Luận văn Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty xuất nhập khẩu An Giang

Nội dung text: Luận văn Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty xuất nhập khẩu An Giang

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH HUỲNH THỊ ĐĂNG KHOA HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN MÃ SỐ: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. HUỲNH ĐỨC LỘNG TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009
2. MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các bảng, sơ đồ Mở đầu 1 CHƯƠNG 1: Tổng quan về dự toán ngân sách 3 1.1 Các vấn đề lý luận chung về dự toán ngân sách 3 1.1.1 Khái niệm 3 1.1.2 Mục đích, chức năng 4 1.2 Phân loại dự toán ngân sách 6 1.2.1 Phân loại theo chức năng 6 1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập 6 1.2.3 Phân loại theo thời gian 7 1.2.4 Phân loại theo mức độ phân tích 8 1.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách, quy trình lập dự toán ngân sách 9 1.3.1 Các mô hình dự toán ngân sách 9 1.3.2 Quy trình dự toán ngân sách 13 1.4 Mối quan hệ giữa các dự toán trong hệ thống dự toán 15 1.5 Yếu tố con người trong dự toán 17 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 19 CHƯƠNG 2:Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty Angimex 20 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 20 2.1.1 Lược sử hình thành và phát triển của công ty 20 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 20 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 21
3. 2.1.4 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh của công ty 25 2.1.5 Phân tích những thuận lợi, khó khăn của công ty 26 2.1.6 Phương hướng phát triển 27 2.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty 28 2.2.1 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 28 2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán 29 2.3 Thực trạng công tác dự toán của công ty 31 2.3.1 Thực trạng công tác dự toán ngân sách 31 2.3.2 Đánh giá thực trạng dự toán ngân sách của công ty 56 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 63 CHƯƠNG 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty Angimex 65 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty ANGIMEX 65 3.2 Quan điểm, mục tiêu và nguyên tắc hoàn thiện 65 3.2.1 Quan điểm hoàn thiện 65 3.2.2 Mục tiêu hoàn thiện 66 3.2.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện 66 3.3 Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty ANGIMEX 67 3.3.1 Hoàn thiện mô hình dự toán ngân sách 67 3.3.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách 68 3.3.3 Hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách 71 3.3.4 Hoàn thiện các báo cáo dự toán 73 3.4 Các giải pháp hoàn thiện khác 93 3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán quản trị 93 3.4.2 Tổ chức nguồn nhân lực trong việc thực hiện dự toán 95 3.4.3 Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật hiện đại 95 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 96 KẾT LUẬN 97 Tài liệu tham khảo Phụ lục
4. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT HĐQT: Hội đồng quản trị TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh SXKD: Sản xuất kinh doanh GTGT: Giá trị gia tăng TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNCN: Thu nhập cá nhân TSCĐ: Tài sản cố định CCDC: Công cụ dụng cụ SL: Số lượng ĐGBQ: Đơn giá bình quân CPSXC: Chi phí sản xuất chung KTQT: Kế toán quản trị KQKD: Kết quả kinh doanh
5. DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Sơ đồ 1.2: Mô hình thông tin phản hồi Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin từ dưới lên Sơ đồ 1.4: Sơ đồ quy trình dự toán ngân sách Sơ đồ 1.5: Sơ đồ mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Bảng 2.1: Bảng các chỉ tiêu kết quả kinh doanh Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán Sơ đồ 3.1: Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách Sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
6. 1 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Công Ty xuất nhập khẩu An Giang là một công ty cổ phần vừa được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước nên bước đầu còn gặp nhiều khó khăn. Để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt thì đòi hỏi công ty xuất nhập khẩu An Giang phải không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Thật vậy, dự toán ngân sách là một trong những công cụ quản lý khoa học, nó giúp nhà quản lý dự đoán trước tình hình kinh doanh để hướng hoạt động kinh doanh theo mục tiêu đã định. Tuy nhiên, dự toán ngân sách vẫn chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức. Một số doanh nghiệp có lập dự toán nhưng số liệu dự toán thường không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp nên không phát huy vai trò, công dụng