Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH một thành viên Tín Nghĩa

Nội dung text: Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH một thành viên Tín Nghĩa

1. Những điểm mới hoặc những kết quả đạt được khi nghiên cứu của đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH một thành viên Tín Nghĩa” Điểm mới nhất của đề tài so với những công trình nghiên cứu trước đó về kiểm soát chi phí là đã nghiên cứu và trình bày có hệ thống các kiến thức lý luận về chi phí và kiểm soát chi phí. Đề tài đã nghiên cứu các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí, các phương pháp kiểm soát chi phí theo trình tự hợp lý. Đề tài nghiên cứu đặc điểm hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực của Tổng Công ty Tín Nghĩa và khảo sát hệ thống kiểm soát chi phí tại văn phòng công ty và đơn vị thành viên Công ty TNHH MTV Đá Granite. Trên cơ sở nhận định và phân tích hệ thống kiểm soát chi phí hiện tại, tác giả tiến hành hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Tổng Công ty Tín Nghĩa. Các nghiên cứu về hệ thống kiểm soát chi phí của tác giả không chỉ áp dụng cho Tổng Công ty Tín Nghĩa, hệ thống kiểm soát chi phí gồm các kỹ thuật kiểm soát chi phí hữu hiệu có thể áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp khác. Tác giả PHÙNG THẾ VINH
2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp.HCM PHÙNG THẾ VINH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TÍN NGHĨA LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2009
3. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp.HCM PHÙNG THẾ VINH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TÍN NGHĨA Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. PHẠM THỊ PHỤNG TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2009
4. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa” do tôi nghiên cứu thực hiện, các số liệu và tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng và chưa từng được công bố trong các đề tài trước đây. Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Tác giả PHÙNG THẾ VINH
5. MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan i Mục lục ii Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt iii Danh mục các bảng, biểu iv Danh mục các hình vẽ, đồ thị v Lời cảm ơn vi Lời mở đầu 1 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Tổng quan về chi phí và kiểm soát chi phí 2 1.1.1 Tổng quan về chi phí 2 1.1.2 Tổng quan về kiểm soát chi phí 5 1.2 Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí 6 1.2.1 Đặc thù ngành kinh doanh 6 1.2.2 Nhu cầu thông tin của nhà quản lý 8 1.2.3 Quy trình và thủ tục kiểm soát 9 1.2.3.1 Quy trình kiểm soát 9 1.2.3.2 Thủ tục kiểm soát 10 1.2.4 Hệ thống hỗ trợ 11 1.3 Các phương pháp kiểm soát chi phí 13 1.3.1 Phân loại chi phí - Xác định cơ sở phân bổ chi phí 13 1.3.2 Xây dựng trung tâm trách nhiệm - Đánh giá hiệu quả hoạt động 15 1.3.3 Xây dựng hệ thống định mức chi phí, phân tích biến động chi phí 16 1.3.4 Lập dự toán hoạt động 17 Kết luận Chương 1 18
6. CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHHMTV TÍN NGHĨA 2.1 Quá trình hình thành và phát triển 19 2.1.1 Lịch sử công ty 19 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 20 2.1.3 Hệ thống Tín Nghĩa 20 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 22 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán 25 2.1.6 Phân tích tổng quát tình hình kinh doanh năm 2006, 2007, 2008 26 2.2 Hệ thống kiểm soát chi phí tại Tổng Công ty Tín Nghĩa 30 2.2.1 Hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa 31 2.2.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng công ty 31 2.2.1.2 Chính sách quản lý chi phí 31 2.2.1.3 Danh mục chi phí hiện nay 33 2.2.1.4 Tổ chức ghi chép kế toán chi phí 37 2.2.1.5 Các báo cáo chi phí hiện hành 37 2.2.2 Hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Đá Granite Tín Nghĩa 38 2.2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH MTV Đá Granite Tín Nghĩa 38 2.2.2.2 Định mức chi phí sản xuất 41 2.2.2.3 Danh mục chi phí 43 2.2.2.4 Quy trình ghi chép kế toán chi phí 46 2.2.2.5 Các báo cáo chi phí hiện hành 48 2.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát chi phí hiện tại 48 2.3.1 Hệ thống kế toán chi phí chưa hoàn chỉnh 48 2.3.2 Hệ thống định mức chi phí chưa hoàn chỉnh 49 2.3.3 Chưa lập dự toán phục vụ kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động 50 2.3.4 Chưa thực hiện phân tích biến động chi phí và đánh giá thành quả quản lý chi phí 50 2.4 Các yêu cầu quản lý hiện nay 50 2.4.1 Kế hoạch hoạt động kinh doanh năm 2009 và các năm tiếp theo 50
