểm soát 87 3.2.5. Hoàn thiện giám sát 92 3.3. Điều kiện để thực hiện các giải pháp 92 3.3.1. Nhà nước và các cơ quan hữu quan 92 3.3.2. Bộ Y tế 93 3.3.3. Học viện 94 KẾT LUẬN 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 PHỤ LỤC
7. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải nghĩa 1 BCTC Báo cáo tài chính 2 BTC Bộ Tài chính 3 BHXH Bảo hiểm xã hội 4 BHYT Bảo hiểm y tế 5 BHTN Bảo hiểm thất nghiệp 6 KPCĐ Kinh phí công đoàn 7 CBVC Cán bộ viên chức 8 HCSN Hành chính sự nghiệp 9 HĐSN Hoạt động sự nghiệp 10 KBNN Kho bạc Nhà nước 11 KPCĐ Kinh phí công đoàn 12 KSNB Kiểm soát nội bộ 13 NSNN Ngân sách Nhà nước 14 SNCL Sự nghiệp công lập 15 SXKD Sản xuất kinh doanh 16 TKKT Tài khoản kế toán 17 TNTT Thu nhập tăng thêm 18 TSCĐ Tài sản cố định 19 XDCB Xây dựng cơ bản
8. DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập 23 Sơ đồ 1.2. Quan hệ giữa đơn vị sự nghiệp công lập và các cơ quan chức năng 24 Sơ đồ 1.3. Quy trình quản lý tài chính 32 Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam 47 Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Học viện 50
9. DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC STT Tên phụ lục 1 Phụ lục 2.1: Dự toán thu, chi NSNN năm 2017 2 Phụ lục 2.2: Dự toán thu, chi NSNN năm 2018 3 Phụ lục 2.3: Dự toán thu, chi NSNN năm 2019 4 Phụ lục 2.4: Kết quả hoạt động tài chính 3 năm (2017; 2018; 2019) 5 Phụ lục 2.5: Báo cáo công tác kiểm tra Tài chính - Kế toán năm 2017 6 Phụ lục 2.6: Báo cáo công tác kiểm tra Tài chính - Kế toán năm 2018 7 Phụ lục 2.7: Báo cáo công tác kiểm tra Tài chính - Kế toán năm 2019 8 Phụ lục 2.8: Quy chế chi tiêu nội bộ
10. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Kiểm soát nội bộ (KSNB) đã được hình thành và ngày càng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các đơn vị. Bởi lẽ, KSNB là những chính sách, thủ tục, quy định, quy trình được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập. KSNB vững mạnh sẽ giúp các đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL), đặc biệt là các trường Đại học, Học viện đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán của đơn vị đáng tin cậy; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thoát nguồn thu đối với đơn vị. Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục Đại học số 34/2018/QH14 được Quốc hội thông qua ngày 19/11/2018 có nội dung mới quan trọng là các trường Đại học được tự chủ quyết định chính sách học phí, tuyển sinh. Cùng với việc mở rộng quyền tự chủ cho các trường Đại học, Luật quy định khá chi tiết về việc giao quyền tự chủ cho các trường về học thuật và hoạt động chuyên môn; tổ chức và nhận sự; tài chính, tài sản và các chính sách khác phù hợp với quy định của pháp luật. Đứng trước cơ hội và những thách thức mới, đòi hỏi các nhà quản trị phải có các biện pháp đổi mới quản lý để đơn vị mình hoạt động tốt hơn, trong đó tăng nguồn thu, tiết kiệm các khoản chi, chi đúng mục đích và hiệu quả để nâng cao thu nhập cho người lao động, tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động dạy và học, nghiên cứu khoa học là yêu cầu bức thiết. Bất kỳ một đơn vị nào muốn quản lý tốt, đạt được