Luận văn Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần bánh kẹo Phạm Nguyên

Nội dung text: Luận văn Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần bánh kẹo Phạm Nguyên

1. Bộ GIáO DụC Và ĐàO TạO TRƯờNG ĐạI HọC KINH Tế Tp. HCM Hồ Xuân Hữu HOàN THIệN Dự TOáN NGÂN SáCH TạI CÔNG TY CP BáNH KẹO PHạM NGUYÊN Chuyên ngành : Kế toán – Kiểm toán Mã số : 60.34.30 LUậN VĂN THạC Sĩ KINH Tế NGƯờI HƯớNG DẫN KHOA HọC : TS. LÊ ĐìNH TRựC TP. Hồ Chí Minh - Năm 2009
2. ii lời cảm ơn Tôi xin gửi lời cảm ơn đến TS. Lê Đình Trực, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này. Tôi đã may mắn có được nhiều sự giúp đỡ của các thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp và gia đình để hoàn thành luận văn, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến họ. Tôi cũng xin cảm ơn đến Ban giám đốc và các anh chị trong phòng kế toán của Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên đã tạo những điều kiện thuận lợi và cung cấp tài liệu cho nghiên cứu của tôi. Xin chân thành cảm ơn! Hồ Xuân Hữu
3. iii Lời cam đoan Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi với sự cố vấn của Người hướng dẫn khoa học, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được công bố trong các nghiên cứu nào. Tôi cũng xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc. Tác giả Luận văn Hồ Xuân Hữu
4. iv MụC LụC Trang phụ bìa lời cảm ơn ii Lời cam đoan iii MụC LụC iv DANH MụC CáC Ký HIệU, CHữ VIếT TắT vii Danh mục các bảng biểu viii DANH MụC CáC HìNH Vẽ Đồ THị ix Mở đầu 1 Chương 1 3 Tổng quan về dự toán ngân sách 3 1.1 Một số vấn đề chung về dự toán ngân sách 3 1.1.1 Khái niệm ngân sách 3 1.1.2 Các loại dự toán 3 1.1.3 Mục đích, chức năng và ý nghĩa của việc lập dự toán 7 1.2 Mô hình và quy trình dự toán 10 1.2.1 Các mô hình dự toán 10 1.2.2 Quy trình lập dự toán 15 1.2.3 Mối quan hệ giữa các dự toán 17 1.3 Yếu tố con người trong dự toán 19 Chương 2 22 Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên 22 2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý 22 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 22 2.1.2 Thị trường và sản phẩm 23
5. v 2.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất 23 2.1.4 Cơ cấu tổ chức và quản lý 26 2.2 Tổ chức công tác kế toán 27 2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán 27 2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành 28 2.2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 35 2.3 Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên 35 2.3.1 Trách nhiệm của các bộ phận trong quá trình dự toán 35 2.3.2 Quy trình dự toán 35 2.3.3 Các báo cáo dự toán 36 2.3.4 Đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên 39 Chương 3 49 Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên 49 3.1 Mục tiêu và quan điểm hoàn thiện 49 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện 49 3.1.2 Mục tiêu hoàn thiện 49 3.1.3 Quan điểm hoàn thiện 49 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện 50 3.2.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý 50 3.2.2 Hoàn thiện loại dự toán và mô hình dự toán 53 3.2.3 Hoàn thiện quy trình dự toán 54 3.2.4 Hoàn thiện phương pháp dự báo 58 3.2.5 Hoàn thiện các báo cáo dự toán 59 3.2.6 Dự toán ngân sách trong môi trường công nghệ thông tin 69 Kết luận 71
6. vi Tài liệu tham khảo 72 PHụ LụC 73 Phụ lục 2.1a Dự toán sản lượng tiêu thụ 73 Phụ lục 2.1b Dự toán doanh thu 74 Phụ lục 2.2 Dự toán số lượng sản xuất 76 Phụ lục 2.3a Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (bao bì) 81 Phụ lục 2.3b Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (vật liệu chính) 97 Phụ lục 2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 113 Phụ lục 2.5 Chi phí sản xuất chung 119 Phụ lục 2.6 Dự toán giá vốn 119 Phụ lục 2.7 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 120 Phụ lục 2.8a Dự toán thu tiền 121 Phụ lục 2.8b Dự toán chi tiền 121 Phụ lục 2.8c Dự toán tổng hợp thu chi tiền 122 Phụ lục 2.9 Dự toán Báo cáo kết quả kinh doanh 123 Phụ lục 2.10 Dự toán Bảng cân đối kế toán 124