của dự toán mà còn gây lãng phí cho doanh nghiệp. Công ty xuất nhập khẩu An Giang sớm nhận ra được vai trò của dự toán ngân sách đối với công tác quản lý nên công tác dự toán đã được thực hiện tại công ty. Tuy nhiên công tác dự toán của công ty hiện vẫn còn nhiều khiếm khuyết. Từ việc nhận thức được sự cần thiết của công tác lập dự toán ngân sách đối với công ty trong giai đoạn hiện nay, tác giả đã chọn đề tài “ Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty xuất nhập khẩu An Giang” làm luận văn thạc sĩ với mong muốn đóng góp một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác dự toán ngân sách để góp phần nâng cao hiệu quả họat động và nâng lực cạnh tranh của công ty. Mục tiêu của đề tài Luận văn tập trung vào 3 mục tiêu chính sau đây: - Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách
7. 2 - Đánh giá thực trạng tổ chức công tác dự toán tại công ty Angimex - Đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán tại công ty Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu nghiên cứu dự toán ngân sách ngắn hạn tại công ty Angimex Phương pháp nghiên cứu Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp biện chứng duy vật, ngoài ra còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu khác như: phương pháp tiếp cận, quan sát, phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh, thống kê Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty Angimex Chương 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty Angimex Ngoài ra luận văn còn có thêm phần phụ lục trình bày các báo cáo dự toán thực tế của công ty xuất nhập khẩu An Giang để chứng minh cho những vấn đề về thực tế tại công ty đã được đề cập trong luận văn và các báo cáo dự toán ngân sách đã được hoàn thiện theo quan điểm của tác giả
8. 3 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Các vấn đề lý luận chung về dự toán ngân sách 1.1.1 Khái niệm Dự toán: là những tính toán, dự kiến, một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần đạt được đồng thời nó chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán là cơ sở là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho việc dự toán là dự báo. Hoạt động của doanh nghiệp là một hoạt động có định hướng thông qua các kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch dài hạn nhằm thực hiện những mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp như sự sống còn, thị phần, lợi nhuận lâu dài của doanh nghiệp, sự thỏa mãn khách hàng Những mục tiêu dài hạn đó được thực hiện trong các giai đoạn nối tiếp nhau thông qua kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn cụ thể hóa các mục tiêu dài hạn thành các chỉ tiêu cần đạt được trong thời gian ngắn. Để thực hiện các mục tiêu đó cần thiết phải có các nguồn lực tài chính, nghĩa là cần thiết phải lập dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách: là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức huy động, sử dụng vốn và các nguồn lực khác để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của
9. 4 từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận, từ đó xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định. 1.1.2 Mục đích, chức năng của dự toán ngân sách 1.1.2.1 Mục đích của dự toán ngân sách Dự toán có năm mục đích cụ thể: Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh Dự toán ngân sách là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ. Trên cơ sở đó đề ra các giải pháp để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ theo đúng tiến độ Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức Dự toán ngân sách là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh. 1.1.2.2 Chức năng của dự toán ngân sách Chức năng dự báo Chức năng này đề cập đến việc dự báo các tác động từ bên ngoài đến hoạt động của doanh nghiệp. Một vài bộ phận của dự toán không khác hơn là dự báo vì trong thực tế dự toán có thể được sử dụng cho kiểm soát nhưng đôi khi lại không thể do có những yếu tố khách quan không thể kiểm soát được. Có thể nói dự toán trong những trường hợp này chỉ mang tính chất dự báo mà thôi. Chức năng hoạch định
10. 5 Chức năng hoạch định của dự toán ngân sách thể hiện ở việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng dự toán ngân sách được xem là công cụ để lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng điều phối Chức năng điều phối của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Thông qua vai trò kiểm tra, kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sửa chữa, khắc phục yếu điểm. Chức năng thông tin Chức năng thông tin thể hiện ở chỗ dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các con số trong báo cáo dự toán nhà quản trị đã truyền thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận xem các chỉ tiêu này là kim chỉ nam cho mọi hoạt động hằng ngày Chức năng do lường, đánh giá Chức năng đo lường, đánh giá của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách cung cấp một thước đo chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đặt ra
