Luận văn Hoàn thiện chu trình kế toán của tập đoàn A.P. MOLLER MAERSK – mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics

Nội dung text: Luận văn Hoàn thiện chu trình kế toán của tập đoàn A.P. MOLLER MAERSK – mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics

1. BỘ GIÁO D ỤC VÀ ĐÀO T ẠO TR ƯỜNG ĐẠI H ỌC KINH T Ế TP. H Ồ CHÍ MINH KHOA SAU ĐẠI H ỌC LU ẬN V ĂN CAO H ỌC KINH T Ế. HOÀN THI N CHU TRÌNH K TOÁN CA T P OÀN A.P. MOLLER MAERSK –MNG HO T NG H U C N VÀ V N T I A PH NG TH C QU C T MAERSK LOGISTICS CHUYÊN NGÀNH: K TOÁN – KI M TOÁN Mã s : 60.34.30 NG ƯỜI H ƯỚNG D ẪN: PGS. TS. PH ẠM V ĂN D ƯỢC. HỌC VIÊN: NGUY ỄN NG ỌC HI ỂN. Lớp cao h ọc k ế toán, khóa 15. TP. H Ồ CHÍ MINH NM 2009
2. Trang 2/123 B GIÁO D C VÀ ÀO T O TR NG I H C KINH T TP. H CHÍ MINH KHOA SAU I H C LU N V N CAO H C KINH T . HOÀN THI N CHU TRÌNH K TOÁN CA TP OÀN A.P. MOLLER MAERSK – MNG HO T NG H U C N VÀ V N T I A PH NG TH C QU C T - MAERSK LOGISTICS NG I H NG D N: PGS. TS. PH M V N D C. HC VIÊN: NGUY N NG C HI N. Lp cao h c k toán, khóa 15. TP. H CHÍ MINH NM 2009
3. Trang 3/123 Ph n m u Lý do ch n tài. Trong ho t ng kinh doanh hàng ngày c a các t ch c kinh t (t ch c), h th ng thông tin k toán n m gi m t vai trò vô cùng quan tr ng. Nó là n n t ng vng ch c l ưu tr , x lý và cung c p thông tin h u ích cho quy t nh kinh t c a ng ưi qu n tr . Nó giúp ng ưi qu n tr ki m soát t t các r i ro ti m tàng, ri ro ki m soát và r i ro phát hi n t n t i trong t ch c. T ó, có th phát huy ti a hi u qu qu n lý c a ng ưi qu n tr n t ng m ng ho t ng c th c a t ch c. Mc ích c a tài. Nghiên c u lý thuy t các chu trình c ơ b n c a m t h th ng thông tin k toán. ng th i ki m nghi m tính th c t c a nó b ng cách mô t th c tr ng ng dng các chu trình này t ó ch ra các ưu im, khuy t im c a các chu trình, làm c n c ra các gi i pháp kh c kh c nh ng nh ưc im c a h th ng, ng th i phát huy t i a ưu im c a các chu trình nh m hoàn thi n các chu trình c ơ b n này. i t ng ca tài. tài này nghiên c u vi c ng d ng các chu trình k toán c ơ b n c u thành nên h th ng thông tin k toán cho mng ho t ng h u c n và v n t i a ph ươ ng th c qu c t Maersk Logistics ca các t p oàn A.P.Moller Maersk. Ph m vi nghiên c u c a tài. tài nghiên c u gi i h n ch trong m ng ho t ng h u c n và v n t i a ph ươ ng th c qu c t Maersk Logistics. Ý ngh a khoa h c và th c ti n c a tài nghiên c u. Bt c s v t hi n t ưng nào c ng ph i tr i qua bn quá trình: phát sinh, phát tri n, t n t i và suy vong. không i n k t c c suy vong, thì các t ch c ph i luôn i m i mình kéo dài quá trình phát tri n-tn t i. Vi c m r ng u t ư, n nh cung c p d ch v hay thu h p s n xu t s ưc ng ưi qu n tr quy t nh c n c vào tình hình bi n ng th tr ưng, t m nhìn c a ng ưi qu n tr v h ưng phát tri n c a t ch c, c a ngành, c a n n kinh t trong trong ng n hn c ng nh ư trong dài h n. Quy t nh mang tính s ng còn này ph thu c
4. Trang 4/123 ph n l n vào thông tin mà anh ta có ưc t h th ng thông tin k toán ca mình k t h p v i thông tin di n bi n ph c t p c a tình hình th tr ưng th gi i và n i a. Nh ư v y, vi c xây d ng ưc m t h th ng thông tin k toán v ng mnh ph c v cho quy t nh kinh t ca ng ưi qu n tr là v n then ch t mang tính s ng còn c a các t chc. Cu trúc c a tài. Cu trúc c a tài bao g m: Ph n m u gi i thi u khái quát v tài. Ch ươ ng I gi i thi u v mô hình lý thuy t ng d ng c a sáu chu trình k toán c ơ b n hình thành nên m t h th ng thông tin k toán m nh m , v ng ch c trong vi c cung c p thông tin y và thích h p cho ng ưi qu n tr . Ch ươ ng II trình bày v th c tr ng vi c ng d ng sáu qui trình k toán này vào ho t ng kinh doanh hàng ngày c a t p oàn A.P.Moller Maersk, nh ưng ch nghiên c u m ng ho t ng hu c n và vn t i a ph ươ ng th c qu c t . Ch ươ ng III là các ki n ngh hoàn thi n sáu chu trình k toán này. Ph n k t lu n tóm t t l i nh ng cái mà tài ã t ưc, ch ưa t ưc và các v n còn d dang.