7. 2.4.2 Nhu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí 51 Kết luận Chương 2 52 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TÍN NGHĨA 3.1 Mục tiêu và ý nghĩa của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty TNHH MTV Tín Nghĩa 54 3.1.1 Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí 54 3.1.2 Ý nghĩa của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí 55 3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí 56 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống kế toán ghi chép chi phí 56 3.2.1.1 Mã hóa chi phí 56 3.2.1.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ 57 3.2.1.3 Sử dụng công cụ hỗ trợ 57 3.2.1.4 Phân loại chi phí 57 3.2.2 Xây dựng và cập nhật hệ thống định mức chi phí sản xuất 60 3.2.2.1 Sự cần thiết của việc xây dựng định mức chi phí sản xuất 60 3.2.2.2 Quy trình lập và cập nhật định mức chi phí sản xuất 60 3.2.2.3 Lập định mức chi phí sản xuất 62 3.2.3 Lập dự toán chi phí 63 3.2.3.1 Dự toán ngân sách – Công cụ quản lý hoạt động hiệu quả 63 3.2.3.2 Các bước lập dự toán 64 3.2.3.3 Quy trình lập dự toán của các đơn vị thành viên và Tổng công ty 65 3.2.3.4 Quy trình lập dự toán chi phí 65 3.2.4 Phân tích biến động chi phí 68 3.2.4.1 Phân tích biến động chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 68 3.2.4.2 Phân tích biến động của giá thành định mức 71 3.2.5 Đánh giá thành quả quản lý chi phí 75 3.2.5.1 Xây dựng trung tâm trách nhiệm 75 3.2.5.2 Xây dựng hệ thống báo cáo đánh giá thành quả quản lý chi phí 77
8. 3.2.5.3 Đánh giá thành quả quản lý chi phí của các trung tâm chi phí 78 Kết luận Chương 3 80 Phần kết luận chung của đề tài vii Phụ lục viii Tài liệu tham khảo ix
9. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT - ABC (Activities based costing): Phương pháp tính giá thành trên cơ sở hoạt động - BĐS: Bất động sản - BHXH: Bảo hiểm xã hội - BHYT: Bảo hiểm y tế - Công ty TNHH MTV: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên - CPBH: Chi phí bán hàng - CPQLDN: Chi phí quản lý doanh nghiệp - ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp - GVHB: Giá vốn hàng bán - HTK: Hàng tồn kho - KCN: Khu công nghiệp - NCTT: Nhân công trực tiếp - NVL: Nguyên vật liệu - NVLTT: Nguyên vật liệu trực tiếp - SX: Sản xuất - SXC: Sản xuất chung - Thuế TNDN: Thuế thu nhập doanh nghiệp - TSCĐ: Tài sản cố định - VLXD: Vật liệu xây dựng
10. DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Tên bảng biểu Trang 1. Bảng 1.1 Các chi phí phát sinh trong chuỗi giá trị 4 2. Bảng 1.2 Cơ sở phân bổ chi phí sản xuất 14 3. Bảng 1.3 Cơ sở phân bổ chi phí hoạt động 15 4. Bảng 1.4 Cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm 16 Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh Tổng Công ty Tín Nghĩa năm 2006, 5. 26 2007, 2008 6. Bảng 2.2 Các chỉ tiêu phân tích tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh 27 7. Bảng 2.3 Các chỉ tiêu phân tích tổng hợp hoạt động tài chính, hoạt động khác 27 8. Bảng 2.4 Phân tích lợi nhuận của một số lĩnh vực kinh doanh chủ lực 29 9. Bảng 2.5: Danh mục chi phí bán hàng của văn phòng công ty 34 10. Bảng 2.6 Cách mã hóa chi phí tại văn phòng Công ty 36 11. Bảng 2.7 Cách mã hóa chi phí tại văn phòng Công ty 37 12. Bảng 2.8: Định mức vật tư chính cho một số sản phẩm đá 42 13. Bảng 2.9: Danh mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 43 14. Bảng 2.10: Danh mục tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 44 15. Bảng 2.11: Danh mục tài khoản chi phí nhân công trực tiếp 44 16. Bảng 2.12: Danh mục tài khoản chi phí sản xuất chung 44 17. Bảng 3.1 Phân loại chi phí sản xuất chung 58 Bảng 3.2 Phân tích chênh lệch chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2008 so với 18. 69 năm 2007 19. Bảng 3.3 Phân tích chi tiết các khoản mục chi phí có chênh lệch bất lợi 70 20. Bảng 3.4 Báo cáo phân tích chênh lệch chi phí quản lý doanh nghiệp theo dự toán 71 21. Bảng 3.5 Báo cáo phân tích chênh lệch chi phí sản xuất 72 Bảng 3.6 Bảng phân tích chênh lệch giá thành định mức – Chi phí sản xuất trực 22. 73 tiếp