các mục tiêu đề ra đều cần đến KSNB hoạt động thu chi hiệu quả. Các đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo cũng không nằm ngoài quy luật đó. Đặc biệt, khi Nghị định 16/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị SNCL ban hành thay thế Nghị định 43/2006/NĐ-CP nhằm điều chỉnh cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với đơn vị SNCL theo hướng tăng cường trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm, khuyến khích các đơn vị có điều kiện vươn lên tự chủ ở mức cao, đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo phải xây dựng cơ chế hoạt động hiệu quả, tiết kiệm, trong đó công tác KSNB cần phải được quan tâm đúng mức. Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam trực thuộc Bộ Y tế là đơn vị SNCL có thu tự đảm bảo một phần chi thường xuyên. Do quy mô đào tạo của Học
11. 2 viện ngày càng được mở rộng, hoạt động thu chi tài chính của đơn vị diễn ra nhiều với các nôi dung thu, chi ngày càng đa dạng. Nhưng việc KSNB hoạt động thu chi tại Học viện chưa được quan tâm đúng mức nên không thể tránh khỏi những rủi ro, sai sót nhất định trong quá trình quản lý tài chính như rủi ro phát sinh về chứng từ sổ sách, về hoạt động hạch toán thu chi Những rủi ro này có thể do trình độ cán bộ thiếu kinh nghiệm hay cố tình gian lận, do quy trình hoạt động thu chi tại Học viện diễn ra chưa được hợp lý. Vì vậy, việc thiết lập KSNB nói chung và KSNB hoạt động thu chi nói riêng sẽ giúp Học viện giảm thiểu được rủi ro trong hoạt động quản lý tài chính và đảm bảo thực hiện các mục tiêu như: bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, sử dụng tối ưu các nguồn lực từ ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp, có khả năng đảm bảo tài chính lâu dài, nâng cao thu nhập cho cán bộ, viên chức, người lao động toàn Học viện. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đó, tác giả đã chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam” để làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Trong những năm gần đây, công tác KSNB đã từng bước dần được hoàn thiện, ổn định và có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động bộ máy của đơn vị SNCL. Đến thời điểm hiện tại, đã có các công trình nghiên cứu về KSNB hoạt động thu chi trong đơn vị SNCL: Nguyễn Xuân Phúc (2016), “Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi của Viện Đào tạo Y học và Y tế công cộng thuộc trường Đại học Y Hà Nội”, Luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. Xuất phát từ bản chất của kiểm soát nội bộ, tác giả đã nghiên cứu yếu tố cấu thành KSNB theo quan điểm của nhiều tổ chức quốc tế, qua đó là rõ các yếu tố cấu thành KSNB. Đồng thời, tác giả cũng nêu một số đặc điểm của hoạt động tài chính của đơn vị SNCL có thu. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng KSNB của Viện, tác giả đưa ra căn cứ, nguyên tắc hoàn thiện KSNB của Viện, đồng thời đưa ra ba nhóm giải pháp cho các yếu tố của KSNB của đơn vị gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro và Thủ tục kiểm soát. Một số giải pháp đưa ra đã bám sát các quy đinh thực tiễn của đơn vị nên có khả năng áp dụng vào thực tiến cao.