5. Trang 5/123 MC L C Trang Ph n m u 3 Ch ơ ng 1. Lý thuy t ng d ng các chu trình k toán. 13 1.1. Khái quát v k toán và chu trình ho t ng kinh doanh 13 1.1.1. Ho t ng kinh doanh các t ch c kinh t : 13 1.1.2. nh ngh a v k toán: 13 1.1.3. Vai trò c a k toán 14 1.1.4. Khái quát các chu trình k toán 15 1.1.4.1. Chu trình báo cáo. 15 1.1.4.2. Chu trình doanh thu-ph i thu. 15 1.1.4.3. Chu trình chi phí-ph i tr . 16 1.1.4.4. Chu trình tài s n c nh, kh u hao và thanh lý 16 1.1.4.5. Chu trình ti n l ươ ng. 16 1.1.4.6. Chu trình v n ho t ng 17 1.2. Chu trình báo cáo. 17 1.2.1. Khái quát chu trình Báo cáo: 17 1.2.2. Chu trình báo cáo 20 1.2.3. Các m c tiêu ki m soát 22 1.3. Chu trình doanh thu-ph i thu. 23 1.3.1. Khái quát chu trình doanh thu-ph i thu: 23 1.3.2. Qui trình th c hi n chu trình doanh thu-ph i thu. 27 1.3.3. Các m c tiêu ki m soát 28 1.4. Chu trình chi phí-ph i tr . 32 1.4.1. Khái quát chu trình chi phí-ph i tr : 32 1.4.2. Qui trình th c hi n chu trình chi phí-ph i tr 35 1.4.3. Các m c tiêu ki m soát: 36
6. Trang 6/123 1.5. Chu trình tài s n c nh. 39 1.5.1. Khái quát chu trình tài s n c nh: 39 1.5.2. Qui trình th c hi n chu trình TSC . 41 1.5.3. Các m c tiêu ki m soát: 43 1.6. Chu trình ti n l ươ ng. 44 1.6.1. Khái quát chu trình ti n l ươ ng: 44 1.6.2. Qui trình th c hi n chu trình ti n l ươ ng 46 1.6.3. Các m c tiêu ki m soát: 48 1.7. Chu trình v n ho t ng 50 1.7.1. Khái quát chu trình v n ho t ng: 50 1.7.2. Chu trình v n ho t ng. 51 1.7.3. Các m c tiêu ki m soát: 52 Ch ơ ng 2. Th c tr ng chu trình k toán t p oàn A.P.Moller Maersk, phân m ng ho t ng hu c n và v n t i a ph ơ ng th c qu c t Maersk Logistics 55 2.1. Khái quát v t p oàn A.P.Moller Maersk và t ch c kinh doanh m ng ho t ng hu c n và v n t i a ph ươ ng th c qu c t Maersk Logistics. 55 2.1.1. Khái quát v t p oàn A.P.Moller Maersk: 55 2.1.2. T ch c ho t ng kinh doanh. 56 2.1.3. Công tác k toán. 59 2.2. Th c tr ng chu trình báo cáo: 59 2.2.1. Sơ và miêu t . 59 2.2.2. ánh giá ưu nh ưc, nguyên nhân, nh h ưng 61 2.3. Th c tr ng chu trình doanh thu- ph i thu: 63 2.3.1. Sơ và mô t . 63 2.3.2. ánh giá ưu im, nh ưc im, nguyên nhân và nh h ưng 75
7. Trang 7/123 2.4. Chu trình chi phí-ph i tr . 77 2.4.1. Mô t chu trình 77 2.4.2. ánh giá ưu nh ưc, nguyên nhân, nh h ưng 87 2.5. Chu trình tài s n c nh. 92 2.5.1. Mô t chu trình 92 2.5.2. ánh giá ưu nh ưc, nguyên nhân, nh h ưng 92 2.6. Chu trình ti n l ươ ng. 94 2.6.1. Mô t chu trình 94 2.6.2. ánh giá ưu nh ưc, nguyên nhân, nh h ưng 94 2.7. Chu trình v n ho t ng 96 2.7.1. Mô t chu trình: 96 2.7.2. u im, nh ưc im, nguyên nhân và nh h ưng: 96 Ch ơ ng 3. Hoàn thi n chu trình k toán c a t p oàn. 99 3.1. Hoàn thi n chu trình báo cáo. 99 3.1.1. Mc tiêu hoàn thi n. 99 3.1.2. Qui trình hoàn thi n 99 3.1.3. Ki n ngh các ch tiêu ánh giá 101 3.2. Hoàn thi n chu trình doanh thu-ph i thu 103 3.2.1. Mc tiêu hoàn thi n. 103 3.2.2. Qui trình hoàn thi n 104 3.2.3. Ki n ngh 107 3.3. Hoàn thi n chu trình chi phí-ph i tr . 