Luận văn Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MAERSK Việt Nam - Thực trạng và giải pháp

Nội dung text: Luận văn Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MAERSK Việt Nam - Thực trạng và giải pháp

1. BOÄ GIAÙO DUÏC ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ TPHCM NNGGUUYYỄNN THỊ HHOOÀNNGG ANNHH HH TTHHNNGG TTHHÔÔNNGG TTIINN KK TTOOÁÁNN TTII CCÔÔNNGG TTYY TTNNHHHH MMAAEERRSSKK VVIITT NNAAMM TTHHCC TTRRNNGG VVÀÀ GGIIII PPHHÁÁPP CHUYÊN NGÀNH: K Ế TOÁN – KI ỂM TOÁN Mã s ố : 60.34.30 LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ Ngöôøi höôùng daãn khoa hoïc : PGS .TS. VÕ V ĂN NH Ị TP. H Ồ CHÍ MINH – N ĂM 2009
2. Nhöõng kyù hieäu vieát taét ñöôïc söû duïng trong luaän vaên • SAP : System, Application, Product in data processing: heä thoáng phaàn meàm ñang söû duïng. • HFM: Hyperion Financial Management laø heä thoáng baùo caùo cuûa taäp ñoaøn maø taát caû caùc coâng ty con phaûi caäp nhaät soá lieäu bao goàm baùo caùo keát quaû kinh doanh, baûng caân ñoái keá toaùn vaø baùo caùo löu chuyeån tieàn teä, HFM ñöôïc duøng ñeå hôïp nhaát baùo caùo ôû truï sôû chính. • BCS: Business Consolidation System laø moät heä thoáng ñöôïc duøng ñeå caäp nhaät hôïp nhaát soá lieäu vaø chuyeån soá lieäu töø heä thoáng SAP sang baùo caùo taäp ñoaøn laø HFM. • BPS: Business Planning Simulation laø heä thoáng caäp nhaät soá lieäu keá hoaïch hoaëc soá lieäu öôùc tính theo töøng trung taâm chi phí hoaëc trung taâm lôïi nhuaän. • BW: Business warehouse laø nôi chöùa taát caû caùc soá lieäu chuyeån qua töø SAP döôùi daïng toång hôïp. Ví duï taát caû caùc nghieäp vuï ñöôïc haïch toaùn trong SAP döùôi taøi khoaûn löông, nhöng treân BW chæ theå hieän soá toång hôïp soá dö cuûa taøi khoaûn ngay thôøi ñieåm keùo baùo caùo. • CC :Cost Center laø trung taâm chi phí. • CCA : Cost center Analys: baùo caùo phaân tích chi phí ñöôïc döôùi daïng toång hôïp caùc trung taâm chi phí. • DSO: Document Sales Order : ñôn baùn haøng thöïc teá xaûy ra, caên cöù ñeå ghi nhaän doanh thu vaø phaûi thu. • DSO: Daily sales outstanding: coâng nôï phaûi thu tính trung bình theo ngaøy ñöôïc tính baèng coâng thöùc coâng nôï thôøi ñieåm nhaân cho 91 ngaøy chia cho doanh thu ba thaùng hoaëc doanh thu 13 tuaàn. 1
3. • ERP : Enterprise Resource Planning: laø moät thuaät ngöõ ñöôïc duøng lieân quan ñeán moïi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp do phaàn meàm maùy tính hoã trôï vaø thöïc hieän caùc qui trình xöû lyù moät caùch töï ñoäng hoùa, ñeå giuùp caùc doanh nghieäp quaûn lyù caùc hoaït ñoäng then choát bao goàm: keá toaùn, phaân tích taøi chính, quaûn lyù mua haøng, quaûn lyù haøng toàn kho, hoaïch ñònh vaø quaûn lyù saûn xuaát, quaûn lyù quan heä vôùi khaùch haøng, quaûn lyù nhaân söï, theo doõi ñôn haøng, quaûn lyù baùn haøng • FACT : Finance and Accounting for Container Transport: phaàn meàm SAP ñöôïc vieát cho Maersk vaø ñoåi teân thaønh FACT. • GAAP: Generally Accepted Accounting Principle: nguyeân taéc keá toaùn ñöôïc coâng nhaän. • GCSS : Global Customer Service System: heä thoáng dòch vuï khaùch haøng toaøn caàu duøng ñeå caäp nhaät caùc soá lieäu veà taøu beø vaø caùc ñaët haøng cuûa khaùch haøng. • GR : Goods receipt: phieáu nhaän haøng. • GSC : Global Service Center: trung taâm dòch vuï toaøn caàu xöû lyù caùc nghieäp vuï ñöôïc thieát laäp vôùi qui trình saün coù vaø theo qui trình nhö vaäy maø thöïc hieän, khoâng ñöôïc ñi khaùc qui trình. • IAS: International Accounting Standards: chuaån möïc keá toaùn quoác teá • IHB: Inhouse banking: heä thoáng ngaân haøng noäi boä chæ duøng trong noäi boä cuûa Line, soá dö treân ngaân haøng naøy chæ mang tính chaát coâng nôï giöõa coâng ty meï hoaëc caùc coâng ty noäi boä, khoâng phaûi laø moät ngaân haøng thöïc söï beân ngoaøi. • IO: Internal Order: laø moät soá tham chieáu ñöôïc ñaët theâm ñeå chi tieát hoùa cho moät loaïi taøi saûn, moät nhaân vieân, hoaëc moät coâng tai ner. 2