7. vii DANH MụC CáC Ký HIệU, CHữ VIếT TắT BHXH : Bảo hiểm xã hội BCKQKD : Báo cáo kết quả kinh doanh BHYT : Bảo hiểm y tế BVQI : Bureau Veritas Qualite International Công ty : Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên CP : Cổ phần CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp CPNVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPSXC : Chi phí sản xuất chung ERP : Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GĐ : Giám đốc GTGT : Thuế giá trị gia tăng HĐQT : Hội đồng quản trị HC-NS : Hành chính nhân sự ISO : Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế KT : Kế toán LCTT : Lu chuyển tiền tệ P.KTQT : Phòng kế toán quản trị P.KTTC : Phòng kế toán tài chính P.TC : Phòng tài chính P.TGĐ : Phó tổng giám đốc SWOT : Điểm mạnh, điểm yếu, thời cơ, và nguy cơ TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TP : Trưởng phòng TP.QT : Trưởng phòng quản trị TP.TC-KT : Trưởng phòng tài chính kế toán TSCĐ : Tài sản cố định VND : Việt Nam Đồng ZBB : Dự toán từ đầu
8. viii Danh mục các bảng biểu Bảng 2.1 Tỷ lệ tăng doanh thu qua các năm 46 Bảng 3.1 Sản lượng tiêu thụ 60 Bảng 3.2 Doanh thu tiêu thụ 60 Bảng 3.3 Dự toán sản xuất 61 Bảng 3.4 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 61 Bảng 3.5 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 62 Bảng 3.6 Dự toán chi phí sản xuất chung 63 Bảng 3.7 Dự toán thành phẩm tồn kho, giá thành và giá vốn hàng bán 64 Bảng 3.8 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 65 Bảng 3.9 Dự toán vốn đầu tư 66 Bảng 3.10 Kế hoạch thu tiền bán hàng 66 Bảng 3.11 Kế hoạch trả tiền mua nguyên, vật liệu 67 Bảng 3.12 Dự toán tiền 67
9. ix DANH MụC CáC HìNH Vẽ Đồ THị Hình 1.1 Mô hình thông tin từ trên xuống 11 Hình 1.2 Mô hình thông tin phản hồi 12 Hình 1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên 13 Hình 1.4 Quy trình dự toán ngân sách theo 3 giai đoạn của Stephen Brookson 16 Hình 1.5 Mối quan hệ giữa các thành phần của một ngân sách 18 Hình 2.1 Quy trình công nghệ sản xuất bánh bích quy 25 Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Phạm Nguyên 26 Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 35 Hình 3.1 Kế hoạch phối hợp bán hàng và hoạt động 51 Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức công ty thay đổi 52 Hình 3.3 Ngân sách mối quan hệ với các với chiến lược và hoạch định 56
10. - 1 - Mở đầu Sự cần thiết của đề tài Thế giới mà các doanh nghiệp đang hoạt động ngày càng thay đổi nhanh chóng, sự thay đổi công nghệ, toàn cầu hóa, và nhiều yếu tố khác làm cho môi trường hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phức tạp và sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Làm sao để tối ưu hóa các nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp trong điều kiện như vậy? Một trong các công cụ thường được các doanh nghiệp sử dụng đó là, lập kế hoạch. Trong đó, kế hoạch (dự toán) ngân sách giữ vai trò hết sức quan trọng. Một sự toán ngân sách tốt, giúp cho các nhà quản trị định hướng được hoạt động kinh doanh của mình theo một chiến lược thống nhất và phối hợp hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Và do vậy, nó như một công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên, việc lập dự toán ngân sách chỉ mới thực hiện bắt đầu cho năm tài chính 2008. Đây là lần đầu lập kế hoạch nên lãnh đạo công ty và các bộ phận trong công ty chưa ý thức được hết tầm quan trọng của công tác dự toán. Do vậy, một nghiên cứu cụ thể các vấn đề lý luận về dự toán ngân sách cũng như đánh giá lại thực trạng công tác lập dự toán ngân sách năm 2008 để từ đó hoàn thiện công tác dự toán ngân sách của công ty là nhu cầu cần thiết. Mục đích nghiên cứu Mục đích của nghiên cứu là muốn hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách, đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách và đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các vấn đề lý luận và thực tiễn của dự toán ngân sách. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu chỉ tập trung vào dự toán của Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên
11. - 2 - Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp sử dụng trong nghiên cứu: phương pháp quan sát và phỏng vấn, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích và tổng hợp, Bố cục của luận văn Luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên Chương 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên Ngoài ra luận văn còn phụ lục về các bảng biểu trong quá trình dự toán ngân sách tại Công ty CP Bánh kẹo Phạm Nguyên.