11. 23. Bảng 3.7 Bảng phân tích chênh lệch giá thành định mức – Chi phí sản xuất chung 74 24. Bảng 3.8 Báo cáo thành quả quản lý chi phí – Trung tâm chi phí định mức 77 25. Bảng 3.9 – Báo cáo thành quả quản lý chi phí – Trung tâm chi phí tự do 78 26. Bảng 3.10 – Báo cáo tổng hợp thành quả quản lý chi phí – Toàn Tổng Công ty 79
12. DANH MỤC HÌNH VẼ , ĐỒ THỊ Số Tên bảng biểu Trang 1. Hình 1.1: Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí 6 Hình 2.1 Hệ thống các đơn vị thành viên của công ty TNHH MTV 2. 20 Tín Nghĩa Hình 2.2 Đồ thị biểu diễn tỷ lệ chi phí/doanh thu qua các năm 2006, 3. 28 2007, 2008 4. Hình 2.3 Cách đánh mã số khoản mục chi phí ngoài sản xuất 34 5. Sơ đồ 1.1: Ra quyết định trong quy trình kiểm soát 9 6. Sơ đồ 1.2: Quy trình lập ngân sách trong đơn vị 17 7. Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa 24 8. Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH MTV Tín Nghĩa 25 9. Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi chép kế toán chi phí 37 10. Sơ đồ 2.4 Quy trình sản xuất đá Granite 47 11. Sơ đồ 3.1: Cách mã hóa thống nhất các khoản mục chi phí 56 12. Sơ đồ 3.2: Hệ thống định mức chi phí sản xuất 61 13. Sơ đồ 3.3: Quy trình lập và cập nhật định mức chi phí sản xuất 61 14. Sơ đồ 3.4 Quy trình lập dự toán của Tổng công ty Tín Nghĩa 65
13. Lời cảm ơn ¾™½ Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô TS. Phạm Thị Phụng người đã hướng dẫn tận tình cho tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn. Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các Thầy, Cô đã cung cấp kiến thức, phương pháp và kinh nghiệm nghiên cứu cho tôi trong thời gian học Cao học tại Trường. Để thực hiện được đề tài, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Công ty Tín Nghĩa. Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận với nguồn tài liệu của Công ty. Xin cảm ơn sự quan tâm, động viên, hỗ trợ của tất cả anh, chị, em, bạn bè, đồng nghiệp trong suốt thời gian thực hiện đề tài.
14. Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU Mục tiêu quan trọng của các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh là làm sao để tối đa hóa lợi nhuận hoạt động. Để gia tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải quan tâm đến vấn đề kiểm soát chi phí, làm sao để chi phí bỏ ra phải đem lại lợi nhuận tương xứng, các khoản chi phí được kiểm soát một cách hữu hiệu nhất. Trong điều kiện hội nhập của nền kinh tế Việt nam với nền kinh tế thế giới, sự cạnh tranh trong các lĩnh vực, ngành nghề càng gia tăng. Do đó, hoạt động kiểm soát chi phí được chú trọng thực hiện hơn nữa để gia tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Đề tài nhằm mục đích hệ thống các kiến thức lý luận về kiểm soát chi phí, kết hợp các công cụ kiểm soát chi phí nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí hoàn chỉnh, phát huy tác dụng của các công cụ kiểm soát chi phí. Cơ sở khoa học của đề tài: Đề tài kết hợp giữa lý luận đã nghiên cứu và thực trạng hoạt động kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa. Trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm hoạt động đa lĩnh vực, ngành nghề và yêu cầu quản lý của Công ty, tiến hành xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa. Mục đích nghiên cứu của đề tài: hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tính cạnh tranh cho doanh nghiệp đối với thị trường trong và ngoài nước. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty TNHH MTV Tín Nghĩa, khảo sát hệ thống kiểm soát chi phí tại đơn vị thành viên: Công ty TNHH một thành viên Đá Granite Tín Nghĩa. Nội dung của đề tài gồm 3 chương không kể phần mở đầu và phần kết luận: Chương 1: Những vấn đề chung về kiểm soát chi phí Chương 2: Hoạt động kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa
15. Trang 2 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Tổng quan về chi phí và kiểm soát chi phí. 1.1.1 Tổng quan về chi phí. Mỗi sản phẩm hay dịch vụ đều có các chi phí vật liệu, lao động và chi phí chung cấu thành nên. Chi phí1: phản ánh giá trị nguồn lực mà đơn vị kinh doanh chấp nhận từ bỏ để đạt mục tiêu nào đó, như mua hàng hay dịch vụ. Thuật ngữ “chi phí” có nhiều cách nhìn nhận khác nhau trong các ngữ cảnh khác nhau. Chi phí thường được định nghĩa dựa trên cơ sở mục tiêu hay thông tin kỳ vọng nhận được. Các cơ sở phân tích và phân loại chi phí cơ bản bao gồm: Khi phân tích theo thời gian, chi phí được phân chia thành chi phí lịch sử (chi phí quá khứ) và chi phí kế hoạch. • Chi phí lịch sử (chi phí quá khứ) là các chi phí đã thực tế phát sinh, như mua hàng hóa, dịch vụ; hay các chi phí đã sử dụng trong kỳ, • Chi phí kế hoạch là các chi phí dự kiến sẽ xảy ra trong (các) kỳ sắp tới, là cơ sở hoạch định nguồn lực và đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu đề ra, như kế hoạch chi phí phát sinh cho hoạt động quảng cáo, bán hàng, Khi phân tích mối quan hệ giữa chi phí phát sinh với mức độ hoạt động, chi phí được phân chia thành định phí, biến phí, chi phí hỗn hợp • (Tổng) Định phí là chi phí không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi trong phạm vi phù hợp. Định phí đơn vị thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Ví dụ khi đơn vị chọn phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng, thì chi phí khấu hao trong kỳ đó là định phí, nếu số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ càng nhiều, định phí đơn vị sẽ nhỏ dần và ngược lại. • (Tổng) Biến phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Biến phí đơn vị không đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Giả sử mức tiêu hao sản xuất một cái áo mất một mét vải thì khi số lượng áo sản xuất càng nhiều, tổng lượng vài tiêu hao càng lớn. Hay khi chọn phương pháp khấu hao theo sản 1 Charles T.Horngren, Srikant M. Datar, George Foster; Cost Accounting: A Managerial emphasis, twelfth Edition; Pearson 2006, Trang 25
16. Trang 3 lượng, chi phí khấu hao của từng đơn vị sản lượng là biến phí, chi phí khấu hao trong kỳ bằng chi phí khấu hao đơn vị nhân với số lượng sản phẩm sản xuất ra. • Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà trong nó vừa có yếu tố định phí và biến phí. Trong quá trình tính toán, phân tích số liệu, chi phí hỗn hợp phải được tách riêng thành định phí, biến phí theo các phương pháp phù hợp. Khi phân tích chi phí theo chức năng hoạt động, chi phí được phân chia thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. • Chi phí sản xuất là các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất tạo thành phẩm. Chi phí sản xuất bao gồm hai nhóm cơ bản: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp là các chi phí tính được trực tiếp cho từng đối tượng tính chi phí, như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí gián tiếp là các chi phí không tính được trực tiếp cho từng đối tượng tính chi phí, như chi phí sản xuất chung. Các chi phí này được phân bổ cho từng đối tượng tính giá thành trên cơ sở phân bổ chi phí liên quan. Theo phương pháp truyền thống, cơ sở phân bổ chi phí chỉ có một hoặc hai cơ sở (số giờ lao động trực tiếp, chi phí trực tiếp, ) nên kết quả tính giá thành đạt mức độ chính xác nhất định. Hiện nay, khi chi phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng lớn (từ hơn 50% tổng chi phí sản xuất), các đơn vị kinh doanh bắt đầu chuyển sang sử dụng phương pháp tính giá thành trên cơ sở hoạt động ABC (Activities based costing) để kết quả tính chi phí chính xác hơn. • Chi phí ngoài sản xuất là các chi phí phát sinh để đưa hàng hóa vào quá trình lưu thông, bao gồm chi phí phục vụ bán hàng và quản lý. Căn cứ vào khả năng kiểm soát đối với một khoản mục chi phí, chi phí được phân loại thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. • Chi phí kiểm soát được (controllable costs) là những chi phí mà nhà quản lý có thể xác định được chính xác mức phát sinh của chi phí trong kỳ, đồng thời nhà quản lý cũng có quyền quyết định về sự phát sinh của nó, VD: chi