110 3.3.1. Mc tiêu hoàn thi n. 110 3.3.2. Qui trình hoàn thi n 111
8. Trang 8/123 3.3.3. Ki n ngh 113 3.4. Hoàn thi n chu trình TSC -kh u hao 115 3.4.1. Mc tiêu hoàn thi n. 115 3.4.2. Qui trình hoàn thi n 116 3.4.3. Ki n ngh 116 3.5. Hoàn thi n chu trình ti n l ươ ng. 117 3.5.1. Mc tiêu hoàn thi n. 117 3.5.2. Qui trình hoàn thi n 118 3.5.3. Ki n ngh 119 3.6. Hoàn thi n chu trình v n ho t ng 120 3.6.1. Mc tiêu hoàn thi n. 120 3.6.2. Qui trình hoàn thi n 120 3.6.3. Ki n ngh các ch tiêu ánh giá 120
9. Trang 9/123 Nh ng ch vi t t t c s d ng trong lu n v n: SAP: System Application Product in data processing: là mt ph n m m k toán, hot ng. D li u u vào cho ph n m m là thông tin ho t ng, tài chính hàng ngày c a t ch c. D li u này ưc x lý t ng b i các ch ươ ng trình tích h p trong SAP k t h p v i x lý b ng tay c a các c ng ki m soát ch ươ ng trình. D li u u ra là các báo cáo theo yêu c u c a ng ưi qu n tr . FACT: Finance and Accounting for Container Transport: là ph n m m k toán ho t ng SAP vi t riêng cho t p oàn A.P.Moller Maersk. HFM: Hiperion Financial Management: là h th ng qu n tr tài chính cao c p c a Tp oàn A.P.Moller Maersk. ưc vi t trên n n web nên có th d dàng h p nh t s li u tr c tuy n ưc nh p li u t các t ch c các nưc thành viên. MSO: Master Sale Order: ơ n bán hàng, là m t ơ n v l ưu tr thông tin, ch a ng các chi ti t liên quan n vi c bán hàng nh ư tên khách hàng, mã khách hàng, s lưng hàng hóa, ơ n giá bán MSO luôn ưc liên k t n m t ho c nhi u DSO và m t ho c nhi u PO c th . DSO: Document Sale Order: ơ n bán hàng ã ưc quy t toán s l ưng, DSO luôn ưc liên k t v i m t MSO c th . PO: Purchasing Order: ơ n mua hàng, là m t ơ n v l ưu tr thông tin, ch a ng các chi ti t liên quan n vi c mua hàng nh ư tên nhà cung c p, mã nhà cung c p, s lưng hàng hóa, ơ n giá mua PO ưc liên k t v i MSO c th . BD: Billing document: Hóa ơ n trong h th ng FACT, là c n c xu t hóa ơ n tài chính cho khách hàng. BD luôn ưc liên k t n m t DSO c th . GR: Good Receipt: Biên b n nh n hàng in t . GR ưc t o cho PO t ươ ng ng khi Mlog ã th c s nh n ưc hàng hóa, d ch v t nhà cung c p. Mlog: Maersk Logistics là phân m ng ho t ng h u c n và v n t i a ph ươ ng th c qu c t thu c t p oàn A.P.Moller Maersk.