12. - 3 - Chương 1 Tổng quan về dự toán ngân sách 1.1 Một số vấn đề chung về dự toán ngân sách 1.1.1 Khái niệm ngân sách Theo Stephen Brookson [5], thì dự toán ngân sách (budget) là một kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp, thường thể hiện dưới dạng những dữ liệu tài chính. Dự toán ngân sách là một bản kế hoạch thể hiện dưới hình thức tiền tệ được chuẩn bị trước cho thời gian sắp tới thường là một năm. Trong “Hệ thống dự báo điều khiển kế hoạch ra quyết định”, Loan Lê [1], Dự toán “là một chương trình thể hiện những mục tiêu của ban quản lý và chính sách của doanh nghiệp bằng đơn vị số lượng và tiền tệ.” Theo từ điển tiếng việt [3], dự toán (danh từ) là một bản dự toán và dự toán (động từ) là tính toán trước những khoản thu chi về tài chính. Dự toán (budget) khác với dự báo (forecast). Một dự báo có thể rất đơn giản, diễn tả những gì được dự đoán sẽ xảy ra trong tương lai. Một dự toán diễn tả những gì người ta tin có thể làm được trong tương lai. Như vậy, dự toán ngân sách là một kế hoạch mà trong đó thể hiện những mục tiêu tổ chức cần phải đạt được đồng thời chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán là cơ sở, là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho việc dự toán là dự báo. 1.1.2 Các loại dự toán Dự toán là công cụ của nhà quản lý, chính vì thế đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự toán để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hoàn cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Theo những khía cạnh khác nhau cho những mục đích khác nhau, dự toán ngân sách được chia thành những loại khác nhau.
13. - 4 - 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian Theo thời gian, dự toán ngân sách chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn. Dự toán ngân sách ngắn hạn Dự toán ngắn hạn thường được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hàng quí và hàng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của tổ chức như mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, sản xuất. Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch. Dự toán ngân sách dài hạn Dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sản vào các hoạt động kinh doanh thường hơn 1 năm. Dự toán dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối như nhà xưởng, máy móc thiết bị để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài. Dự toán ngân sách dài hạn thường được lập cho 5 năm, 10 năm hoặc dài hơn. 1.1.2.2 Phân loại theo chức năng Dự toán hoạt động Dự toán hoạt động là dự toán liên quan đế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các hoạt động kinh doanh như là mua hàng, sản xuất, bán hàng và quản lý. Dự toán hoạt động liên quan dự toán tiêu thụ nhằm phán đoán tình hình tiêu thụ của công ty trong kỳ dự toán, dự toán sản xuất được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự toán sản lượng sản xuất đủ cho tiêu thụ từ đó tính dự toán chi phí sản xuất, dự toán mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua để đủ cho tiêu thụ và tồn kho, sau đó lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả kinh doanh.