4. • IR: Invoice receipt: laø moät böôùc trong heä thoáng ghi nhaän hoùa ñôn ñaõ ñöôïc nhaän ñeå chuaån bò tieáp cho quaù trình thanh toaùn. • MARS: Maersk Automatical Rating System: heä thoáng caäp nhaät giaù cuûa caùc chuyeán vaän chuyeån do boä phaän baùn haøng chòu traùch nhieäm. • METS+: Maersk Electronic Transportation System Plus: heä thoáng caäp nhaät chi tieát caùc chuyeán vaän chuyeån do boä phaän hoaït ñoäng chòu traùch nhieäm. • MM : Material Management: quaûn lyù vaät tö do boä phaän hoaït ñoäng chòu traùch nhieäm ñeå caäp nhaät vieäc mua haøng hoùa hoaëc dòch vuï duøng cho chi phí hoaït ñoäng. • MODS : Maersk Operating and Documentation System: heä thoáng caäp nhaät chöùng töø cuûa Maersk. • MSO: Master Sales Order: leänh baùn haøng öôùc tính mang tính chaát keá hoaïch. • PA: Profitability Analys: phaân tích khaû naêng lôïi nhuaän. • PC : Profit Center: trung taâm lôïi nhuaän • PCA : Profit Center Analys: baùo caùo phaân tích caùc trung taâm lôïi nhuaän. • PO : Purchase order: ñôn ñaët haøng. • SO: Sales Order: leänh baùn haøng. • SSC: Shared Service Center: trung taâm cung caáp dòch vuï duøng ñeå theo doõi caùc vaán töø ñöôïc neâu ra töø caùc quoác gia. • SSP: Self Service Procurement: heä thoáng mua haøng cho caùc loaïi haøng hoùa maø khoâng ñöôïc tính vaøo chi phí hoaït ñoäng maø laø chi phí haønh chính. • TEM : Travelling Expense Management: heä thoáng chi phí coâng taùc. • VAS : Vietnamese Accounting Standards: chuaån möïc keá toaùn Vieät Nam 3
5. MUÏC LUÏC Lôøi môû ñaàu 6 Lyù do choïn ñeà taøi 6 Muïc tieâu nghieân cöùu 6 Noäi dung nghieân cöùu ñeà taøi 7 Phöông phaùp nghieân cöùu 8 Chöông 1: Toång quan veà heä thoáng thoâng tin keá toaùn 9 1.1 Moät soá vaán ñeà chung veà heä thoáng 9 1.1.1 Khaùi nieäm 9 1.1.2 Phaân loaïi 9 1.2 Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù 10 1.2.1 Khaùi nieäm 10 1.2.2 Vai troø 11 1.2.3 Caáu truùc heä thoáng thoâng tin quaûn lyù 13 1.2.4 Cô cheá vaän haønh 15 1.3 Heä thoáng thoâng tin keá toaùn 18 1.3.1 Khaùi nieäm 18 1.3.2 Vai troø 19 1.3.3 Caáu truùc 19 1.3.4 Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taøi chính 20 Chöông 2 : Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taïi coâng ty Maersk Vieät Nam 34 2.1 Giôùi thieäu toång quaùt veà coâng ty Maersk 34 2.2 Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taïi coâng ty Maersk Vieät Nam 36 2.2.1 Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taøi chính 36 a. Chu trình phaûi traû nhaø cung caáp 37 b. Chu trình phaûi thu khaùch haøng 50 c. Heä thoáng thoâng tin keá toaùn toång hôïp 55 2.2.2 Heä thoáng thoâng tin keá toaùn quaûn trò 59 a. Trung taâm chi phí vaø trung taâm lôïi nhuaän 60 b.BW (Business Warehouse): kho döõ lieäu 61 c. BPS (Business Planning Simulation) : hoaïch ñònh soá lieäu keá hoaïch 61 d. BCS (Business Consolidation System): heä thoáng hôïp nhaát 62 e. HFM (Hyperion Financial Management): quaûn trò taøi chính caáp cao 62 2.3 Moät soá nhaän xeùt vaø ñaùnh giaù veà heä thoáng thoâng tin keá toaùn taïi Maersk Vieät Nam 64 2.3.1 Nhaän xeùt veà phaàn meàm 64 2.3.2. Nhaän xeùt heä thoáng thoâng tin keá toaùn 67 4