17. Trang 4 phí thuê nhà, chi phí tiếp khách, chi phí lương nhân viên trong bộ phận của nhà quản lý. • Chi phí không kiểm soát được (noncontrollable costs) là những chi phí mà nhà quản lý không thể dự đoán chính xác mức phát sinh của chi phí trong kỳ và sự phát sinh của nó vượt quá tầm kiểm soát, quyết định của nhà quản lý, VD: chi phí cấp trên phân bổ đối với nhà quản lý ở bộ phận. Khi phân tích để ra quyết định kinh doanh, nhà quản lý cũng cần xác định thông tin liên quan và không liên quan. • Thông tin liên quan là các thông tin dự báo chi phí và doanh thu mà có sự chênh lệch giữa các phương án xem xét. • Khi không có chênh lệch về doanh thu hay chi phí giữa các phương án xem xét thì thông tin đó thường là thông tin không liên quan. Tóm lại, chi phí phát sinh trong mọi hoạt động của đơn vị kinh doanh, từ khi thành lập cho đến khi kết thúc hoạt động. Trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các đơn vị kinh doanh đều hướng tới khách hàng, phân tích các chi phí phát sinh trong chuỗi giá trị, cố gắng thỏa mãn và gia tăng lợi ích kinh tế cho khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh, kiểm soát tốt các chi phí phát sinh. Các chi phí phát sinh trong phân tích chuỗi giá trị bao gồm: Bảng 1.1: Các chi phí phát sinh trong chuỗi giá trị Các hoạt động trong chuỗi Minh họa các chi phí phát sinh liên quan Nghiên cứu và phát triển • Chi phí lương nghiên cứu, khảo sát nhu cầu thị trường • Chi phí lương của kỹ sư nghiên cứu thiết kế và chế tạo sản phẩm nghiên cứu Thiết kế sản phẩm, dịch vụ • Chi phí lương của kỹ sư thiết kế, sản hay quy trình phẩm, dịch vụ hay quy trình • Chi phí máy móc thiết bị liên quan • Chi phí phát triển, kiểm tra sản phẩm, dịch vụ hay quy trình Sản xuất • Chi phí lương bộ phận trực tiếp sản xuất • Chi phí lương bộ phận gián tiếp tham
18. Trang 5 gia sản xuất • Chi phí khấu hao • Chi phí năng lượng Tiếp thị • Chi phí quảng cáo • Chi phí lương, đi lại, giao tế của bộ phận tiếp thị Phân phối • Chi phí lương của bộ phận phân phối • Chi phí khấu hao của trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho hoạt động phân phối Dịch vụ sau bán hàng • Chi phí lương của bộ phận dịch vụ sau bán hàng • Chi phí vật tư, đi lại của bộ phận dịch vụ sau bán hàng Khi phân tích chi phí theo chuỗi giá trị, chi phí được phân loại theo từng bộ phận phát sinh chi phí đó. Đây cũng chính là nền tảng cho việc phân loại chi phí chi tiết, từ đó lựa chọn được cơ sở phân bổ chi phí phù hợp để tính toán chính xác chi phí cho từng đối tượng tính chi phí, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị ra quyết định. 1.1.2 Tổng quan về kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là quá trình quan sát, đo lường, so sánh và ra quyết định nhằm duy trì chi phí tại mức thấp nhất có thể mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Kiểm soát chi phí tốt sẽ loại trừ được lãng phí và các khoản sử dụng không hiệu quả trong suốt chuỗi giá trị, giúp cho đơn vị sử dụng hiệu quả nguồn lực, nâng cao năng suất và hiệu suất các hoạt động trong doanh nghiệp. Hành động kiểm soát có thể xảy ra trước, trong và sau hoạt động phát sinh tương ứng với ba loại kiểm soát sau: • Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động xảy ra. Hoạt động này cho phép nhà quản lý tính toán, cân nhắc các vấn đề có thể phát sinh để ra quyết định, là cơ sở để so sánh, đối chiếu với các hoạt động khi xảy ra.
19. Trang 6 • Kiểm soát đồng thời là loại kiểm soát được tiến hành song song với hoạt động xảy ra, nhà quản lý có thể can thiệp trực tiếp để tránh tổn thất phát sinh thêm. • Kiểm soát phản hồi là loại kiểm soát được tiến hành sau khi hoạt động xảy ra. Kiểm soát phản hồi cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết để lập kế hoạch tốt hơn cho lần sau và cũng là động cơ giúp các thành viên trong đơn vị xem xét, đánh giá được kết quả hoạt động của mình. Nhược điểm của kiểm soát phản hồi là độ trễ về thời gian, nếu khoảng cách thời gian càng nhiều thì tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát sẽ giảm đi. 1.2 Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí KI ỂM S OÁ T CH I P HÍ Hình 1.1: Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí 1.2.1 Đặc thù ngành kinh doanh. Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau phát sinh các dòng chi phí khác nhau. Trong đơn vị kinh doanh dịch vụ, chi phí phát sinh chủ yếu là chi phí quản lý doanh nghiệp, như chi phí lương, chi phí tiện ích, Các chi phí này chủ yếu được trình bày trên Báo cáo Kết quả kinh doanh định kỳ. Kiểm soát tốt chi phí hoạt động này giúp đơn vị nâng cao hiệu quả hoạt động.