11. 6 Dự toán là công cụ quản lý đa chức năng. Tuy nhiên chức năng cơ bản nhất của dự toán ngân sách là hoạch định và kiểm soát. 1.2 Phân loại dự toán ngân sách Dự toán ngân sách là công cụ quản lý rất hữu ích, tuy nhiên để có thể phát huy được tính hữu ích của dự toán đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự toán để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hoàn cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Tùy thuộc vào tiêu thức phân loại sẽ có các loại dự toán ngân sách sau đây: 1.2.1 Phân loại theo chức năng Dự toán hoạt động Dự toán hoạt động bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể của doanh nghiệp: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán mua hàng . Trong đó dự toán tiêu thụ nhằm phán đoán tình hình tiêu thụ của công ty qua kỳ dự toán, dự toán sản xuất áp dụng cho các công ty sản xuất nhằm dự tính các chi phí sản xuất ra thành phẩm, dự toán mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua để đủ cho nhu cầu tiêu thụ và tồn kho Dự toán tài chính Dự toán tài chính bao gồm các dự toán về tiền tệ, vốn đầu tư, báo cáo cân đối kế toán và lưu chuyển tiền tệ. Trong đó dự toán tiền tệ là kế hoạch chi tiết việc thu và chi tiền; dự toán vốn đầu tư là kế hoạch đầu tư thêm các tài sản cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở các năm kế tiếp; dự toán bảng cân đối kế toán trình bày tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty ở thời điểm cố định trong kỳ dự toán; dự toán lưu chuyển tiền tệ là chất kết dính các dự toán trên lại với nhau. 1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập Dự toán ngân sách cố định
12. 7 Dự toán ngân sách cố định là dự toán các số liệu tương ứng với một mức độ hoạt động ấn định trước. Dư toán cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán. Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách cố định chỉ phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Dự toán ngân sách linh hoạt Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động giúp ta xác định các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mức độ hoạt động bất lợi nhất. Dự toán linh hoạt có ưu điểm là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi 1.2.3 Phân loại theo thời gian Dự toán ngân sách ngắn hạn Dự toán ngân sách ngắn hạn còn được gọi là dự toán ngân sách chủ đạo (master budget) đây là dự toán ngân sách được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng thời kỳ hạn ngắn hơn (quý, tháng). Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch. Dự toán ngân sách dài hạn
13. 8 Dự toán ngân sách dài hạn được gọi là dự toán ngân sách vốn (capital budget) dài hạn, đây là dự toán được lập liên quan đến nguồn tài chính cho đầu tư, mua sắm tài sản dài hạn, loại tài sản này được sử dụng vào hoạt động kinh doanh nhiều năm. Đặc điểm cơ bản của dự toán này là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro tương đối cao, thời điểm đưa vốn vào hoạt động, thời gian thu hồi vốn và thời điểm thu được lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài 1.2.4 Phân loại theo mức độ phân tích Dự toán từ gốc Dự toán từ gốc là loại dự toán khi lập phải gạt bỏ những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Trước hết phải xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới sẽ không phụ thuộc vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không chịu hạn chế các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu vì vậy nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng động, sáng tạo và phải căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách. Lập dự toán theo phương pháp này có những ưu điểm như: các dự toán không lệ thuộc vào số liệu của kỳ quá khứ, phát huy mạnh mẽ tính chủ động sáng tạo của các bộ phận trong việc lập dự toán. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt đầu từ con số không vì vậy khối lượng công việc lớn, thời gian cho việc lập dự toán dài, kinh phí cao và cũng không thể chắc chắn rằng số liệu dự toán từ gốc chính xác hoàn toàn, không có sai sót Dự toán cuốn chiếu Dự toán cuốn chiếu còn được gọi là dự toán nối mạch. Theo dự toán này, các bộ phận lập dự toán sẽ căn cứ vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp sau đó điều chỉnh theo những thay đổi trong thực tế để lập báo cáo dự toán