6. Chöông 3 : Caùc giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin keá toaùn taïi Maersk Vieät Nam 75 3.1 Quan ñieåm hoaøn thieän 75 3.1.1 Naâng cao khaû naêng hoäi nhaäp toaøn caàu trong moâi tröôøng tin hoïc hoùa keá toaùn 75 3.1.2 Goùp phaàn taêng cöôøng chaát löôïng vaø hieäu quaû cuûa coâng taùc keá toaùn 76 3.1.3 Hoã trôï tích cöïc cho vieäc quaûn lyù vaø ñieàu haønh doanh nghieäp 76 3.2 Caùc giaûi phaùp hoaøn thieän 77 3.2.1 Hoaøn thieän caùc boä phaän caáu thaønh heä thoáng thoâng tin keá toaùn 77 3.2.2 Caùc giaûi phaùp nhaèm öùng duïng hieäu quaû phaàn meàm FACT vaøo heä thoáng thoâng tin keá toaùn taïi Maersk Vieät Nam 85 a. Vaøi neùt khaùi quaùt veà vieäc söû duïng phaàn meàm FACT taïi Maersk Vieät Nam 85 b. Caùc giaûi phaùp veà nhaân söï 89 c. Caùc giaûi phaùp öùng duïng cho moät soá phaàn haønh keá toaùn taïi Maersk Vieät Nam 90 d. Caùc ñieàu kieän ñeå öùng duïng SAP taïi coâng ty Vieät Nam 95 3.3 Moät soá kieán nghò vôùi coâng ty Maersk 98 Keát luaän 101 5
7. HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN COÂNG TY TNHH MAERSK VIEÄT NAM – THÖÏC TRAÏNG VAØ GIAÛI PHAÙP LÔØI MÔÛ ÑAÀU Lyù do choïn ñeà taøi Ngaøy nay, trong ñieàu kieän phaùt trieån maïnh meõ cuûa coâng ngheä thoâng tin, taát caû caùc lónh vöïc, caùc ngaønh ngheà ñeàu öùng duïng tin hoïc ñeå thöïc hieän coâng vieäc quaûn lyù, ñieàu haønh hoaït ñoäng cuûa mình. Trong lónh vöïc keá toaùn cuõng nhö theá, ña phaàn caùc doanh nghieäp ñeàu söû duïng phaàn meàm keá toaùn, ñeå thöïc hieän vieäc thu thaäp, xöû lyù, toång hôïp vaø cung caáp thoâng tin cho caùc ñoái töôïng söû duïng. Do nhu caàu tin hoïc hoùa trong coâng taùc keá toaùn, ñoøi hoûi phaûi coù 1 phaàn meàm chính xaùc, ñaùp öùng ñöôïc yeâu caàu cuûa doanh nghieäp neân caùc doanh nghieäp caàn bieát roõ heä thoáng thoâng tin keá toaùn cuûa doanh nghieäp mình ñeå tö vaán cho caùc chuyeân gia laäp trình chuyeån ñoåi ngoân ngöõ keá toaùn cuûa chuùng ta vaøo trong phaàn meàm tin hoïc. Vì leõ ñoù, heä thoáng thoâng tin keá toaùn ñoùng moät vai troø quan troïng trong coâng taùc toå chöùc coâng taùc keá toaùn cuûa doanh nghieäp nhaát laø trong thôøi ñaïi tin hoïc hoùa. Muïc tieâu nghieân cöùu Vieät Nam laø nöôùc ñang phaùt trieån vaø caùc ngaønh ngheà saûn xuaát vaø thöông maïi chieám moät tæ troïng töông ñoái lôùn. Heä thoáng thoâng tin keá toaùn cuûa ngaønh dòch vuï coù ñaëc tröng khaùc so vôùi caùc ngaønh ngheà khaùc, nhaát laø ngaønh vaän taûi ñöôøng bieån vaø kho vaän. Muoán quaûn lyù toát caùc ñôn haøng, doanh thu chi phí, caàn xem xeùt nhöõng öu ñieåm vaø khaéc phuïc nhöõng nhöôïc ñieåm cuûa heä thoáng keá toaùn. 6
8. Caùc taäp ñoaøn ña quoác gia luoân xaây döïng moät heä thoáng thoâng tin hoaøn chænh. Doanh nghieäp caøng lôùn, heä thoáng thoâng tin keá toaùn caøng chi tieát vaø phöùc taïp. Ñieån hình laø AP Moller vôùi ñaïi ñieän laø Maersk Vieät Nam taïi nöôùc ta, heä thoáng thoâng tin keá toaùn chi tieát ñeán töøng boä phaän chöùc naêng trong coâng taùc keá toaùn vôùi phaàn meàm ñang ñöôïc söû duïng laø FACT (Financial Accounting Containers Transportation). Thoâng qua heä thoáng thoâng tin keá toaùn cuûa Maersk, chuùng ta seõ bieát ñöôïc caùch vaän haønh cuûa moät coâng ty dòch vuï vaän taûi taøu bieån, caùch thöùc kieåm soaùt veà maët keá toaùn. Töø ñoù, chuùng ta coù theå nhaän xeùt ñaùnh giaù ñeå giuùp cho caùc doanh nghieäp vaän taûi taøu bieån vaø kho vaän cuûa Vieät Nam öùng duïng caùc phöông phaùp keá toaùn tieân tieán vaøo quaûn lyù caùc hoaït ñoäng kinh doanh. Noäi dung nghieân cöùu ñeà taøi • Moâ taû heä thoáng thoâng tin keá toaùn cuûa coâng ty Maersk Vieät Nam. Töø ñoù thaáy ñöôïc möùc ñoä ñaàu tö cuûa caùc coâng ty ña quoác gia vaøo heä thoáng thoâng tin keá toaùn ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu baùo caùo theo yeâu caàu cuûa doanh nghieäp vaø taäp ñoaøn. • Töø vieäc moâ taû phaân tích, suy ra öu nhöôïc ñieåm cuûa heä thoáng thoâng tin keá toaùn cuûa Maersk Vieät Nam, ñeà ra phöông phaùp giaûi quyeát khaéc phuïc nhöôïc ñieåm. • Neâu baät nhöõng ñieåm, neùt ñaëc tröng cuûa ngaønh vaän taûi taøu bieån vaø kho vaän maø doanh nghieäp Vieät Nam coù theå aùp duïng ñeå cho ngaøy caøng phuø hôïp hôn trong ñieàu kieän tin hoïc hoùa. • Neâu ra moät soá giaûi phaùp nhaèm öùng duïng moät phaàn meàm thích hôïp taïi coâng ty Maersk Vieät Nam. 7