20. Trang 7 Trong đơn vị kinh doanh thương mại, ngoài các chi phí quản lý phát sinh giống như đơn vị kinh doanh dịch vụ, còn phát sinh thêm loại chi phí khác, chiếm tỷ trọng không nhỏ trong đơn vị, đó là giá trị hàng tồn kho và chi phí bán hàng. Giá trị hàng tồn kho phản ánh nguồn lực chuẩn bị cho kinh doanh, được trình bày trên Bảng Cân đối kế toán. Khi kiểm soát tốt các khoản chi cho hoạt động mua hàng sẽ giúp cho đơn vị duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, sử dụng vốn tối ưu, đánh giá được trách nhiệm của các bộ phận liên quan. Chi phí bán hàng phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu lưu thông, đưa hàng hóa đến tay khách hàng. Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí lương, tiện ích của bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo, khuyến mãi, hoa hồng, chi phí dịch vụ sau bán hàng, . Giống như chi phí quản lý, chi phí bán hàng được khấu trừ vào doanh thu để xác định hiệu quả kinh doanh định kỳ. Kiểm soát chi phí bán hàng giúp đơn vị đánh giá được hiệu quả sử dụng chi phí, đem lại giá trị tăng thêm cho khách hàng, đánh giá được trách nhiệm của các bộ phận liên quan, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Dòng chi phí trong đơn vị sản xuất phát sinh nhiều hơn so với đơn vị dịch vụ và thương mại nêu trên. Hoạt động chính của đơn vị sản xuất là sản xuất ra thành phẩm rồi đem tiêu thụ, nên phát sinh thêm dòng chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận sản xuất; đầu tư, mua sắm chuẩn bị nguồn lực cho hoạt động; tiến hành hoạt động sản xuất ra thành phẩm, còn chi phí trong giai đoạn tiêu thụ thì giống như đơn vị thương mại. Trong giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận sản xuất, đơn vị phải xác định rõ mục tiêu hoạt động, thực hiện nghiên cứu thị trường, xác định được loại sản phẩm cần sản xuất, sản xuất cho khách hàng mục tiêu nào, số lượng là bao nhiêu và cần những nguồn lực gì. Giai đoạn này là tiền đề để thực hiện các giai đoạn sau. Trong giai đoạn đầu tư, mua sắm chuẩn bị nguồn lực cho hoạt động, phát sinh các chi phí cho ba nguồn lực sau: • Nguồn lực dài hạn: nhà xưởng, trang thiết bị sản xuất. Nguồn lực này thường chiếm một lượng vốn đầu tư lớn ban đầu, ổn định trong một thời gian, chịu
21. Trang 8 nhiều rủi ro, cần nhiều năm để thu hồi lại vốn đầu tư ban đầu. Nguồn lực dài hạn là nguồn gốc phát sinh các chi phí dài hạn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. • Nguồn lực ngắn hạn: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dịch vụ nhận được, Nguồn lực này thường thay đổi theo chu kỳ hoạt động của đơn vị, hay khi có sự thay đổi về kế hoạch kinh doanh. Nguồn lực này chiếm một lượng vốn ít hơn nguồn lực dài hạn, thời gian thu hồi vốn đầu tư ngắn. Đây là nguồn gốc phát sinh các chi phí ngắn hạn trong đơn vị. • Nguồn nhân lực: lực lượng lao động là một nguồn lực hữu hình, không thể hiện rõ trong danh mục tài sản nhưng đóng vai trò quan trong đến hiệu quả hoạt động của đơn vị. Các chi phí phát sinh cho nguồn nhân lực có thể là chi phí ngắn hạn hay dài hạn. Trong giai đoạn sản xuất, đơn vị khai thác sử dụng các nguồn lực trên để sản xuất ra thành phẩm, thỏa mãn nhu cầu khách hàng, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ. Kiểm soát tốt chi phí trong khâu sản xuất sẽ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hoạch định kế hoạch cho tương lai, tăng cường mức độ phối hợp giữa các bộ phận liên quan trong tổ chức. 1.2.2 Nhu cầu thông tin của nhà quản lý. Nhà quản lý luôn cần những thông tin liên quan để có cơ sở lựa chọn, ra quyết định tương ứng. Thông tin bao gồm hai loại, thông tin bên ngoài và thông tin bên trong đơn vị. Thông tin bên ngoài cho đơn vị thấy