14. 9 mới. Ví dụ, chu kỳ lập dự toán ngân sách năm (12 tháng) cứ 1 tháng đi qua thì chỉ còn 11 tháng, doanh nghiệp sử dụng lại báo cáo dự toán cũ (báo cáo dự toán tháng 1) để lập thêm báo cáo dự toán cho tháng tiếp theo (báo cáo dự toán tháng 2). Trong trường hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán cũ (tháng) và số liệu thực tế tháng 1 thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán cũ (dự toán tháng 1) cho phù hợp với tình hình mới, rồi từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán tháng tiếp theo sau. Dự toán này có ưu điểm là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập nhật liên tục không ngừng. Dự toán cuốn chiếu giúp cho nhà quản lý có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của các năm một cách liên tục mà không phải đợi đến kết thúc việc thực hiện dự toán cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới. Tuy nhiên, khuyết điểm của phương pháp này là quá trình dự toán lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách. 1.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách, quy trình lập dự toán ngân sách 1.3.1 Các mô hình dự toán ngân sách 1.3.1.1 Mô hình1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Sơ đồ 1.1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống
15. 10 Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian. Sau khi quản lý cấp trung gian tiếp nhận sẽ truyền xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp Nhận xét: Dự toán được lập theo mô hình này mang tính chất áp đặt từ cấp trên xuống, việc áp đặt này dễ tạo ra sự bất bình của các bộ phận trong doanh nghiệp, họ cảm thấy bất mãn vì họ chỉ làm theo những gì cấp trên áp đặt chứ không được làm việc theo sự hoạch định của bản thân. Mặt khác các chỉ tiêu do nhà quản lý cấp cao ấn định theo chủ quan nên sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của từng bộ phận trong doanh nghiệp do đó sẽ không khuyến khích được sự đoàn kết trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có một tầm nhìn tổng quát, toàn diện và chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị. Điều này chỉ có thể thực hiện được đối với những đơn vị có quy mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong trường hợp đặc biệt mang tính chất tình thế, nhất thời mà phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn. 1.3.1.2 Mô hình 2: Mô hình thông tin phản hồi Sơ đồ 1.2: Mô hình thông tin phản hồi Theo mô hình này việc lập dự toán được diễn ra theo trình tự sau:
16. 11 - Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp mang tính dự thảo, được phân bổ xuống các đơn vị trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở - Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và bảo vệ trước quản lý cấp cao hơn. - Bộ phận quản lý cấp trung gian trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với một tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện ở bộ phận mình và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn. - Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hướng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận trung gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở. Khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch. Nhận xét: Lập dự toán theo mô hình này có những thuận lợi là thu hút và tập trung được trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vừa kết hợp tầm nhìn tổng quát và toàn diện của quản lý cấp cao với khả năng cụ thể của cấp quản lý cấp trung gian và các cấp cơ sở. Chính sự kết hợp trên nên dự toán có tính khả thi cao. Tuy nhiên, mô hình dự toán này đòi hỏi hao tốn nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua. Đồng thời, nếu tổ chức quá trình lập dự toán thực hiện không được tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ kế hoạch.
17. 12 1.3.1.3 Mô hình 3: Mô hình thông tin từ dưới lên Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin từ dưới lên Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng điều kiện của mình để lập các chỉ tiêu dự toán và được trình lên cấp quản lý cao hơn (bộ phận cấp trung gian). Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các cấp cơ sở, cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình để trình lên bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán các cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức và hướng các bộ phận đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua dự toán cho các cấp trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian xét duyệt thông qua các cấp cơ sở. Nhận xét: Theo mô hình này thì hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Thực tế, người ta thường có khả năng hoàn thành một bảng dự toán do chính họ lập ra hơn là phải hoàn thành một dự toán áp đặt từ trên xuống, nếu không hoàn thành những gì do mình đặt ra họ chỉ có việc trách chính mình. Ngược lại, một dự toán áp đặt từ trên xuống, họ sẽ nói dự toán không thực tế, không hợp lý hoặc không thể đáp ứng được. Do đó việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình lập ra.