9. Phöông phaùp nghieân cöùu Luaän vaên ñöôïc aùp duïng phöông phaùp phaân tích toång hôïp, phaân tích caùc phaàn haønh cuûa heä thoáng thoâng tin keá toaùn, caùc qui trình trong heä thoáng, nhöõng öùng duïng cuûa phaàn meàm, suy ra nhöõng nhöôïc ñieåm vaø öu ñieåm, töø ñoù toång hôïp ñöa ra caùc giaûi phaùp coù theå thöïc hieän ñoái vôùi coâng ty vaø moät soá caùc yù kieán xem xeùt cho vieäc aùp duïng vaøo caùc doanh nghieäp trong nöôùc. Keát caáu ñeà taøi Ñeà taøi bao goàm caùc chöông Chöông 1: Toång quan veà heä thoáng thoâng tin keá toaùn Chöông 2: Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taïi coâng ty Maersk Vieät Nam Chöông 3: Caùc giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin keá toaùn taïi Maersk Vieät Nam 8
10. Chöông 1: Toång quan veà heä thoáng thoâng tin keá toaùn 1.1 Moät soá vaán ñeà chung veà heä thoáng 1.1.1 Khaùi nieäm Heä thoáng laø taäp hôïp caùc thaønh phaàn phoái hôïp vôùi nhau ñöôïc saép xeáp theo moät trình töï nhaát ñònh ñeå hoaøn thaønh caùc muïc tieâu cuûa toå chöùc. Caùc yeáu toá cô baûn lieân quan ñeán heä thoáng bao goàm : Vai troø cuûa heä thoáng : thoâng tin vaø ra quyeát ñònh bôûi vì moïi hoaït ñoäng quaûn lyù cho duø laø to hay nhoû ñeàu caàn thoâng tin. Muoán coù thoâng tin thì phaûi qua moät quaù trình thu thaäp döõ lieäu töø caùc hoaït ñoäng vaø truyeàn ñaït. Thoâng tin ñoøi hoûi phaûi caàn thieát vaø chính xaùc, ñaày ñuû, hieäu quaû veà maët chi phí, ñuùng muïc ñích ngöôøi söû duïng, thoûa ñaùng, thích nghi trong truyeàn ñaït ñuùng luùc vaø deã söû duïng. Thoâng tin caøng chính xaùc thì caøng giuùp ích cho vieäc ra quyeát ñònh, caùc quyeát ñònh tuøy thuoäc vaøo caáp ñoä quaûn trò: keá hoaïch chieán löôïc, kieåm soaùt quaûn trò vaø kieåm soaùt hoaït ñoäng. Caáu truùc cuûa heä thoáng laø söï saép xeáp thieát keá caùc phaàn töû beân trong cuûa heä thoáng. Caùc yeáu toá ñaàu ra, ñaàu vaøo : khi thieát laäp moät heä thoáng, chuùng ta caàn tìm hieåu saûn phaåm cuûa heä thoáng tröôùc, coù nghóa laø saûn phaåm phuïc vuï cho muïc ñích gì, caàn nhöõng yeáu toá naøo, baùo caùo gì thì luùc ñoù chuùng ta môùi bieát ñöôïc ñaàu vaøo cuûa heä thoáng laø goàm nhöõng döõ lieäu naøo. Moâi tröôøng cuûa heä thoáng : laø caùc yeáu toá, ñieàu kieän naèm ngoaøi heä thoáng vaø coù aûnh höôûng ñeán keát quaû hoaït ñoäng cuûa heä thoáng ñoù. 1.1.2 Phaân loaïi Moät heä thoáng coù theå chöùa nhieàu heä thoáng con vaø trong moãi heä thoáng con seõ coù nhöõng tính chaát nhö moät heä thoáng, coù theå duøng caùc phöông tieän, caùch thöùc khaùc 9
11. nhau nhöng ñeàu lieân keát vôùi nhau vaø cuøng thöïc hieän muïc tieâu chung cuûa heä thoáng. Theo söï phaân caáp heä thoáng, heä thoáng bao goàm heä thoáng caáp thaáp vaø heä thoáng caáp cao Theo söï taùc ñoäng vaø moái quan heä vôùi moâi tröôøng beân ngoaøi , heä thoáng bao goàm heä thoáng ñoùng, heä thoáng môû vaø heä thoáng kieåm soaùt phaûn hoài.
    Heä thoáng ñoùng laø heä thoáng khoâng coù lieân heä vôùi moâi tröôøng beân ngoaøi. Moâi tröôøng cuõng khoâng taùc ñoäng ñeán quaù trình cuûa heä thoáng. Heä thoáng naøy chæ mang yù nghóa veà maët lyù thuyeát. Trong heä thoáng ñoùng, ta coù heä thoáng ñoùng coù quan heä, ñaây tuy laø heä thoáng ñoùng nhöng coù giao tieáp vôùi moâi tröôøng beân ngoaøi, bò moâi tröôøng beân ngoaøi taùc ñoäng vaø ngöôïc laïi heä thoáng cuõng taùc ñoäng ñeán moâi tröôøng vaø ñöôïc kieåm soaùt.
    Heä thoáng môû laø heä thoáng coù lieân heä vaø chòu söï taùc ñoäng raát maïnh cuûa moâi tröôøng beân ngoaøi. Heä thoáng khoâng kieåm soaùt ñöôïc söï taùc ñoäng qua laïi cuûa noù vôùi moâi tröôøng vaø thöôøng khoâng oån ñònh hoaëc khoâng kieåm soaùt ñöôïc caùc thoâng tin vaøo.
