Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng sư phạm Trung Ương Thành phố Hồ Chí Minh

Nội dung text: Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng sư phạm Trung Ương Thành phố Hồ Chí Minh

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NGUYỄN THỊ PHƯƠNG TRÂM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN MÃ SỐ: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN VĂN THẢO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009
2. i MỤC LỤC Trang bìa Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Lời mở đầu CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ 1 1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ 1 1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công 2 1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI 3 1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI 3 1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI 4 1.2.2.1 Môi trường kiểm soát 4 1.2.2.2 Đánh giá rủi ro 6 1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 8 1.2.2.4 Thông tin và truyền thông 10 1.2.2.5 Giám sát 10 1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 12 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH 13 2.1 Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có ảnh hưởng đến hệ thống KSNB của các cơ sở giáo dục 13 2.1.1 Xã hội hóa giáo dục và toàn cầu hóa giáo dục đại học 13 2.1.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục công lập 13 2.1.3 Đào tạo theo hệ thống tín chỉ 14 2.1.4 Kiểm định chất lượng giáo dục 14
3. ii 2.1.5 Tự chủ tài chính và tự chủ biên chế 14 2.1.6 Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 – 2014 14 2.1.7 Bộ GD&ĐT phát động chủ đề năm học 2009-2010 15 2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương TP. Hồ Chí Minh 15 2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 15 2.2.2 Nguồn lực 16 2.2.2.1 Giá trị truyền thống 16 2.2.2.2 Nhân sự: 16 2.2.2.3 Cơ sở vật chất: 16 2.2.2.4 Tài chính 17 2.2.2.5 Năng lực đào tạo và chỉ tiêu đào tạo hàng năm. 17 2.2.3 Tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu và phương hướng hoạt động của trường 17 2.2.3.1 Tầm nhìn 17 2.2.3.2 Sứ mạng 17 2.2.3.3 Mục tiêu 18 2.2.3.4 Phương hướng hoạt động trong năm học 2009-2010 18 2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường 18 2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức 18 2.2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận 20 2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM 23 2.3.1. Mục đích nghiên cứu HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM 23 2.3.2. Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM 23 2.3.2.1. Môi trường kiểm soát: 23 2.3.2.2. Đánh giá rủi ro : 27 2.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát thể hiện trong một số quy trình và hoạt động cụ thể 27 (1) Quy trình tiền lương 28 (2) Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản 31 (3) Quy trình thanh toán 35
4. (4) Hoạt động quản lý tài sản 40 iii (5) Quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo 43 (6) Hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy 47 2.3.2.4. Thông tin và truyền thông 49 2.3.2.5. Giám sát 52 2.3.2.6 Đánh giá về hệ thống KSNB 53 Đánh giá về môi trường kiểm soát 53 Đánh giá về các hoạt động kiểm soát 53 Đánh giá về thông tin và truyền thông 54 Đánh giá về công tác giám sát 54 Đánh giá chung về tính hữu hiệu của hệ thống 55 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 56 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP.HỒ CHÍ MINH 58 3.1 Căn cứ để hoàn thiện: 58 3.2 Mục tiêu hoàn thiện: 59 3.3. Các nguyên tắc cần tuân thủ xây dựng các giải pháp 59 3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM. 60 3.4.1 Cải thiện môi trường kiểm soát 60 3.4.2 Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro 63 3.4.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát 65 3.4.3.1. Hoàn thiện quy trình tiền lương 65 3.4.3.2 Hoàn thiện quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản 68 3.4.3.3. Hoàn thiện quy trình thanh toán 73 3.4.3.4. Hoàn thiện hoạt động quản lý tài sản 76 3.4.3.5 Hoàn thiện quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo 77 3.4.3.6 Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy 78 3.4.4 Hoàn thiện thông tin và truyền thông 78 3.4.5 Hoàn thiện công tác giám sát 80
5. 3.4.6 Các giải pháp hỗ trợ khác nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB 80 3.4.6.1 Đả thông tư tưởng cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên 80 iv 3.4.6.2 Đào tạo cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt về KSNB 80 3.4.6.3 Tập trung nguồn lực trong việc thực hiện công tác KSNB 81 3.4.6.4 Thành lập Ban chỉ đạo chịu trách nhiệm việc tổ chức lại hệ thống kiểm soát nội bộ trong nhà trường 81 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 82 KẾT LUẬN 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC Phụ lục chương 2 Phụ lục chương 3
6. LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Nghị định 10/2002/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2002 của Chính phủ được thay thế bằng Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ (gọi tắt là nghị định 43) quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đã thật sự là bước đột phá mới trong quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Cơ chế khoán đã phát huy vai trò, đòi hỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đổi mới quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, công khai minh bạch tình hình tài chính, tiết kiệm chi tiêu, từng bước nâng cao thu nhập người lao động tạo sự yên tâm công tác cho đội ngũ nhân sự. Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị hành chính sự nghiệp - đối tượng điều chỉnh của Nghị định này. Ngoài ra, công tác Kiểm định chất lượng giáo dục đại học cao đẳng nhằm đánh giá tình trạng quản lý mọi mặt của các trường đã được nhà trường triển khai năm 2008 theo đúng tiến độ yêu cầu của Bộ GD&ĐT. Nhiệm vụ trọng tâm năm học 2009-2010 do Bộ GD&ĐT đề ra là “Năm học đổi mới công tác quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục” đã trở thành đường lối chỉ đạo nhà trường khẩn trương triển khai các hoạt động cụ thể nhằm tập trung nguồn lực, đổi mới quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động. Một trong những biện pháp quan trọng để thực hiện đổi mới công tác quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động đó là duy trì thường xuyên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong công tác quản lý, tác giả đã chọn đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Thành phố Hồ Chí Minh làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp với mong muốn tìm hiểu, đánh giá thực trạng HTKSNB tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.Hồ Chí Minh và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB góp phần giúp nhà trường đạt được các mục tiêu đã đề ra.
7. 2. Mục tiêu của đề tài: - Hệ thống hóa vấn đề lý luận về KSNB - Làm rõ và đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB tại trường - Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Luận văn này tập trung nghiên cứu các vấn đề thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM trên khía cạnh xem xét hệ thống các thủ tục kiểm soát. Các hoạt động kiểm soát được nghiên cứu trong luận văn này tập trung chủ yếu vào một số hoạt động về quản lý tài chính, tài sản và quản lý chất lượng giảng dạy /.\trong ngắn hạn. 4. Giả thuyết nghiên cứu Nếu đánh giá đúng thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM và đưa ra được những giải pháp phù hợp, thực thi thì hệ thống KSNB tại trường sẽ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả hơn. 5. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu lý luận: phân tích, tổng hợp các vấn đề lý luận có liên quan đến đề tài. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: - Quan sát: các hoạt động thực tiễn của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, nhân viên, giáo viên trong toàn trường, công tác phối hợp giữa cá nhân, bộ phận với nhau. - Điều tra Phương pháp nghiên cứu sản phẩm: - Các báo cáo tổng kết năm học, báo cáo đột xuất, báo cáo theo chủ đề, kế hoạch, phương hướng hoạt động của trường, của các bộ phận. - Sổ sách, chứng từ kế toán lưu trữ tại các phòng ban chức năng (phòng QTTB, phòng KH-TC) - Các quy chế, quy định hiện hành liên quan đến vấn đề nghiên cứu, tập trung vào các quy định nội bộ của nhà trường.
8. 6. Kết cấu luận văn: Lời mở đầu Chương 1: Một số vấn đề chung về kiểm soát nội bộ. Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM Kết luận Ngoài ra, luận văn còn có thêm phần phụ lục trình bày các biểu mẫu, chứng từ, trích dẫn minh họa cho phần nội dung trình bày trong luận văn.
9. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BGH: Ban giám hiệu Bộ GD&ĐT: Bộ Giáo dục và Đào tạo CBGV: Cán bộ giáo viên CĐ: Cao đẳng CĐSPTWTPHCM: Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Thành phố Hồ Chí Minh, gọi tắt là nhà trường hoặc trường. CNTT: Công nghiệ thông tin ĐH: Đại học GDĐH: Giáo dục đại học GV: Giáo viên HCSN: Hành chính sự nghiệp HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB: Kiểm soát nội bộ KTTT: Kế toán thanh toán KTX: Ký túc xá NSNN: Ngân sách nhà nước NĐ 43: Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày Phòng CTSV, P.CTSV: Phòng Công tác Sinh viên Phòng ĐT, P.ĐT: Phòng Đào tạo Phòng KH-TC, P.KH-TC: Phòng Kế hoạch – Tài chính Phòng QTTB, P.QTTB Phòng Quản trị - Thiết bị Phòng TC-HC, P.TC-HC: Phòng Tổ chức – Hành chính QCCTNB: Quy chế chi tiêu nội bộ SV: Sinh viên VN: Việt nam
10. Trang 1 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ 1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ Trong một tổ chức, luôn có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp Để dàn xếp các mâu thuẫn này cần phải đặt ra quy định để kiểm soát ràng buộc sao cho cá nhân không vì lợi ích riêng tư mà làm tổn hại đến lợi ích tập thể, người lao động không từ bỏ lợi ích cá nhân mà vẫn không làm tổn hại đến lợi ích chủ doanh nghiệp Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ chủ động phòng ngừa, ngăn chặn sai phạm và yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán. Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài 1977, các báo cáo của Cohen Commission và FEI (Financial Executive Institute) đều đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống kế toán và KSNB. Uỷ ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB. Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB.