10. Trang 10/123 IR: Invoice Receipt: Là bút toán in t ghi nh n vào tài kho n ph i tr nhà cung cp và tài kho n trích tr ưc chi phí “GR/IR clearing” c n c vào hóa ơ n tài chính nh n ưc t nhà cung c p. PR: Purchasing Requirement: Yêu c u mua hàng. Là trung gian cho mi liên k t gi a MSO và PO. MM posting: Ghi nh n chi phí thông qua qui trình t o PO. Khi t o ơ n t hàng, h th ng ghi N chi phí/Có trích tr ưc chi phí. Khi nh n hóa ơ n h th ng ghi N trích tr ưc chi phí/Có ph i tr ng ưi bán. FI posting: Ghi nh n chi phí không thông qua qui trình to PO. Dùng cho nh ng chi phí không tính tr ưc chính xác ưc nh ư ti n in, n ưc khi k k toán ch ưa k t thúc. Công tác ghi s d a vào hóa ơ n th c nh n. CM1: Contribution Margin 1: S d ư m phí. Là kho n chênh l ch gi a giá bán (DSO) và và giá mua (PO). GSC: Global Service Center: là m t nhóm gia công t tr s t i n , Trung Qu c và Malaysia th c hi n ch c n ng gia công cho ph n vi c có tính ch t ơ n gi n, l p i l p l i theo úng qui trình ã nh s n. ATR: Accounting To Reporting: M t nhóm gia công thu c GSC th c hi n các bút toán khóa s , óng k cu i tháng cho t t c các n ưc trong vùng. RTP: Requisition To Pay: M t nhóm gia công thu c GSC nh n nh ng dòng d li u là các hình nh hóa ơ n v i s PO trên ó ưc ch p hình và g i qua b ng h th ng FACT. D a vào ó, nhóm này ghi có ph i tr nhà cung c p/N trích tr ưc chi phí. PCC: Payment Control Center: M t nhóm gia công thu c GSC th c hi n các bút toán chuy n kho n cho nhà cung c p khi các kho n ph i tr này n h n thanh toán. MDM: Master Data Management: M t nhóm gia công thu c GSC th c hi n vi c to/s a d li u v nhà cung c p, khách hàng, nhân viên, danh m c nguyên v t li u, giá
11. Trang 11/123 Web Omada: Là m t Website dùng giao ti p gi a Mlog các n ưc v i GSC. Mlog-Des: Maersk Logistics Destination: MLog n ưc nh p kh u. Mlog-Ori: Maersk Logistics Origin: MLog n ưc xu t kh u. IEL: Import Export Logistics: là m t b ph n ho t ng trong m ng h u c n thu c Mlog. B ph n này t o ra các k t n i, các iu ki n thu n l i hàng hóa ưc tp hp, s p x p có th t vào container sao cho hàng hóa t nhà máy n ưc tay ng ưi tiêu dùng v i chi phí th p nh t b ng nh ng ph ươ ng ti n v n chuy n hi u qu nh t. FCR: Freight Cargo Receipt: Biên nh n ã nh n hàng t khách hàng dùng cho b ph n ho t ng IEL. OCE: OCE AN: là m t b ph n ho t ng trong m ng v n t i a ph ươ ng th c qu c t thu c Mlog. B ph n này bán d ch v v n chuy n b ng ưng bi n cho khách hàng c n c vào d ch v v n chuy n ưng bi n mua ưc t các hãng tàu. HBL: House Bill of Lading: Biên nh n ã nh n hàng t khách hàng dùng cho b ph n OCE. MODS: Maersk Operating and Document System: H th ng ho t ng và l ưu tr ch ng t dùng cho b ph n IEL và OCE; H th ng ưc s d ng nh p li u, l ưu tr và x lý thông tin v s l ưng container, ngày tàu n, ngày tàu ch y, khách hàng D li u ưc t ng chuy n t n ưc xu t kh u n n ưc nh p kh u, h th ng giúp gi m chi phí nh p li u, các sai sót và nh p trùng. MORE: H th ng trung gian khi chuy n d li u ho t ng t MODS sang FACT. SO: Shipping Order: ơ n nh n t hàng t khách hàng ưc c p nh t trên h th ng MODS/MORE. AIR: AIR FREIGHT là m t b ph n ho t ng trong m ng v n t i a ph ươ ng th c qu c t thu c Mlog. B ph n này bán d ch v v n chuy n b ng ưng hàng không
12. Trang 12/123 cho khách hàng c n c vào d ch v vn chuy n hàng không mua ưc t các hãng hàng không. TURNEL: H th ng ho t ng dùng cho b ph n AIR; Các d li u v s l ưng container, ngày tàu n, ngày tàu ch y, khách hàng ưc c p nh t ây. D li u ưc t ng chuy n t n ưc xu t kh u n n ưc nh p kh u, h th ng giúp gi m chi phí nh p li u và các sai sót nh p trùng. FTE: Full Time Equivalent: S nhân công làm vi c toàn th i gian t ươ ng ươ ng. SSP: Self Service Procurement: là h th ng mua hàng dùng cho b ph n hành chánh c a t p oàn. TEM: Travel Expense Management: H th ng qu n lý công tác phí c a nhân viên Tp oàn. Website www.CCN.Net: Là m t Website dùng giao ti p gi a Mlog các n ưc v i nhóm gi i quy t các tr c tr c v t t c các h th ng ưc s d ng trong t p oàn. Ký hi u trong các chu trình:
13. Trang 13/123 Ch ơ ng 1. Lý thuy t ng d ng các chu trình k toán. 1.1. Khái quát v k toán và chu trình ho t ng kinh doanh. 1.1.1. Ho t ng kinh doanh các t ch c kinh t : Các t ch c kinh t (t ch c) ưc thành l p v i m c tiêu là tìm ki m l i nh n cho nhà u t ư. Ho t ng kinh doanh c a các t ch c là các ho t ng: tìm ki m khách hàng, ch m sóc khách hàng, tìm ki m nhà cung c p, tìm ki m lao ng phù h p v i yêu c u công vi c, áp d ng các ph ươ ng ti n, trang thi t b k thu t cho ho t ng s n xu t kinh doanh, cung c p d ch v th ưng nh t c a t ch c v i m c ích cu i cùng là em v l i nhu n cho nhà u t ư. Tt c các ho t ng kinh doanh c a t ch c u ưc l ưng hóa b ng các ch tiêu kinh t . Mà nh ng ch tiêu kinh t này u ưc nh l ưng b ng ch tiêu s l ưng và ch t l ưng. Các ch tiêu nh l ưng này ưc o l ưng giá tr b ng ti n và ưc k toán ghi chép bi u hi n thành các nghi p v kinh t phát sinh trên ch ng t , s sách c a k toán. Có th nói ho t ng kinh doanh là ho t ng ki m tin c a t ch c mà k toán th hi n ho t ng ki m ti n ó trên s sách ch ng t c a t ch c. 1.1.2. nh ngh a v k toán: K toán là vi c thu th p, x lý, ki m tra, phân tích và cung c p thông tin kinh t, tài chính d ưi hình th c giá tr , hi n v t và th i gian lao ng. (1) các tp oàn a qu c gia ngày nay, khái ni m k toán không ơ n thu n là ghi chép các nghi p v kinh t x y ra trong tp oàn mà nó ã ưc phát tri n thành m t h th ng thông tin v i s k t h p ch t ch gi a k toán tài chính, k toán qu n tr , k toán chi phí, ki m toán hình thành nên h th ng thông tin k toán trong m t th th ng nh t ph c v cho vi c ra quy t nh c a các nhà u t ư và ng ưi qu n tr t ch c. H th ng: là m t t p h p các thành ph n k t h p v i nhau và cùng nhau ho t ng t ưc các m c tiêu ã nh tr ưc. (2) (1) Lu ật s ố 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 6 n ăm 2003 v ề Lu ật K ế Toán. (2)Nguy ễn Th ế H ưng(2008), H ệ Th ống Thông Tin K ế Toán, NXB Th ống Kê. TP.HCM.
14. Trang 14/123 H th ng thông tin k toán: g m con ng ưi và các chính sách, các th t c, qui nh v k toán, tài chính và m c tiêu c a h th ng là cung c p các thông tin thích h p, h u ích cho ng ưi s d ng. H th ng nh n các d li u u vào, x lý theo các ph ươ ng th c ã nh tr ưc và cho phép trích xu t các thông tin u ra theo yêu c u. (3) Mt s ph i h p ch t ch , có h th ng các lu ng d li u, thông tin u vào, x lý d li u và trích xu t thông tin u ra gi a các phòng ban, các b ph n các chi nhánh, các qu c gia, các vùng trong t ch c là vô cùng quan tr ng. Th c hi n ưc iu này giúp t ch c ti t ki m ưc r t nhi u chi phí trong vi c tránh trùng l p trong công tác l ưu tr , x lý thông tin; tinh g n b máy c a t ch c thành m t th th ng nh t; các lo i báo cáo tuân th theo nguyên t c có th so sánh ưc trong k toán. T ó giúp có nh ng ng ưi qu n tr có cái nhìn, cái hi u th ng nh t v cùng m t lo i thông tin, báo cáo nh n ưc t nhi u a ch khác nhau. 1.1.3. Vai trò c a k toán. Vì m c tiêu c a t ch c là l i nhu n cho nên các y u t hình thành nên l i nhu n c a t ch c ph i ưc theo dõi ch t ch . Thông qua k toán, nh ng y u t này ưc ghi chép, nh p li u, tng h p, x lý và trích xu t ra thành các d ng báo cáo h u ích, thích h p cho quy t nh c a ng ưi qu n tr nh ư nên m r ng sn xu t, cung c p d ch v âu, v i khách hàng nào, khi nào nên giao d ch vi nhà cung c p nào, s d ng ngu n nguyên li u gì, âu N u không có k toán thì ho t ng kinh doanh cho dù là ơ n gi n nh t c ng r t khó theo dõi mt cách t ng th ưc, t ch c khó bi t ưc mình ã th c hi n ti n ngân sách, ưc tính n âu. K toán trong n n kinh t th tr ưng không còn ơ n gi n là ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh mà nó ã ưc phát tri n thành nhi u chuyên ngành nghiên cu (k toán tài chính, k toán qu n tr , k toán chi phí ) áp ng nhu c u s d ng thông tin h u ích, thích h p c a ng ưi qu n lý trong tình hình c nh tranh kh c li t mang tính s ng còn gi a các t ch c nh ư hi n nay. (3) Nguy ễn Th ế H ưng(2008), H ệ Th ống Thông Tin K ế Toán, NXB Th ống Kê. TP.HCM.