    Heä thoáng kieåm soaùt phaûn hoài: laø heä thoáng maø moät phaàn thoâng tin ñaàu ra cuûa noù cho pheùp kieåm soaùt thoâng tin ñaàu vaøo qua ñoù toái öu hoùa caùc muïc tieâu cuûa heä thoáng. 1.2 Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù(HTTQL) 1.2.1 Khaùi nieäm Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù laø heä thoáng coù nhieäm vuï cung caáp thoâng tin caàn thieát phuïc vuï cho vieäc quaûn lyù ñieàu haønh moät toå chöùc. Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù coù theå goïi laø moät heä thoáng tích hôïp “Ngöôøi – Maùy” taïo ra caùc thoâng tin giuùp ích cho 10
12. con ngöôøi trong saûn xuaát, quaûn lyù vaø ra quyeát ñònh. Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù söû duïng caùc thieát bò tin hoïc, caùc phaàn meàm, cô sôû döõ lieäu, caùc thuû tuïc thuû coâng, caùc moâ hình phaân tích, laäp keá hoaïch quaûn lyù vaø ra quyeát ñònh. 1.2.2 Vai troø Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù coù vai troø thu nhaäp thoâng tin , xöû lyù vaø cung caáp thoâng tin caàn thieát cho ngöôøi söû duïng khi hoï coù nhu caàu. Vai troø cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù coù theå ñöôïc sô ñoà hoùa nhö sau: a. Thu thaäp thoâng tin Do heä thoáng thu thaäp thoâng tin töø nhieàu nguoàn khaùc nhau neân thoâng tin thöôøng ña daïng vaø phöùc taïp. Vì leõ ñoù, toå chöùc muoán coù thoâng tin höõu ích thì heä thoáng phaûi choïn loïc thoâng tin: - Phaân tích caùc thoâng tin ñeå traùnh söï quaù taûi khi coù haïi. 11
13. - Thu thaäp thoâng tin coù ích: nhöõng thoâng tin coù ích cho heä thoáng ñöôïc caáu truùc hoùa ñeå coù theå khai thaùc treân caùc phöông tieän tin hoïc. Thu thaäp thoâng tin thöôøng söû duïng giaáy hoaëc vaät kyù tin töø. Thoâng thöôøng vieäc thu thaäp thoâng tin ñöôïc tieán haønh moät caùch coù heä thoáng vaø töông öùng vôùi caùc thuû tuïc ñöôïc xaùc ñònh tröôùc. Ví duï : nhaäp vaät tö vaøo kho, thanh toaùn cho nhaø cung öùng. Moãi söï kieän daãn ñeán vieäc thu thaäp theo moät maãu ñònh saün tröôùc nhö laø caùch toå chöùc treân maøn hình maùy tính. Ñaây laø vai troø raát quan troïng cuûa heä thoáng neân toát nhaát neân traùnh sai soùt. b. Xöû lyù thoâng tin Coâng vieäc löïa choïn thoâng tin thu thaäp ñöôïc coi laø böôùc xöû lyù ñaàu tieân, tieáp theo laø taùc ñoäng leân thoâng tin, xöû lyù thoâng tin: - Tieán haønh tính toaùn treân caùc nhoùm chæ tieâu - Thöïc hieän tính toaùn taïo ra caùc thoâng tin keát quaû - Thay ñoåi hoaëc loaïi boû döõ lieäu - Saép xeáp döõ lieäu. - Löu tröõ taïm thôøi hoaëc löu tröõ Coù nhieàu caùch xöû lyù : thuû coâng, cô giôùi hoaëc töï ñoäng. c. Phaân phoái thoâng tin Cung caáp thoâng tin laø muïc tieâu cuûa heä thoáng, noù ñaët ra vaán ñeà ai quyeát ñònh phaân phoái, phaân phoái cho ai, vaø vì sao. Phaân phoái thoâng tin coù theå coù muïc tieâu ban boá leänh, baùo caùo veà saûn xuaát, goïi laø phaân phoái doïc. Muïc tieâu phaân phoái nhaèm phoái hôïp moät soá hoaït ñoäng giöõa caùc boä phaän chöùc naêng goïi laø phaân phoái ngang. Ñeå toái öu phaân phoái thoâng tin, heä thoáng caàn ñaùp öùng 3 tieâu chuaån: - Tieâu chuaån veà daïng: toác ñoä truyeàn thoâng tin, soá löôïng nôi nhaän, daïng phaûi thích hôïp vôùi phöông tieän truyeàn. Ví duï nhö giaáy, thö tín cho loaïi 12
14. thoâng tin cho caùc ñòa chæ laø caùc ñaïi lyù; giaáy, telex, telecopie ñeå xaùc nhaän moät ñôn ñaët haøng qua ñieän thoaïi; aâm thanh söû duïng cho thoâng tin daïng meänh leänh. - Tieâu chuaån veà thôøi gian: baûo ñaûm tính thích ñaùng cuûa cuûa caùc quyeát ñònh. - Tieâu chuaån veà tính baûo maät: thoâng tin ñaõ xöû lyù caàn ñeán thaúng ngöôøi söû duïng, vieäc phaân phoái thoâng tin roäng hay heïp tuøy thuoäc vaøo möùc ñoä quan troïng cuûa noù. 1.2.3 Caáu truùc heä thoáng thoâng tin quaûn lyù a. Caáu truùc toång quaùt cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù goàm 4 thaønh phaàn: caùc lónh vöïc quaûn lyù, döõ lieäu, thuû tuïc xöû lyù (moâ hình) vaø caùc qui taéc quaûn lyù. - Caùc lónh vöïc quaûn lyù: moãi lónh vöïc quaûn lyù töông öùng nhöõng hoaït ñoäng ñoàng nhaát nhö laø lónh vöïc thöông maïi, haønh