môi trường kinh doanh hiện nay và xu hướng ra sao, từ đó so sánh, định vị vị trí của đơn vị mình trong thị trường đó. Tuy nhiên việc định lượng, đo lường độ chính xác, tin cậy của các thông tin bên ngoài có giới hạn nhất định. Trong khi đó các thông tin bên trong do chính đơn vị thống kê, tổng hợp ngay trong đơn vị sẽ cho thấy thực lực của đơn vị, mức độ sử dụng hiệu quả hay lãng phí nguồn lực sẽ giúp cho nhà quản lý có những cơ sở ra quyết định chính xác. Chi phí phát sinh trong suốt quá trình hoạt động, thông tin chi phí trở nên hữu dụng để nhà quản lý giải quyết hai bài toán cơ bản sau:
22. Trang 9 • Cải tiến hoạt động: nhà quản lý cần những thông tin chính xác, kịp thời để ra quyết định ngừng hay tiếp tục sản xuất, kinh doanh; cải tiến chất lượng, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực. • Chiến lược hoạt động: thông tin cung cấp giúp cho nhà quản lý ra các quyết định về: o Thiết kế sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng, đạt được mức lợi nhuận mong muốn. o Lựa chọn các phương án đầu tư. o Lựa chọn nhà cung cấp. o Lựa chọn phương thức thực hiện, cung cấp các dịch vụ trước, trong và sau quá trình bán hàng để duy trì và phát triển số lượng khách hàng trên thị trường. Để có những thông tin hữu dụng trên, tất cả các bộ phận trong đơn vị phải phối hợp trao đổi, cung cấp thông tin liên quan để tổng hợp lại. Công việc này được thực hiện thông qua quy trình cụ thể để đảm bảo tính chính xác của thông tin cung cấp. 1.2.3 Quy trình và thủ tục kiểm soát. 1.2.3.1 Quy trình kiểm soát. Quy trình kiểm soát bao gồm bốn hoạt động cơ bản: lập kế hoạch, đo lường - tổng hợp hoạt động thực tế, so sánh thực tế với kế hoạch và ra quyết định quản trị. Sơ đồ 1.1: Ra quyết định trong quy trình kiểm soát
23. Trang 10 • Lập kế hoạch: từ mục tiêu đề ra, đơn vị luôn lập kế hoạch, đây là cơ sở để phấn đấu thực hiện, để so sánh và kiểm soát hoạt động trong tổ chức. Kế hoạch bao gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch chi phí, định mức chi phí, kế hoạch tiêu thụ, Khi mục tiêu thay đổi, việc lập kế hoạch luôn được thay đổi theo. • Đo lường, tổng hợp hoạt động thực tế: đây là hoạt động thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin liên quan để nhà quản lý ra quyết định chính xác và kịp thời. • So sánh chênh lệch giữa hoạt động thực tế và kế hoạch: đây là hoạt động nhằm xác định kế hoạch đưa ta đang được thực hiện như thế nào, theo đúng hay chệch hướng kế hoạch đưa ra. Nếu không có chênh lệch hoặc chênh lệch trong tầm kiểm soát thì có thể hiểu các hoạt động xảy ra như mong muốn và ngược lại. • Ra quyết định quản trị: là công đoạn cuối trong quy trình kiểm soát. Khi kết quả đạt được như kế hoạch đề ra, nhà quản trị thường sẽ không ra quyết định gì để điều chỉnh kế hoạch cho đến khi mục tiêu có thay đổi. Khi kết quả đạt được có sai lệch trọng yếu, nhà quản trị thường cần thêm thông tin giải thích vì sao dẫn đến chênh lệch, từ đó mới ra quyết định điều chỉnh kế hoạch hay điều chỉnh hoạt động để tối ưu hóa nguồn lực trong đơn vị. 1.2.3.2 Thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát bao gồm một loạt các hoạt động khác nhau nhằm đảm bảo quy trình được tuân thủ, đạt được mục tiêu đơn vị và hiệu quả công việc của mọi thành viên trong tổ chức. Mỗi đơn vị có đặc thù kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản lý khác nhau nên các thủ tục kiểm soát được xây dựng phải thỏa mãn các yêu cầu tương ứng. Không tồn tại một thủ tục kiểm soát nào có thể được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc sau: • Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này nhằm tránh việc lạm dụng quyền hạn cá nhân làm ảnh hưởng đến quyền lợi của tổ chức, cá nhân khác. Tách