15. Trang 15/123 1.1.4. Khái quát v các chu trình k toán. Chu trình là m t lo t các s ki n x y ra x y ra theo th t , có tính tu n hoàn lp i l p l i. Chu trình k toán là m t lo t các s ki n x y ra theo m t trình t nh t nh, có tính tu n hoàn, l p i l p l i. V c ơ b n, nh ng s ki n này là nh p li u u vào, x lý d li u và cho phép trích xu t thông tin u ra theo yêu c u c a ng ưi s d ng. V c ơ b n, h th ng thông tin k toán ưc thi t l p d ưi d ng các chu trình k toán có m i quan h m t thit v i nhau. D li u u ra c a các chu trình k toán này s ưc t ng k t l i thành các báo cáo h u ích, thích h p cho m c ích ra quy t nh c a ng ưi qu n tr . Sau ây là sáu chu trình k toán cơ b n hình thành nên h th ng thông tin k toán chu n ca mt mt t ch c. Khái quát v m c tiêu ca sáu chu trình này nh ư sau: 1.1.4.1. Chu trình báo cáo. Mc tiêu c a chu trình báo cáo là cung c p ưc các báo cáo theo yêu c u c a ng ưi qu n tr . Báo cáo ph i th hi n mt cách trung th c h p lý tình hình ho t ng kinh doanh c a k báo cáo; Là c ơ s v ng ch c, áng tin c y trong vi c ra quy t nh c a c p iu hành t ch c. Bên c nh các báo cáo mang tính nh k theo yêu c u c a các c ơ quan qu n lý a ph ương, chu trình báo cáo còn ưc òi h i ph i cung c p các báo cáo qu n tr mang tính t c th i cho ng ưi qu n lý nh ư tin th c hi n d ch v cho khách hàng A n âu? S d ư m phí c a d ch v thu gom hàng l c a kho B n th i im này là bao nhiêu? L i nhu n tr ưc thu và c a ho t ng v n t i ưng bi n n th i im này ã t ưc bao nhiêu ph n tr m so v i k ho ch? T ng th d ch v h u cn Cambodia, Hà N i hay TP. HCM là có hi u qu nh t? 1.1.4.2. Chu trình doanh thu-ph i thu. Mc tiêu c a chu trình doanh thu-ph i thu là d li u u ra t chu trình này trên h th ng thông tin k toán ph i th hi n y t t c các giao d ch ã
16. Trang 16/123 iu ki n ghi nh n doanh thu, ph n ánh úng tình hình ph i thu khách hàng, n quá h n, n n h n, n th i im báo cáo. Theo sát và có hành ng k p th i v i các kho n ph i thu quá hn, n khó òi Ph n ánh úng i t ưng doanh thu và các kho n ph i thu khách hàng. Bên c nh áp ng nhu c u báo cáo nh k , chu trình doanh thu-ph i thu chu n còn giúp ích r t nhi u cho quá trình iu ch nh các ch tiêu c a k ho ch cung c p d ch v hàng quí, thi t l p và iu ch nh các ch tiêu ngân sách ho t ng c a nh ng tháng sau, quí sau, nm sau. M t s theo dõi sát xao ho t ng doanh thu-ph i thu t h th ng cho phép k toán l p ưc các ch tiêu: t c t ng doanh thu, s d ư m phí theo sn ph m, theo mùa, theo khách hàng, sát v i th c t nh t, ây là nh ng thông tin vô cùng thích h p và k p th i cho ng ưi qu n tr trong các bu i u th u có ưc h p ng v i các khách hàng. 1.1.4.3. Chu trình chi phí-ph i tr . Mc tiêu c a chu trình chi phí-ph i tr là ghi úng, các kho n chi phí phát sinh trong k , t ó ph n ánh úng k t qu hot ng kinh doanh cho b ph n, trung tâm l i nh n ưc theo dõi. Th hi n úng nhà cung c p v i các kho n ph i t ươ ng ng và thanh toán úng h n góp ph n làm t ng uy tín c a t ch c và t ưc các l i ích khác nh ư t ng s ngày và h n m c tín d ng, ưc thanh toán ch m, ưu tiên s d ng ngu n hàng trong th i k khan hi m hàng hóa 1.1.4.4. Chu trình tài s n c nh, kh u hao và thanh lý. Mc tiêu c a chu trình này là h th ng ph i ghi nh n tài s n c nh (TSC ) khi tiêu chu n, l p l ch tính và trích kh u hao h p lý. X lý úng qui nh các tr ưng h p nh ưng bán, thanh lý TSC . M t qui trình ch t ch s cung c p ưc báo cáo v hi u su t s d ng, hi u qu ho t ng m t cách chính xác nh t cng nh ư giúp t ch c t ưc nh ng tài s n ch t l ưng t t nh t v i giá th p nh t. 1.1.4.5. Chu trình ti n l ươ ng. Mc tiêu c a chu trình này là tính úng, và thanh toán úng h n ti n l ươ ng cho công nhân viên c a t ch c. ng ký và th c hi n các ch b o hi m xã