18. 13 Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với các công ty lớn hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý. Ngoài ra, lập dự toán theo mô hình này có thể khắc phục được nhược điểm của mô hình 2. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm thì lập dự toán theo mô hình này có nhược điểm là dự toán được lập xuất phát từ các đơn vị cấp cơ sở nên họ thường có xu hướng là xác lập các chỉ tiêu dự toán dưới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ dàng hoàn thành chỉ tiêu dự toán, nên có thể không khai thác hết khả năng tiềm tàng của đơn vị. Do đó, để phát huy tính tích cực của việc lập dự toán, các nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận. 1.3.2 Quy trình lập dự toán ngân sách Dự toán ngân sách là công việc vô cùng quan trọng, việc lập dự toán một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên là rất khó. Việc lập dự toán có thể được hiểu như việc hoạch định cho tương lai, mà tương lai thì không chắc chắn được. Ngoài ra trong kinh doanh thường xuyên xảy ra những tình huống không lường trước được. Vì vậy, trước khi lập dự toán cần phải hoạch định một quy trình dự toán ngân sách. Quy trình lập dự toán ngân sách sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng công ty, tùy thuộc vào phong cách quản lý của nhà quản trị. Sau đây là quy trình dự toán ngân sách cơ bản được trình bày trong sách Managing budgets của nhà xuất bản Dorling Kindersley Limited
19. 14 CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI Thu thập thông tin, số liệu chẩn Phân tích sự khác bị dự thảo ngân nhau giữa kết quả Xác định rõ mục tiêu sách đầu tiên thực tế và dự toán chung của công ty Kiểm tra các con số dự toán Theo dõi các khác bằng cách chất biệt và phân tích Chuẩn hoá ngân sách vấn và phân các sai số, kiểm tích tra những điều không ngờ đến Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền từ Đánh giá hệ thống bảng CĐKT và Dự báo lại và điều báo cáo chỉnh, xem xét sử KQHĐKD dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể Sơ đồ 1.4: Quy trình dự toán ngân sách
20. 15 Theo tác giả quy trình quản lý ngân sách được chia làm 3 giai đoạn: a. Giai đoạn chuẩn bị Trước khi lập dự toán ngân sách cần phải làm rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty làm nền tảng. Sau khi xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng. Khi mọi vấn đề đã được chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự toán ngân sách thì trước khi soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp. b. Giai đoạn soạn thảo Giai đoạn soạn thảo được tiến hành sau giai đoạn chuẩn bị. Trước tiên, những cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp và các yếu tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác dự toán ngân sách đồng thời ước tính thu, chi trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh c. Giai đoạn theo dõi Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải được lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, sau mỗi kỳ dự toán ngân sách cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết để rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách tiếp theo. 1.4 Mối quan hệ giữa các dự toán trong hệ thống dự toán Hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hằng năm của doanh nghiệp bao gồm các bộ phận dự toán như sau: - Dự toán tiêu thụ và lịch thu tiền