chính, kyõ thuaät, keá toaùn – taøi vu, - Döõ lieäu: laø nguyeân lieäu cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù ñöôïc bieåu dieãn döôùi nhieàu daïng nhö laø truyeàn khaåu, vaên baûn, hình veõ, kyù hieäu vaø treân nhieàu vaät chöùa ñöïng thoâng tin nhö laø giaáy, baêng töø, ñóa, ñoái thoaïi, baûn sao, fax - Caùc moâ hình: laø nhoùm taäp hôïp ôû töøng lónh vöïc. Ví duï: keá hoaïch vaø sô ñoà keá toaùn cho lónh vöïc keá toaùn taøi vuï; qui trình saûn xuaát; phöông phaùp vaän haønh thieát bò; phöông phaùp qui hoaïch duøng cho quaûn lyù döï tröõ hoaëc quaûn lyù saûn xuaát. - Qui taéc quaûn lyù: söû duïng bieán ñoåi, xöû lyù döõ lieäu phuïc vuï cho caùc muïc ñích xaùc ñònh. b. Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù vaø caùc phaân heä thoâng tin 13
15. Ñònh nghóa: lónh vöïc quaûn lyù laø phaân heä, gioáng nhö moïi heä thoáng seõ coù moät heä taùc nghieäp, heä thoâng tin vaø heä quyeát ñònh, nhoùm caùc hoaït ñoäng coù cuøng moät muïc tieâu toång theå. Ví duï lónh vöïc quaûn lyù vaän taûi seõ bao goàm vieäc quaûn lyù vaän chuyeån vaø coù lieân quan: taùi cung öùng, giao haøng, vaät tö haøng hoùa nguyeân vaät lieäu, chuyeân chôû caùn boä coâng nhaân vieân. Phaân chia thaønh caùc ñeà aùn vaø caùc aùp duïng: ñeå phaân chia heä thoáng toå chöùc kinh teá xaõ hoäi thaønh caùc lónh vöïc quaûn lyù vaø thuaän lôïi cho vieäc söû duïng tin hoïc, caàn phaân chia tieáp caùc lónh vöïc thaønh caùc ñeà aùn, caùc aùp duïng. Ví duï cho lónh vöïc keá toaùn coù theå chia thaønh: keá toaùn toång hôïp, keá toaùn khaùch haøng, keá toaùn vaät tö, keá toaùn phaân tích Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù vaø ngöôøi söû duïng: coù theå tieáp caän heä thoáng thoâng tin quaûn lyù moät caùch logic, moãi ngöôøi söû duïng coù moät caùch nhìn rieâng cuûa mình veà heä thoáng thoâng tin quaûn lyù tuøy theo chöùc naêng maø hoï ñaûm nhieäm, vò trí, kinh nghieäm c. Döõ lieäu vaø thoâng tin Caùc döõ lieäu ñöôïc chuyeân chôû bôûi caùc doøng thoâng tin giuùp ta tieáp caän chaët cheõ vaø chính xaùc hôn caùc heä thoáng thoâng tin quaûn lyù ñeå tin hoïc hoùa chuùng. Döõ lieäu coù theå ñöôïc bieåu hieän döôùi nhieàu daïng khaùc nhau (aâm thanh, vaên baûn, hình aûnh ). Thoâng tin luoân mang yù nghóa vaø goàm nhieàu giaù trò döõ lieäu. Thoâng tin bao goàm caùc daïng: thoâng tin vieát, thoâng tin noùi, thoâng tin hình aûnh vaø caùc thoâng tin khaùc Caùc thoâng tin voâ ích ñöôïc loaïi boû thì caùc thoâng tin coøn laïi laø thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù. Moät soá trong chuùng coù theå ñöôïc khai thaùc töùc thì ñeå ra quyeát ñònh. 14
16. Xöû lyù töï ñoäng thoâng tin chæ thöïc hieän ñöôïc khi noù ñöôïc taïo thaønh töø caùc döõ lieäu coù tính caáu truùc. Nhôø xuaát phaùt töø caùc döõ lieäu coù tính caáu truùc vaø döïa vaøo caùc quy taéc quaûn lyù maø caùc xöû lyù ñöôïc thöïc hieän. 1.2.4 Cô cheá vaän haønh a. Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù mang meänh leänh cuûa heä thoáng: Heä quyeát ñònh (HQÑ) goàm heä thoáng ñieàu khieån (HÑK) vaø heä toå chöùc(HTC). Caùc heä thoáng ñang nghieân cöùu laø heä thoáng môû vaø soáng, nghóa laø phaùt trieån thöôøng xuyeân, nhöõng phaùt trieån naøy noùi chung laø heä quaû cuûa vieäc xöû lyù caùc meänh leänh. Noù döïa theo quaù trình ñaõ ñöôïc quy ñònh tröôùc hoaëc ñieàu khieån töøng böôùc. Ví duï: tính löông ñöôïc thieát laäp baèng caùch xaây döïng moät quaù trình ñieàu khieån baét ñaàu baèng vieäc thu thaäp caùc baûng chaám coâng, taäp hôïp khoái löôïng coâng vieäc thöïc hieän cuûa töøng coâng nhaân keát thuùc baèng vieäc phaân phaùt phieáu löông vaø caùc leänh chuyeån khoaûn cho ngaân haøng (thoâng qua maïng). Heä quaûn lyù ñieàu khieån khoâng hoaït ñoäng ñoäc laäp maø noù caàn ñöôïc kieåm soaùt vaø ñieàu chænh döïa theo muïc tieâu ñaët ra vaø vieäc tieáp nhaän thoâng tin töø heä taùc nghieäp (HTN), saûn xuaát (HSX) laø caàn thieát. 15