14. - 5 - Dự toán tài chính Dự toán tài chính là dự toán cho các hoạt động tài chính và đầu tư của doanh nghiệp. Là các dự toán liên quan đến vốn đầu tư, bảng cân đối kế toán, tiền tệ, Dự toán tiền tệ là kế hoạch chi tiết cho việc thu và chi tiền. Dự toán vốn đầu tư trình bày dự toán các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm tiếp theo. Dự toán bảng cân đối kế toán tổng thể về tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. 1.1.2.3 Phân loại theo phương pháp lập Dự toán ngân sách linh hoạt Là dự toán cung cấp cho công ty khả năng ước tính chi phí, doanh thu tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất. Ưu điểm của dự toán linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Mặt khác, có thể dùng dự toán để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế . Dự toán ngân sách cố định Là dự toán tại các số liệu tương ứng với một mức độ hoạt động ấn định trước. Dự toán ngân sách cố định phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Dự toán cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán. Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp. 1.1.2.4 Phân loại theo mức độ phân tích Theo mức độ phân tích, có các loại dự toán sau: - Dự toán tăng dần (Incremental Budgeting) - Dự toán từ đầu (Zero-Based budgeting)
15. - 6 - - Dự toán cuốn chiếu (Rolling Budget) Dự toán tăng dần Theo dự toán tăng dần, cơ sở xây dung dự toán của kỳ hiện tại dựa vào dự toán hay kết quả thực tế của kỳ trước. Giả định của dự toán này cho rằng dự toán hay kết quả thực tế của kỳ trước là đúng đắn, hoạt động của các phòng ban là hiệu quả và hợp lý. Do đó, khi lập dự toán cho kỳ hiện tại, việc lập dự toán thường sử dụng dự toán hay kết quả thực tế kỳ trước sau khi đã điều chỉnh cho những thay đổi về số lượng và mức giá cả như được dự báo sẽ xảy ra trong kỳ tiếp theo. Loại dự toán này có nhược điểm ở chỗ dự toán này xem xét kế hoạch hay thực tế năm trước là đúng đắn và hợp lý mà không cần xem xét lại việc doanh nghiệp có sử dụng một cách tối ưu những nguồn lực của mình không. Do vậy, các trưởng bộ phận sẽ không cố gắng tìm cách hoạt động có hiệu quả hơn hay không có ý thức về chi phí và lợi ích từ các hoạt động chức năng mà họ đang thực hiện. Ưu điểm của dự toán tăng dần là rất dễ thực hiện và ít tốn kém Dự toán từ đầu Dự toán từ đầu là khi lập dự toán gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Với dự toán từ đầu, mỗi bộ phận của doanh nghiệp không lập dự toán dựa trên dự toán hay kết quả thực tế năm trước mà sẽ bắt đầu lại từ số không. Các quá trình, các dự toán chi phí sẽ được đánh giá lại như là lần đầu tiên thực hiện. Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc vào số liệu của báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ đầu không chịu hạn chế các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng động chủ quan và tính sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách. Nhược điểm của dự toán từ đầu (ZBB) là rất tốn kém thời gian và tiền bạc. Do việc lập dự toán phải xem xét tất cả lại từ đầu nên việc lập dự toán thường kéo dài, rất tốn thời gian, kèm theo đó là chi phí cho ZBB cũng lớn. Do vậy, khi sử dụng ZBB phải tính đến lợi ích khi sử dụng loại dự toán này so với chi phí thực hiện nó. Một bất lợi khác là ZBB có xu hướng chú trọng vào tiết kiệm những chi phí ngắn hạn, điều này có thể làm tăng chi phí về lâu dài.