11. Trang 2 Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn. Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992: - Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau. - Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện. Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB. Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như: - Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992, COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp. - Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: báo cáo Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng - Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh). 1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước. Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp. GAO đưa ra năm yếu tố về KSNB bao gồm các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán.
12. Trang 3 Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá KSNB. Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO. Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết thông thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về khu vực công. 1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI 1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về KSNB như sau: KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức: - Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức. - Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật. - Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ. - Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời. Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình bày về định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức. So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là
13. Trang 4 tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công. Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi. Chính vì vậy cần có các kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất thoát hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công. Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công. Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này. Các nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức. 1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền thông; và giám sát. 1.2.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Sự liêm chính và giá trị đạo đức: Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích. Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức. Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu,
14. Trang 5 cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB Lãnh đão và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ. Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc. Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB. Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn. Cơ cấu tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận. Cơ cấu tổ chức bao gồm: - Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo, - Hệ thống báo cáo phù hợp.
15. Trang 6 Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan. Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên. Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao. Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm. Các yếu tố của môi trường kiểm soát được mô tả bằng sơ đồ: Triết lý quản Năng lực lý và phong nhân viên cách lãnh đạo Sự liêm Môi trường chính và giá kiểm soát trị đạo đức Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự 1.2.2.2 Đánh giá rủi ro KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro.
16. Trang 7 Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp. Nhận dạng rủi ro Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và rủi ro từng hoạt động. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó. Đánh giá rủi ro Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro. Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tầm quan trọng của rủi ro với tổn thất ước tính và khả năng xảy ra rủi ro: Cao Trọng yếu % xảy ra Thấp Cao Thấp Tổn thất ước tính Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên, phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro. Phát triển các biện pháp đối phó Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.
17. Trang 8 Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ 1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát. Thủ tục phân quyền và xét duyệt Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật Phân chia trách nhiệm Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn. Một người không thể khách quan thấy được hết các sai phạm và cũng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm kiệm mà một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là: - Quyền được phê chuẩn và ra quyết định. - Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối chiếu, lập báo cáo thực hiện. - Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc khách hàng trả
18. Trang 9 Ngăn ngừa việc Ngăn ngừa việc Xét xét duyệt nghiệp ghi nhận không duyệt vụ không hợp lệ đúng để che dấu để tham ô tài sản nghiệp vụ không hợp lệ Ghi Bảo vệ chép tài sản Ngăn ngừa việc ghi nhận sai để che dấu tài sản mất mát Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức năng trên riêng biệt cho từng người. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB. Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài. Chứng từ và sổ sách ghi chép Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra. Bảo vệ tài sản Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị mà còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:
19. Trang 10 - Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng - Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin - Giới hạn việc tiếp cận với tài sản - Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có) Kiểm tra, đối chiếu: Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. VD: phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho Sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót. 1.2.2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu: - Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống. - Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị. - Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện - Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị. Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài 1.2.2.5 Giám sát
20. Trang 11 Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn không. Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ. Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. 1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: Bảo vệ hữu hiệu tài sản của doanh nghiệp và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực nhất là nhân tố con người. Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền. Cung cấp thông tin đáng tin cậy. Mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ luật pháp và các luật lệ quy định Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động điều hành.
21. Trang 12 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Thực hiện đổi mới công tác quản lý theo chỉ đạo của cấp trên, cần thiết phải đi vào đổi mới nhận thức, phương pháp, biện pháp, quy trình hay nói cách khác đó là đi vào đổi mới hệ thống KSNB trong tổ chức. KSNB được thế giới đặc biệt quan tâm đến kể từ những năm 70 của thế kỷ XX sau hàng loạt các vấn đề về tài chính và chính trị xảy ra ở Hoa kỳ. Báo cáo COSO ra đời tạo nền tảng lý luận cơ bản về KSNB, trên cơ sở đó, tổ chức INTOSAI đã trình bày vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực công. Tương tự báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của HTKSNB, bao gồm: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Các hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác động qua lại lẫn nhau. Một HTKSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức. KSNB nhằm đạt các mục tiêu: - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. - Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính. - Tuân thủ các luật lệ và quy định.