17. Trang 17/123 hi, b o hi m y t , b o hi m th t nghi p, thu thu nh p cá nhân cho ng ưi lao ng. áp ng ưc nhu c u v thu nh p và phúc l i c a nhân viên c ng nh ư yêu c u mà t ch c t ra cho v trí ó. 1.1.4.6. Chu trình v n ho t ng. Mc tiêu c a chu trình này là t i ưu hóa dòng v n ho t ng c a t ch c. Tính toán, và có các hành ng phù h p hi u su t s d ng v n là cao nh t. Cân i thu chi áp ng nhu c u chi tiêu cho ho t ng hàng ngày c a t ch c cng nh ư ho t ng chi tr ph tr i cho nhà u t ư. 1.2. Chu trình báo cáo. 1.2.1. Khái quát chu trình Báo cáo: 1.2.1.1. Khái ni m v báo cáo và chu trình báo cáo. Báo cáo là nh ng b ng bi u, s li u, di n gi i th hi n thông tin v k t quá trình ho t ng kinh doanh c a t ch c trong k báo cáo và các thông tin d oán cho k ho t ng ti p theo. Chu trình báo cáo là m t chu i các s ki n theo th t nh t nh, có tính l p i lp l i b t u t khi các thông tin v các nghi p v kinh t phát sinh hàng ngày ca t ch c ưc ghi nh n vào các h th ng thông tin k toán, ưc x lý cho n khi óng k ho t ng và trích xu t ra ưc các báo cáo theo yêu c u c a ng ưi s d ng. Chu trình báo cáo chu n v a ph i áp ng yêu c u báo cáo nh k cho các c ơ quan qu n lý t ch c n ưc s t i c ng nh ư báo cáo qu n tr mang tính tc th i cho ng ưi qu n lý. 1.2.1.2. Ch ng t , s sách, báo cáo trong chu trình báo cáo: Ch ng t . Yêu c u trích tr c: ưc l p b i các phòng ban có liên quan g i n phòng k toán vào cu i k tr ưc khi các th t c óng k ưc hoàn thành. Thông tin trên yêu c u trích tr ưc này th hi n các kho n doanh thu, các kho n
18. Trang 18/123 chi phí c n trích tr ưc trong k nh ưng vì m t lý do nào ó mà doanh thu và chi phí này ch ưa k p ghi nh n trong k . Bng ghi nh xác nh n k t qu ho t ng kinh doanh : ưc l p bi phòng k toán v i s xác nh n c a tr ưng các b ph n ho t ng. Là c n c ánh giá k t qu ho t ng c a phòng, ban, theo phân khúc ho t ng, sn ph m, vùng, mi n Kt qu này ưc l y k và dùng làm c n c xem xét các kho n th ưng, cân nh c vi c th ng ti n cho nhân viên hàng k , hàng quí, hàng nm. Hóa ơ n bán hàng, hóa ơ n mua hàng : ưc l p b i t ch c và nhà cung c p. Th hi n giao d ch mua, bán ã hoàn thành nh ưng t ch c ch ưa kp ghi nh n trong k . Bng tính chi phí kh u hao, phân b các kho n chi phí tr tr c dài, ng n h n: ưc l p b i phòng k toán. Là c n c ti n hành ghi nh n chi phí hàng tháng cho các b ph n s d ng tài s n c nh (TSC ), công c dng c (CCDC) có liên quan. S ph ngân hàng : nh n ưc t ngân hàng, là c n c t ch c ghi nh n các nghi p v kinh t phát sinh ã hoàn thành liên quan n tài kho n ngân hàng. Ch ng t (biên b n, th in t ) yêu c u xác nh n công n gi a các t ch c thành viên : ưc l p b i t ch c phân b l i chi phí. Ch ng t này ưc g i cho t ch c ph i gánh ch u kho n chi phí ó. Là c n c trích tr ưc chi phí, ghi gi m chi phí và xác nh k t qu kinh doanh c a b ph n có liên quan. Bng l ơ ng, phi u tính b o hi m xã h i (BHXH), phi u tính b o hi m y t (BHYT), phi u tính b o hi m th t nghi p (BHTN): ưc l p bi phòng nhân s và ưc g i n phòng k toán ti n hành ghi nh n vào s sách k toán và th c hi n vi c thanh toán cho nhân viên, c ơ quan thu , c ơ quan bo hi m.