16. - 7 - Tuy vậy, dự toán ZBB có nhiều ưu điểm. Dự toán ZBB là một công cụ quản lý rất tốt. Dự toán này đòi hỏi các trưởng bộ phận phải đánh giá cẩn thận và chi tiết về tất cả các mặt hoạt động mỗi khi chuẩn bị lập dự toán để hoạt động có hiệu quả nhất. Do đó, dự toán này mang tính phù hợp cao nhất, nguồn lực được phân bổ hợp lý và tiết kiệm chi phí. Dự toán cuốn chiếu Dự toán cuốn chiếu thường được lập cho một năm tài chính và chia thành những kế hoạch quý hay tháng. Dự toán cuốn chiếu là dự toán được cập nhật hóa liên tục bằng cách thêm vào một giai đoạn mới và loại bỏ giai đoạn cũ nất (tháng, quý). Quá trình này được lập lại sau mỗi kỳ kế hoạch, do đó, kỳ dự toán luôn được duy trì và cập nhập. Ưu điểm của phương pháp này là các báo cáo dự toán tập trung vào những giai đoạn ngắn nên giảm thiểu những điều không biết chắc trong tương lai. Nhờ đó việc kiểm tra biến động có ý nghĩa hơn. Dự toán cuốn chiếu đòi hỏi các cấp quản lý phải thường xuyên đánh giá lại kế hoạch của mình làm cho các dự toán mang tính thực tế hơn và có thể đạt được vì chúng liên tục được điều chỉnh để phản ảnh sự thay đổi của hoàn cảnh. Khuyết điểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách. 1.1.3 Mục đích, chức năng và ý nghĩa của việc lập dự toán 1.1.3.1 Mục đích của dự toán ngân sách Dự toán ngân sách được sử dụng như là một công cụ quản lý không thể thiếu của các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện nay. Bởi vì trong môi trường kinh doanh hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với những áp lực từ sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ, sự toàn cầu hóa, sự đa dạng của môi trường kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội. Chính những điều này làm cho doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro hơn trong kinh doanh. Do vậy, đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp phải đi tìm những giải pháp quản trị để ứng phó tốt hơn với những thay đổi đó. Và dự toán ngân sách, với các chức năng của nó, đã và đang là một công cụ quản lý cần thiết
17. - 8 - cho các doanh nghiệp. Nó thật sự là một công cụ quản lý không thể thiếu ở các doanh nghiệp và các nhà quản trị đã dành rất nhiều thời gian để thiết lập một dự toán ngân sách phù hợp cho doanh nghiệp của mình. 1.1.3.2 Chức năng của dự toán ngân sách Chức năng hoạch định Một dự toán ngân sách được lập, bắt buộc doanh nghiệp phải thiết lập những mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho từng bộ phận, từng hoạt động của doanh nghiệp cho một giai đoạn thích hợp trong tương lai dựa trên các chính sách tổng thể của doanh nghiệp. Các dự toán sẽ đưa ra những định mức chi tiết về các kết quả đầu ra cần đạt được, thời gian hoàn thành và các nguồn lực cần sử dụng đạt được kết quả theo các yêu cầu này. Doanh nghiệp hoạch định kết quả đầu ra như số lượng sản phẩm tiêu thụ, giá bán, doanh số đạt được và các nguồn lực cần sử dụng thể hiện ở các dự toán về chi phí như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí hoạt động, Đó là chức năng hoạch định của dự toán ngân sách. Chức năng thông tin Chức năng thông tin của dự toán ngân sách thể hiện ở chỗ dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các con số trong báo cáo dự toán nhà quản trị đã truyền thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận dựa vào cơ sở số liệu đó làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động hàng ngày. Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Lúc này thì dự toán ngân sách đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát. Khi đóng vai trò kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sữa chữa, khắc phục yếu điểm.
18. - 9 - Chức năng điều phối Chức năng điều phối của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Chức năng đo lường, đánh giá Chức năng đo lường, đánh giá của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách cung cấp một thước đo chuẩn, một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. 1.1.3.3 ý nghĩa của dự toán ngân sách Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng. Tuy nhiên chức năng nổi bật nhất của dự toán ngân sách vẫn là hoạch định và kiểm soát. Việc lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận, phù hợp sẽ làm lợi cho doanh nghiệp trên những mặt sau đây: - Dự toán ngân sách truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức. - Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự toán ngân sách nhà quản trị sẽ tốn rất nhiều thời gian cho việc xử lý tình trạng khẩn cấp xảy ra hằng ngày trong tổ chức. - Dự toán ngân sách sẽ báo trước những vấn đề khó khăn của tổ chức. Thông qua dự toán ngân sách nhà quản trị dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra, những khó khăn về tài chính trong một thời kỳ để từ đó có kế hoạch để kịp thời đối phó với những khó khăn, tránh tình trạng bị động trước những khó khăn. - Thông qua lập dự toán ngân sách các nhà quản lý phải chú ý đến các mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức như đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế của Nhà Nước, luật pháp, lãi suất, nhu cầu thị trường. Chính vì vậy, dự toán ngân sách tăng cường nhận thức của nhà quản trị về môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến doanh nghiệp. - Trong quá trình lập dự toán ngân sách sẽ giúp cho nhà quản trị có phương