24. Trang 11 biệt khâu lập, xét duyệt và thực hiện cho một nhóm nghiệp vụ cụ thể, bảo vệ tài sản của đơn vị. Nguyên tắc này giúp cho việc phát hiện gian lận, kiểm soát hệ thống dễ dàng hơn. • Phân quyền phê duyệt thích hợp: tùy theo văn hóa công ty, phong cách quản lý của đơn vị để phân quyền quản lý, phê duyệt tương thích. Chẳng hạn một số đơn vị áp dụng đồng nhất giá bán do Ban Giám đốc quyết định, nhưng một số đơn vị khác cho phép các nhóm trưởng kinh doanh quyết định giá bán/ giá mua cho từng nhóm khách hàng/ nhà cung cấp trong dung sai cho phép với khung giá ban đầu. Khi thực hiện phân quyền quản lý, nhà quản lý cấp cao sẽ có cơ hội khai thác sự sáng tạo, hiệu quả công việc của nhà quản lý cấp trung, nhà quản lý cấp cơ sở, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực cho đơn vị. • Chứng từ, sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo đầy đủ: chứng từ là cơ sở để xác nhận sự chuyển giao thông tin, tài sản, nguồn lực giữa các bên liên quan, nên nó phải được kiểm soát chặt chẽ, ngăn ngừa hành vi lãng phí, gian lận hay sử dụng sai mục đích. Để làm được công việc này, đơn vị cần có hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý cũng như với cơ quan chức năng liên quan. • Kiểm soát sự hiện hữu của tài sản: đây là cách thức quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác trong đơn vị. Chẳng hạn ban hành quy chế quản lý kho hàng, truy cập tài liệu kế toán, các dữ liệu, thông tin trong hệ thống máy tính, kiểm kê tài sản, . 1.2.4 Hệ thống hỗ trợ. Hệ thống hỗ trợ chính là các công cụ giúp xử lý dữ liệu, đảm bảo tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ, đảm bảo tính kiểm soát và cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý kịp thời, chính xác để ra quyết định. Chẳng hạn các thông tin thực tế phát sinh, các thông tin dự báo, các thông tin phân tích cho kỳ mong muốn. Ưu điểm của hệ thống hỗ trợ là giúp công việc được ghi chép, tổng hợp, truy vết nhanh các dữ liệu, thông tin yêu cầu. Hệ thống hỗ trợ tốt sẽ tránh được việc sai
25. Trang 12 sót (cố ý hay vô tình) của người thực hiện, giúp cho thông tin thể hiện đúng bản chất của hoạt động. Tùy theo đặc thù kinh doanh, quy mô đơn vị, nhu cầu thông tin và kiểm soát, nhà quản lý có thể lựa chọn các công cụ hỗ trợ khác nhau. Các công cụ hỗ trợ hiện nay có thể được phân nhóm như sau: • Quản lý nhân sự: theo dõi và cung cấp các thông tin về nhân sự, thực hiện công việc tính lương, thưởng và các khoản thu nhập, khấu trừ của nhân viên, • Quản lý kho: theo dõi và cung cấp thông tin về nhập, xuất, tồn kho cho từng loại hàng, nhóm hàng, hạn dùng của hàng hóa, hoạch định hàng tồn kho, • Quản lý sản xuất: theo dõi và cung cấp thông tin về hàng sản xuất, tính giá thành sản phẩm, hoạch định nguyên vật liệu, sử dụng máy móc thiết bị, lập kế hoạch sản xuất, • Quản lý khách hàng: theo dõi và cung cấp thông tin về khách hàng, doanh thu, khoản phải thu, hạn mức tín dụng, phân tích tuổi nợ, kế hoạch thu nợ theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, • Quản lý kế toán: theo dõi quá trình ghi chép và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng thông tin, tuân thủ chế độ chứng từ, sổ sách, báo cáo theo quy định hiện hành của nhà nước, và cung cấp thêm một số thông tin liên quan cho nhà quản lý. • Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): đây là hệ thống tích hợp trong quản lý nhằm sử dụng tối ưu nguồn lực trong đơn vị. Khi triển khai hệ thống này, tất cả bộ phận liên quan trong tổ chức đều sử dụng, nối kết thông tin với nhau, đảm bảo tính chính xác, kịp thời đến từng loại giao dịch kinh tế, nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán là thành phần không thể thiếu.