19. Trang 19/123 S sách. Tài kho n t ng hp và tài kho n chi ti t c a t t các các tài kho n trong b ng cân i t m c a t ch c. Khác v i công tác k toán b ng tay, k toán b ng máy ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh vào các t p tin d li u trên máy tính. Do ó, s sách c a t ch c t n t i d ưi d ng các t p tin máy tính. Báo cáo. Báo cáo k t qu ho t ng kinh doanh, b ng cân i k toán, báo cáo l u chuy n ti n t , thuy t minh báo cáo tài chính trong k : th hi n tình hình ho t ng kinh doanh trong k , là c n c ánh giá ho t ng c a tng b ph n. C ng là c n c l p ngân sách cho cùng k n m sau và ưc tính k t qu cho các k còn l i c a n m. Ngoài ra, nh ng báo cáo này còn ưc dùng thi t l p các “ch s ho t ng then ch t” cho các b ph n có liên quan. Báo cáo tình hình th c hi n ngh a v v i ngân sách nhà n c, c ơ quan b o hi m: th hi n tình hình ghi nh n và th c hi n ngh a v n p thu , np bo hi m cho c ơ quan thu , c ơ quan b o hi m. Ngoài ra còn có nhi u báo cáo qu n tr khác nh ư: Báo cáo nhanh tình ho t ng trong k ; Báo cáo nh h ưng phát tri n th tr ưng; Báo cáo ưc tính các k còn l i trong n m và cho c n m; Báo cáo ngân sách cho n m sau
20. Trang 20/123 1.2.2. Chu trình báo cáo. 1.2.2.1. Sơ 1.1: Chu trình báo cáo k toán:
21. Trang 21/123 1.2.2.2. Qua s ơ 1.1, chu trình báo cáo k toán ưc th c hi n thông qua tám b ưc nh ư sau: (1) B ph n kinh doanh và ch m sóc khách hàng tìm ki m khách hàng, tìm ki m nhà cung c p, l p h p ng, th c hi n giao d ch và nh p li u các giao dch mua, bán này vào h th ng ho t ng c a t ch c. Theo các iu ki n nh t nh, d li u ho t ng này s ưc chuy n sang h th ng thông tin k toán. (2) B ph n nhân s nh p li u nh ng s thay i v nhân viên nh ư tuy n d ng m i, sa th i, chuy n công tác, k t thúc h p ng, tình hình th ng ti n C p nh t thông tin nhân viên vào h th ng c a nhân s t ươ ng ng v i nh ng thay i này nh ư mã chi phí b ph n mà nhân viên này ang ph c v , các tr c p, ph c p, phúc l i nh ư ã cam k t trên h p ng Khi iu ki n, nh ng thông tin c n thi t s ưc vào h th ng thông tin k toán. T ch c có nhu c u nhân viên i công tác s ng ký thông tin chuy n i nh ư ngày i, ngày v , m c ích chuy n i, chi phí ưc tính cho chuy n i vào h th ng qu n lý công tác phí nhân viên ưc ng tr ưc ti n công tác phí, i công tác và làm thanh toán khi v . Nh ng thông tin này c ng ưc vào h th ng thông tin k toán x lý. (3) Cn c vào nhu c u mua các vn phòng ph m, d ch v thuê v n phòng, thuê xe c a t ch c, phòng hành chính ng ký nh ng thông tin này trên h th ng mua hàng ca t ch c. V i nh ng iu ki n xác nh, nh ng d li u này c ng ưc qua h th ng thông tin k toán. (4) Các kho n ph i tr nhà cung c p, ph i tr nhân viên, ph i n p cho cơ quan thu , cơ quan b o hi m, các kho n ph i tr khác n h n s ưc b ph n k toán ph i tr làm thanh toán, k t qu c a nh ng ho t ng, giao d ch này c ng ưc ghi nh n vào h th ng thông tin k toán. Các kho n ph i thu khách hàng, các kho n ph i thu t nhân viên, các kho n ph i thu khác n h n s ưc b ph n k toán ph i thu theo dõi, thu ti n và ghi nh n tươ ng ng vào h th ng thông tin k toán.