19. - 10 - hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả nhất trong tổ chức. - Dự toán ngân sách giúp phối hợp các hoạt động của các đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Khi soạn thảo một dự toán ngân sách đòi hỏi phải phối hợp các hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong tổ chức. Ví dụ như từ dự toán tiêu thụ của bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất v.v. Vì vậy, dự toán ngân sách sẽ phối hợp các hoạt động của các đơn vị trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Khi lập dự toán ngân sách nhà quản lý cấp cao phải kết nối tất cả các mối quan hệ của nhà quản lý và của tổ chức không mâu thuẫn nhau, và phải kết nối các bộ phận trong tổ chức. Vì vậy, dự toán ngân sách giúp tổ chức hạn chế những cố gắng tạo dựng lợi ích riêng lẻ. Mở rộng cách nghĩ của nhà quản lý các cấp thấp vượt ra ngoài chính bộ phận của họ và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức. - Dự toán ngân sách tạo thước đo chuẩn cho việc nhận xét, đánh giá việc thi hành mọi hoạt động kinh doanh của từng bộ phận trong tổ chức, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Dự toán ngân sách dự kiến được chi phí dự kiến và dòng tiền thu, chi của mội đơn vị trong tổ chức. Vì vậy, nếu dự toán ngân sách một cách khoa học và hợp lý sẽ tạo một thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi đơn vị trong tổ chức. 1.2 Mô hình và quy trình dự toán 1.2.1 Các mô hình dự toán 1.2.1.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo ra sự gây ra sự bất bình của các bộ phận riêng lẻ trong doanh
20. - 11 - nghiệp. Đôi khi dự toán do nhà quản lý cấp cao tự ấn định sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng tác chung sức và tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức. Tâm lý của nhiều người thì họ thích làm những gì mà mình hoạch định hơn là những gì áp đặt từ bên ngoài vì thế dự toán ngân sách khó có thể thành công. Hình 1.1 Mô hình thông tin từ trên xuống QT cấp cao QT cấp trung QT cấp trung QT cấp cơ QT cấp cơ QT cấp cơ QT cấp cơ sở sở sở sở Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lượng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong những trường hợp hoặc tình thế đặc biệt mà buộc doanh nghiệp phải tuân theo sự chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn. 1.2.1.2 Mô hình thông tin phản hồi. Theo mô hình này thì việc lập dự toán được thực hiện theo qui trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ
21. - 12 - phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn. Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở. Và khi dự toán đã được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch. Hình 1.2 Mô hình thông tin phản hồi QT cấp cao QT cấp trung QT cấp trung QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Mô hình này thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự toán được lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình
22. - 13 - này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận. Hơn nữa, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận để có thể đưa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, các thành viên và các bộ phận trong doanh nghiệp phải đoàn kết và đồng lòng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. 1.2.1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án được xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng. Hình 1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên QT cấp cao QT cấp trung QT cấp trung QT cấp cơ QT cấp cơ QT cấp cơ QT cấp cơ sở sở sở sở Lập dự toán ngân sách theo mô hình này rất thoáng, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Người trực tiếp tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm
23. - 14 - lý chung thì mọi người sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự toán mang tính khả thi cao và kéo mọi người trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu như trong dự toán thì họ chỉ có thể trách mình chứ không thể đổ lỗi cho bất kỳ ai được. Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý. Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. Lúc này dự toán ngân sách không phát huy được tính tính cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận. Trong 3 mô hình trên thì mỗi mô hình có ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mô hình phù hợp cho việc lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình. Tuy nhiên mô hình lập dự toán ngân sách từ dưới lên chịu nhiều ảnh hưởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích cổ vũ nhân viên bằng sự cùng tham gia nhiều hơn là ép buộc. Hiện nay theo xu thế chung, thì quản lý hiện đại đang được phát triển và sử dụng ở nhiều công ty, nhiều tập đoàn thay cho quản lý kiểu truyền thống, tập quyền trước đây, nên dự toán theo mô hình từ dưới lên được các doanh nghiệp ưa chuộng. Thực chất, trong quá trình lập dự toán ngân sách tất cả các cấp quản lý trong tổ chức cần kết hợp với nhau, cùng làm việc chung với nhau để lập dự toán ngân