17. b. Heä thoâng tin phoái hôïp caùc phaân he ä: Heä toå chöùc kinh teá xaõ hoäi ñöôïc phaân chia thaønh caùc phaân heä. Moãi phaân heä coù ñaày ñuû caùc ñaëc tính cuûa moät heä thoáng (HQÑ – HTT – HTN). Caùc phaân heä ví duï: nhaø cung caáp, ñoái thuû caïnh tranh, ñaïi lyù taïo thaønh caùc heä thoáng vaø heä thoâng tin coù nhieäm vuï phoái hôïp caùc lieân heä naøy. Caáu truùc cuûa moãi phaân heä coù theå döïa treân: caáu truùc chöùc naêng, caáu truùc tröïc tuyeán phaân caáp vaø caáu truùc hoãn hôïp ( tröïc tuyeán chöùc naêng). c. Heä thoáng tin kieåm soaùt vaø ñieàu phoái heä thoáng : Heä thoáng ñieàu khieån nhaän caùc thoâng tin töø moâi tröôøng beân ngoaøi (coù ích vaø khoâng coù ích) cuøng thoâng tin noäi, döïa treân thoâng tin naøy maø heä thoáng kinh teá xaõ hoäi hoaït ñoäng. Coù 3 tröôøng hôïp: - Tröôøng hôïp ñieàu khieån theo chu kyø môû: Thoâng tin töø moâi tröôøng chuyeån tieáp ñeán heä quyeát ñònh, tieáp theo laø aûnh höôûng ñeán heä taùc nghieäp. 16
18. - Tröôøng hôïp ñieàu khieån theo chu kyø ñoùng: Thoâng tin töø heä taùc nghieäp coù theå ñeán heä quyeát ñònh neáu nhö ñaõ thoûa caùc ñieàu kieän caàn thieát (2). Quyeát ñònh haønh ñoäng ñöôïc thoâng qua khoâng, neáu khoâng thoâng qua seõ coù thoâng tin ñeán heä taùc nghieäp (3) - Tröôøng hôïp ñieàu khieån baèng 1 leänh goïi laø baùo ñoäng: Thoâng tin ñeán töø moâi tröôøng hoaëc heä taùc nghieäp (1), quyeát ñònh hoaït ñoäng ñöa ra hoaëc khoâng (2), keát quaû ñöôïc chuyeån ra moâi tröôøng (3). 17
19. 1.3 Heä thoáng thoâng tin keá toaùn 1.3.1 Khaùi nieäm Töø nhu caàu hoaït ñoäng, saûn xuaát, kinh doanh cuûa doanh nghieäp, haèng ngaøy coù caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh. Caùc nghieäp vuï naøy ñöôïc heä th ng thoâng tin keá toaùn phaân tích, ghi cheùp vaø löu tröõ caùc ghi cheùp naøy (chöùng töø, soå, theû, baûng ). Khi ngöôøi söû duïng coù yeâu caàu, heä thoáng thoâng tin keá toaùn seõ töø caùc ghi cheùp ñaõ löu tröõ maø phaân tích, toång hôïp vaø laäp caùc baùo caùo thích hôïp cung caáp cho ngöôøi söû duïng thoâng tin. 18
20. 1.3.2 Vai troø Heä thoáng thoâng tin ñieàu haønh laø heä thoáng thoâng tin ñöôïc xaây döïng nhaèm cho muïc tieâu quaûn lyù, ñieàu haønh doanh nghieäp giuùp cho doanh nghieäp coù theå kieåm soaùt toát toaøn boä hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp. Heä thoáng thoâng tin veà ngaân saùch vaø baùo caùo traùch nhieäm : gioáng nhö heä thoáng thoâng tin keá toaùn quaûn trò, nhaèm ñöa ra caùc thoâng tin noäi boä, töø ñoù giuùp cho nhaø quaûn trò coù theå ra quyeát ñònh höõu ích döïa treân baùo caùo ñoù, ví duï vôùi heä thoáng thoâng tin baùo caùo traùch nhieäm thì chæ roõ traùch nhieäm phaàn haønh ñoù, vieäc ñoù thuoäc veà ai trong doanh nghieäp, giuùp cho ñaùnh giaù naêng löïc cuûa caáp quaûn trò toát hôn. Heä thoáng xöû lyù nghieäp vuï keá toaùn : trong thöïc teá heä thoáng naøy ñöôïc phaàn meàm keá toaùn hoã trôï cao, vì taát caû caùc phaàn meàm keá toaùn ñeàu coù chöùc naêng xöû lyù nghieäp vuï keá toaùn, caùi quan troïng laø laøm sao ñeå xaây döïng moät heä thoáng xöû lyù nghieäp vuï keá toaùn chuaån xaùc cho doanh nghieäp, ñeå ñöôïc nhö vaäy, chuùng ta caàn moät ñoäi nguõ chuyeân gia am hieåu veà heä thoáng thoâng tin keá toaùn vaø veà keá toaùn ñeå coù theå thieát laäp moät phaàn meàm toát phuïc vuï cho vieäc xöû lyù nghieäp vuï keá toaùn. 1.3.3 Caáu truùc Heä thoáng thoâng tin keá toaùn seõ ghi nhaän, xöû lyù vaø thoâng ñaït caùc söï kieän qua söû duïng caùc phöông phaùp rieâng ñeå ñaït muïc tieâu. Nhöõng muïc tieâu naøy seõ xaùc ñònh phaïm vi cuûa heä thoáng vaø baûn chaát caùc söï kieän kinh teá. Phaïm vi cuûa heä thoáng thoâng tin keá toaùn phaûi tuaân thuû caùc nguyeân taéc keá toaùn chung cuûa quoác teá vaø cuûa quoác gia nhaèm taïo ra caùc baùo caùo taøi chính cung caáp cho caùc toå chöùc beân ngoaøi ñôn vò ñoù ñeå naém baét thöïc teá hoaït ñoäng ñaõ qua cuõng nhö döï baùo, nhaän ra tröôùc caùc nghieäp vuï töông lai vaø öôùc tính söï aûnh höôûng cuûa noù. Töø ñoù, phuïc vuï cho vieäc thieát laäp keá hoaïch ngaân saùch, keá hoaïch lôïi nhuaän, 19