21. 16 - Dự toán sản xuất - Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp và lịch thanh toán tiền - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp - Dự toán chi phí bán hàng - Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự toán kết quả kinh doanh - Dự toán thu, chi tiền mặt - Dự toán bảng cân đối kế toán Mối quan hệ giũa các bộ phận dự toán trong hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hằng năm của doanh nghiệp được khái quát qua sơ đồ sau: DỰ TOÁN TIÊU THỤ DỰ TOÁN DỰ TOÁN SẢN XUẤT DỰ TOÁN CHI PHÍ CHI PHÍ BÁN HÀNG (DỰ TOÁN MUA HÀNG HOÁ) QUẢN LÝ DN DỰ TOÁN MUA VÀ DỰ TOÁN CHI PHÍ DỰ TOÁN CHI PHÍ CHI PHÍ NVL NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP SẢN XUẤT CHUNG DỰ TOÁN THU CHI DỰ TOÁN KẾT QUẢ TIỀN MẶT KINH DOANH DỰ TOÁN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Sơ đồ 1.5: Sơ đồ mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách Dự toán tiêu thụ luôn là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lập đầu tiên. Hầu hết tất cả các dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ
22. 17 Trên cơ sở dự toán tiêu thụ tiến hành xây dựng dự toán sản xuất hay dự toán mua hàng hóa và dự toán chi phí bán hàng để đảm bảo lực lượng hàng hóa và chi phí đáp ứng cho nhu cầu, quá trình, quy mô tiêu thụ. Từ dự toán sản xuất, xây dựng dự toán khoản mục chi phí như dự toán nguyên vật liệu trực tiếp và lịch thanh toán tiền, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung để đảm bảo các yếu tố về nguyên vật liệu, nhân công, vốn cho nhu cầu sản xuất. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán chi phí sản xuất, lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo chi phí cho quá trình quản lý chung toàn doanh nghiệp. Từ các dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp và tình hình tiền mặt tại công ty lên dự toán thu chi tiền mặt để đảm bảo cân đối tình hình tiền mặt cho các hoạt động Từ dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp lên dự toán kết quả kinh doanh. Cuối cùng tổng hợp từ các dự toán lên dự toán bảng tổng kết tài sản thể hiện tài sản, nguồn vốn đảm bảo và cân đối cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ. 1.5 Yếu tố con người trong dự toán Vấn đề con người là điều cần thiết để thiết lập hệ thống dự toán có hiệu quả. Người ta thường cảm thấy khó chịu với dự toán bởi vì dự toán thường có tính gượng ép. Việc lập dự toán sẽ đưa ra tiêu chuẩn để đánh giá kết quả thực hiện. Các nhân viên thuộc các bộ phận chức năng phải xem xét lại khả năng thực hiện của mình dựa trên dự toán được lập ra. Thái độ của nhà quản lý cấp trên có tác động lớn đến hiệu quả của dự toán. Trong khi đó các nhà quản lý cấp dưới có nhận thức nhạy bén với những gì được mong đợi. Để có hiệu quả, các nhà quản lý cấp trên phải cố gắng thực sự xem xét vấn đề dự toán nhằm diễn tả những mục tiêu mà nhân viên của họ cần đạt được. Điều này là vô cùng cần thiết để có được quy trình dự toán thành công. Để đạt được
23. 18 kết quả như mong đợi, doanh nghiệp cần khuyến khích tất cả mọi cấp độ quản lý cùng tham gia vào quy trình dự toán. Trên cơ sở đó, thông tin sẽ được luân chuyển từ thấp đến cao cũng như từ trên xuống dưới trong suốt quá trình dự toán Các cấp quản lý là người chịu trách nhiệm trực tiếp đến việc hoàn thành những mục tiêu dự toán, các nhà quản lý cấp dưới có thể đưa ra những ước tính cụ thể để đạt được mục tiêu. Sự tham gia của họ vào quá trình này tăng tính đoàn kết hợp tác giữa các bộ phận với nhau. Qua đó, sẽ khuyến khích các bộ phận tự nguyện hợp tác với nhau và sẽ tạo ra nhiều động lực trong việc thực hiện dự toán. Việc tham gia vào quy trình dự toán của các nhà quản lý cấp cao có tác dụng đảm bảo mục tiêu đặt ra của từng nhân viên phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Thật vậy, nếu để cho các nhân viên cấp dưới được tự lập tiêu chuẩn dự toán thì có thể sẽ rơi vào trường hợp là họ sẽ đặt ra mục tiêu quá thấp để có thể dễ dàng đạt được mục tiêu. Do đó, để dự toán được lập ra thật sự có hiệu quả đòi hỏi các nhà quản lý cấp dưới phải thực sự cố gắng tham gia vào quy trình này.