12. 3 Nguyễn Thùy Linh (2016), “Tăng cường kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại Trường Đại học Xây dựng Miền Trung”, Luận văn Thạc sỹ Kế toán, Đại học Đà Nẵng. Qua quá trình nghiên cứu lý luận và khảo sát thực trạng KSNB các khoản thu, chi tại Trường Đại học Xây dựng Miền Trung, tác giả đã trình bày những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với công tác thu, chi trong cơ sở giáo dục đại học công lập, phân tích thực trạng KSNB các khoản thu, chi tại Trường Đại học Xây dựng Miền Trung, nêu ra những mặt đạt được và những mặt còn hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp tăng cường KSNB thu chi tại Trường Đại học Xây dựng Miền Trung. Lê Thị Ánh Tuyết (2016), “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Trung tâm Văn hóa thành phố Hà Nội”, Luận văn Thạc sỹ Kinh doanh và Quản lý, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. Luận văn đã trình bày về KSNB hoạt động thu chi tại đơn vị sự nghiệp công lập. Tác giả trình bày và phân tích các yếu tố cấu thành KSNB trong một đơn vị. Bên cạnh đó, tác giả cũng khái quát đặc điểm hoạt động thu chi trong đơn vị SNCL ảnh hưởng đến KSNB. Luận văn đã phân tích thực trạng KSNB tại Trung tâm Văn hóa thành phố Hà Nội theo các yếu tố của KSNB, để từ đó đánh giá được những kết quả đạt được và hạn chế của KSNB hoạt động thu chi của Trung tâm. Tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện vấn đề nghiên cứu theo các yếu tố của KSNB. Trần Thị Thanh Trúc (2018), “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Trung tâm phòng chống HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai”, Luận văn Thạc sỹ Kế toán, Trường Đại học Lạc Hồng. Trong luận văn này, tác giả đã trình bày được một số đặc điểm cơ bản về KSNB ở đơn vị SNCL. Thực trạng KSNB tại Trung tâm Phòng chống HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai. Đề xuất những giải pháp khắc phục những tồn tại, yếu kém, qua đó hoàn thiện KSNB nhằm nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của công tác KSNB ở đơn vị. Tính đến thời điểm hiện tại đã có rất nhiều luận văn nghiên cứu về KSNB hoạt động thu chi đã công bố, nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu về KSNB hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam nên tác giả đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam” làm luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Kế toán của mình.
13. 4 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở thực hiện nghiên cứu về KSNB hoạt động thu chi trong các đơn vị SNCL, luận văn phân tích và đánh giá thực trạng KSNB hoạt động thu chi của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, chỉ ra những điểm mạnh cũng như những hạn chế tồn tại vả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác KSNB hoạt động thu chi, góp phần nâng cao chất lượng và tăng tính hiệu quả quản lý hoạt động thu, chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ 1: Nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Nhiệm vụ 2: Phân tích đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. Nhiệm vụ 3: Đưa ra giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu KSNB hoạt động thu chi trong các đơn vị SNCL với 5 yếu tố cấu thành theo INTOSAI 2013: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam + Về thời gian: Giai đoạn 2017÷2019. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin: - Dữ liệu thứ cấp: thu thập thông tin từ các giáo trình, tạp chí, internet, các luận văn, luận án để có các thông tin về đơn vị SNCL và KSNB hoạt động thu chi. Thu thập văn bản, quyết định, tài liệu tại đơn vị và những dữ liệu lấy từ các văn bản pháp luật còn hiệu lực thi hành khác có liên quan. - Dữ liệu sơ cấp: các số liệu thu thập được tác giả sàng lọc, tính toán, phân tích, đánh giá để tập hợp thành bảng biểu, sơ đồ nghiên cứu của luận văn Phương pháp quan sát: Thời gian nghiên cứu KSNB hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, tác giả đã trực tiếp quan sát đồng thời
14. 5 học hỏi quy trình hoạt động thu chi, phân tích báo cáo tài chính, công tác luân chuyển, xử lý chứng từ tại phòng Tài chính Kế toán của Học viện. Phương pháp này bước đầu giúp tác giả có cái nhìn sơ bộ về công tác KSNB hoạt động thu chi tại đơn vị. Phương pháp so sánh: Giữa lý thuyết và thực tế nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện KSNB phù hợp với tình hình thực tế tại Học viện. Các phương pháp khác: Phân tích, tổng hợp, luận giải, quy nạp, được sử dụng để trình bày nội dung của luận văn theo mục tiêu yêu cầu. 6. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu - Ý nghĩa khoa học của đề tài: Đề tài góp phần hệ thống hóa được các lý luận cơ bản về KSNB hoạt động thu chi trong đơn vị SNCL. - Ý nghĩa thực tiễn của đề tài: Trên cơ sở khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá, chỉ rõ những ưu điểm cần phát huy và những hạn chế cần nghiên cứu; những kiến nghị đề tài đưa ra nhằm hoàn thiện KSNB hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, từ đó giúp Học viện sử dụng và khai thác có hiệu quả các nguồn thu, tiết kiệm các nguồn chi. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và các phần kết cấu khác, luận văn được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Khái quát chung về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. Chƣơng 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam.