21. thoáng keâ, phaân tích caùc tình hình kinh doanh neân heä thoáng thoâng tin keá toaùn coù heä thoáng thoâng tin keá toaùn taøi chính vaø heä thoáng thoâng tin keá toaùn quaûn trò. 1.3.4 Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taøi chính Keá toaùn taøi chính ñöôïc xaây döïng treân cô sôû nhöõng noäi dung chung nhaát cuûa moïi hoaït ñoäng kinh doanh cuûa ñôn vò. Ñoù laø söï tích tuï caùc nguoàn taøi chính töø caùc nhaø ñaàu tö, cho vay, lôïi nhuaän , töø caùc nguoàn naøy taïo neân caùc yeáu toá cô baûn cuûa quaù trình saûn xuaát kinh doanh, taïo ra laõi loã cuûa hoaït ñoäng kinh doanh, cung caáp dòch vuï. Neáu coù thu nhaäp thì phaàn giöõ laïi seõ ñöôïc chia cho caùc coå ñoâng, traû laõi vay vaø noäp thueá. Do ñoù , heä thoáng thoâng tin keá toaùn taøi chính laø heä thoáng ghi nhaän caùc söï kieän, caùc nghieäp vuï kinh teá, toång hôïp, phaân tích soá lieäu vaø truyeàn thoâng baùo caùo ñeå cung caáp thoâng tin cho ngöôøi söû duïng. a. Muïc tieâu Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taøi chính cung caáp baùo caùo veà thoâng tin taøi chính chuû yeáu cho ngöøôi söû duïng ngoaøi doanh nghieäp. Caùc thoâng tin baùo caùo ñöôïc thieát laäp treân cô sôû tuaân thuû caùc chuaån möïc, caùc nguyeân taéc, caùc thoâng leä keá toaùn cuûa nhaø nöôùc vaø bò chi phoái bôûi phaùp luaät quoác gia. Caùc baùo caùo taøi chính thöôøng höôùng tôùi soá ñoâng ngoaøi doanh nghieäp nhö caùc chuû ñaàu tö, toå chöùc cung caáp tín duïng, caùc nhaø phaân tích taøi chính, caùc cô quan quaûn lyù nhaø nöôùc. Caùc thoâng tin trong baùo caùo taøi chính cuõng ñöôïc caùc nhaø quaûn trò doanh nghieäp söû duïng nhöng vaãn chuû yeáu laø höôùng tôùi beân ngoaøi. b. Moâi tröôøng hoaït ñoäng vaø vaän haønh Caùc qui ñònh veà keá toaùn cuûa nhaø nöôùc, moâi tröôøng phaùp lyù, chuaån möïc keá toaùn chi phoái (VAS, IAS, GAAP) 20
22. Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taøi chính ñöôïc xaây döïng treân cô sôû nhieàu heä thoáng öùng duïng: • Heä thoáng öùng duïng cho chu trình doanh thu: chu trình doanh thu goàm caùc nghieäp vuï keá toaùn ghi nhaän nhöõng söï kieän kinh teá phaùt sinh lieân quan ñeán vieäc taïo ra doanh thu goàm caùc böôùc nhaän ñaët haøng cuûa khaùch haøng, giao haøng hoùa hoaëc dòch vuï cho khaùch haøng, yeâu caàu khaùch haøng thanh toaùn tieàn vaø nhaän tieàn thanh toaùn. • Heä thoáng öùng duïng cho chu trình chi phí: chu trình chi phí bao goàm caùc söï kieän lieân quan ñeán hoaït ñoäng mua haøng hay dòch vuï vaø thanh toaùn tieàn. Coù boán söï kieän kinh teá ñöôïc ghi cheùp vaø xöû lyù trong chu trình chi phí goàm : doanh nghieäp ñaët haøng hay dòch vuï caàn thieát, nhaän haøng hay dòch vuï yeâu caàu, xaùc ñònh nghóa vuï thanh toaùn, doanh nghieäp thanh toaùn tieàn. • Heä thoáng öùng duïng cho chu trình chuyeån ñoåi bao goàm caùc thuû tuïc, chöông trình xöû lyù taøi saûn coá ñònh, tieàn löông, taäp hôïp chi phí vaø tính giaù thaønh saûn phaåm • Heä thoáng öùng duïng cho chu trình taøi chính: goàm caùc thuû tuïc, hoaëc chöông trình xöû lyù caùc nghieäp vuï ghi nhaät kyù, caùc buùt toaùn ñieàu chænh, khoùa soå vaø soaïn thaûo caùc baùo caùo taøi chính, quaûn trò Luoàng thoâng tin : xöû lyù baèng tay vaø xöû lyù baèng maùy 21
23. c. Caáu truùc Bao goàm nhieàu heä thoáng xöû lyù öùng duïng (mua haøng, baùn haøng, saûn xuaát, taøi chính) ñöôïc goïi laø caùc chu trình keá toaùn nhö chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình taøi chính, chu trình chuyeån ñoåi Moãi chu trình keá toaùn cuõng laø moät heä thoáng goàm nhieàu heä thoáng con maø baûn thaân cuõng laø moät öùng duïng cuï theå. Thoâng tin ñaàu vaøo laø chöùng töø cuûa caùc nghieäp vuï keá toaùn, thoâng tin ñaàu ra laø baùo caùo bao goàm baûng caân ñoái keá toaùn, baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh, baùo caùo löu chuyeån tieàn teä vaø thuyeát minh baùo caùo taøi chính. d. Qui trình xöû lyù Phöông phaùp xöû lyù – ñònh khoaûn, ghi soå caùi Ñònh khoaûn : aùp duïng phöông phaùp ghi soå keùp vaø heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn hieän haønh. Ghi vaøo soå caùi : laø chuyeån caùc buùt toaùn vaøo soå caùi. Soå caùi laø taøi lieäu toång hôïp theo taøi khoaûn theo caùc nghieäp vuï keá toaùn aûnh höôûng ñeán taøi khoaûn ñoù. Vì vaäy 22