15. 6 Chƣơng 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.1. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một trong những thuật ngữ phổ biến đối với các đơn vị trong nền kinh tế thị trường, được rất nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu. Có nhiều quan điểm khác nhau về KSNB tùy theo góc độ nhìn nhận, sau đây là một số khái niệm về KSNB theo các quan điểm khác nhau: Theo INTOSAI GOV 9100 thì KSNB được định nghĩa “là một quá trình không thể tách rời được thực hiện bởi nhà quản lý và các nhân viên trong tổ chức. Quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức”. Những mục tiêu cần phải đạt được: (1) Thực hiện các hoạt động trong đơn vị một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp; (2) Thực hiện trách nhiệm giải trình; (3) Tuân thủ theo luật pháp hiện hành và các nguyên tắc, quy định tại đơn vị; (4) Bảo vệ các nguồn lực để không thất thoát, sử dụng sai mục đích [14, tr.5]. Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315, KSNB được hiểu “là một quá trình do bộ máy quản lý, Ban giám đốc và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính (BCTC) đáng tin cậy, pháp luật và các quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” [30, tr.9]. Tương tự, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 315 ban hành năm 2012 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” [5, tr.3] (thay thế cho chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA 400) và chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 trước đây) cũng thống nhất với quan điểm của COSO về định nghĩa cũng như các yếu tố cấu thành của KSNB, đưa ra khái niệm KSNB như sau: “KSNB là quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hướng tới các mục tiêu sau: độ tin cậy của lập báo cáo tài chính; tính hiệu quả và hiệu năng trong hoạt động của đơn vị; tuân thủ luật lệ và quy định” [5, tr.3].
16. 7 Đến năm 2013, COSO đã điều chỉnh báo cáo “KSNB - Khuôn khổ hợp nhất” thay thế cho bản báo cáo năm 1992, trong đó, COSO đã sửa đổi định nghĩa về KSNB và sử dụng định nghĩa tương đối có ý nghĩa mở nhằm cung cấp những khái niệm cơ bản nhất làm nền tảng cho các tổ chức với cơ cấu, ngành nghề và vị trí địa lý khác biệt có thể sử dụng để thiết kế, thực hiện và tiến hành KSNB, đồng thời bổ sung thêm 17 nguyên tắc để xây dựng một KSNB có hiệu quả. Như vậy, định nghĩa mới nhất của COSO như sau: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ” [11, tr.11]. Tại Việt Nam, khái niệm về KSNB bắt đầu được các tổ chức và cá nhân quan tâm vào những năm đầu của thế kỷ XXI, theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400) về “Đánh giá rủi ro và KSNB” được thiết lập và định nghĩa KSNB: “KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý có hiệu quả tài sản của đơn vị. KSNB bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát” [4, tr.28]. Sau đó, theo sự phát triển của lý luận KSNB trên thế giới, Việt Nam cũng điều chỉnh chuẩn mực về KSNB. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06/12/2012 của Bộ Tài chính thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 đã thay đổi các thành phần của KSNB bộ từ 03 (ba) thành phần lên 05 (năm) thành phần bao gồm: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, các hoạt động kiểm soát liên quan đến cuộc kiểm toán và giám sát các kiểm soát. Đồng thời, định nghĩa KSNB được tổng hợp và sửa đổi từ các định nghĩa được dùng rộng rãi trên thế giới: “KSNB là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suát hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” [5, tr.3]. Theo Điều 39 Luật Kế
17. 8 toán số 88/2015/QH13 thì “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [24, tr.18]. Từ các khái niệm trên cho thấy, khái niệm về KSNB của các tổ chức và cá nhân đều có đặc điểm chung là: KSNB là một quá trình, được thiết kế và vận hành bởi các nhà quản lý và các nhân viên nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của đơn vị, tổ chức. Qua nghiên cứu các khái niệm nói trên về KSNB, quan điểm của tác giả luận văn này đồng thuận cao với khái niệm về KSNB của INTOSAI, có thể khái quát về KSNB như sau: KSNB là một quy trình: mọi tổ chức, đơn vị muốn đạt được các mục tiêu đã đề ra thì tổ chức, đơn vị đó phải kiểm soát được các hoạt động của mình trong các khâu, đồng thời các hoạt động kiểm soát phải được có mặt và diễn ra liên tục ở mọi bộ phận trong đơn vị; KSNB không chỉ có chức năng quản lý về kế toán mà còn đảm nhiệm nhiều chức năng khác nữa trong đơn vị, như: tổ chức nhân sự, kế hoạch phát triển của đơn vị, - Để đảm bảo phát triển bền vững, các đơn vị phải thiết kế và thực hiện các chính sách, thủ tục, nội quy, quy chế và luật pháp; bảo vệ tài sản, thực hiện được sứ mệnh, mục tiêu và kết quả của các hoạt động hoặc chương trình của đơn vị, đảm bảo mục tiêu về tính chính trực và giá trị đạo đức; - KSNB trong đơn vị gắn liền với quản trị rủi ro, là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. - KSNB đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý mà không đảm bảo tuyệt đối việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý vì KSNB luôn luôn có những hạn chế vốn có, như: Xu hướng tiết kiệm chi phí cho hoạt động kiểm soát; Phần lớn các quy chế kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là cho các nghiệp vụ không thường xuyên; Do bản thân con người luôn tồn tại những
18. 9 hạn chế cố hữu, như thiếu tập trung, hạn chế về năng lực dẫn đến mắc sai phạm trong quá trình kiểm soát (tự kiểm soát hay kiểm soát con người, bộ phận khác); Khả năng KSNB không phát hiện được sự thông đồng giữa những người có liên quan trong đơn vị khi họ tham ô, trục lợi cho lợi ích cá nhân của từng người hay một nhóm người; Khả năng người thực hiện kiểm soát lạm dụng đặc quyền của mình để tham ô, trục lợi cho lợi ích cá nhân của họ và do thay đổi cơ chế, yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu, điều này dẫn đến phát sinh hoặc bỏ lọt sai phạm. Như vậy, KSNB là khâu quan trọng trong quản lý mọi quy trình hoạt động của đơn vị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc xây dựng và duy trì KSNB trong đơn vị để đạt được các mục tiêu của đơn vị. 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Mục tiêu của KSNB bao gồm ba mục tiêu: mục tiêu kết quả hoạt động; mục tiêu thông tin và mục tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành [14, tr.4]. Thứ nhất. mục tiêu hiệu quả hoạt động bao gồm hiệu quả và hiệu suất hoạt động: - Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác nhau. - Hạn chế các rủi ro. - Đảm bảo sự phối hợp của toàn bộ các bộ phận để đạt được mục tiêu của đơn vị với hiệu năng và sự nhất quán. - Tránh các chi phí không đáng có do việc đặt lợi ích khác (của nhân viên, khách hành, ) lên trên lợi ích của đơn vị. Thứ hai, mục tiêu thông tin phải đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của thông tin: Trong một đơn vị để ra được các quyết định quản lý, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin, tuy nhiên thông tin về kế toán tài chính vẫn là thông tin quan trọng nhất. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động. Để đạt được mục tiêu đó, các thông tin phải thỏa mãn các yêu cầu: Sự chấp thuận/phê duyệt (các quyết định được đưa ra bởi các cấp có thẩm quyền, để đưa ra quyết định cần phải cân nhắc đầy đủ các yếu tố: Tính có thực (các thông tin kế toán phải trung thực, phản ánh đúng thực tế tại đơn vị, không ghi chép các
19. 10 nghiệp vụ giả tạo, không liên quan đến đơn vị); Tính đầy đủ (các nghiệp vụ đều phải được ghi chép đầy đủ, không bỏ sót); Đánh giá đúng đắn (các nghiệp vụ được hạch toán theo đúng giá trị và phù hợp với nguyên tắc kế toán, cách nhìn nhận thông tin phải trung thực và khách quan, dù đối tượng phản ánh hay người truyền đạt thông tin là ai); Hạch toán đúng (thể hiện ở tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải theo đúng quy định hiện hành). Thứ ba, mục tiêu tuân thủ là đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và quy định KSNB phải được thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng, do vậy đòi hỏi nó phải đạt được các yêu cầu sau: Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai sót gian lận trong mọi hoạt động của đơn vị; Đảm bảo ghi chép đầy đủ chính xác, lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán trung thực, khách quan. Bên cạnh việc duy trì, kiểm tra việc tuân thủ chính sách, KSNB còn phải ngăn chặn, phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm, gian lận trong quá trình hoạt động của đơn vị, từ đó nâng cao ý thức tuân thủ các chính sách đó. Như vậy, mục tiêu của KSNB là rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Tuy bốn mục tiêu nằm trong một thể thống nhất, song đôi khi cũng có những mâu thuẫn với nhau, như mâu thuẫn giữa hiệu quả hoạt động của đơn vị với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp các thông tin đầy đủ và tin cậy của hệ thống kế toán. Các mâu thuẫn cần được giải quyết trong sự thống nhất với mục tiêu chung của đơn vị. Các mục tiêu có thể có thứ tự ưu tiên khác nhau, vì thế khi thiết kế KSNB, nhà quản lý cần phải biết kết hợp hài hòa các mục tiêu để tạo nên một quy trình KSNB hữu hiệu nhất. 1.1.3. Lợi ích của kiểm soát nội bộ KSNB thực chất là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, cơ chế kiểm soát bên trong đơn vị để giảm thiểu và ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra cho đơn vị. Hệ thống này thường được lồng ghép vào trong hệ thống quản lý và quản trị đơn vị. Như vậy, KSNB có liên quan mật thiết với hệ thống quản lý và quản trị đơn vị, nó có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của các nhà quản lý [14, tr.5]. KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho đơn vị các lợi ích, như:
20. 11 * Về mặt hoạt động - Tăng hiệu quả hoạt động: KSNB hữu hiệu đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động của đơn vị nên nó giúp đơn vị giảm thời gian hao phí, tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoảng thời gian và giảm thời gian chết không hiệu quả. - Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh: KSNB hữu hiệu sẽ giúp các nhà quản lý hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có, giúp đơn vị có thể giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu. - Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư. * Về mặt quản lý - Quản trị nguồn nhân lực của đơn vị tốt hơn: + Đảm bảo đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra; + Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng; + Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của đơn vị. - KSNB là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định: nhờ việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các mảng hoạt động của đơn vị cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn; giúp việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh tốt hơn, nhanh chóng và hiệu quả hơn. - Gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý: KSNB đòi hỏi ở mọi khâu hoạt động, mọi cấp quản lý đều hình thành các chốt chặn kiểm soát để thực hiện việc kiểm tra, giám sát và cung cấp các thông tin hữu ích giúp người quản lý hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn. - Tạo ra cơ chế vận hành trơn tru, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành. * Về mặt tổ chức KSNB yêu cầu mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của đơn vị cũng như các qiu định của luật pháp. Lợi ích về mặt tổ chức được thể