Luận văn Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam

Nội dung text: Luận văn Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam

1. 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ĐỒNG QUANG CHUNG ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS NGUYỄN VIỆT TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009
2. 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của tôi với sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học. Những nội dung trình bày trong đề tài là hoàn toàn trung thực và nếu như có sai trái gì tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Tác giả luận văn Đồng Quang Chung MỤC LỤC Trang Mở đầu 1 Chương 1 - CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC 4 1.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4 1.1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ 4 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 6 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát 6 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro 9 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát 10 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông 12 1.1.2.5 Giám sát 13 1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH 14 1.2.1 Phần cứng và các thiết bị ngoại vi 15 1.2.2 Phần mềm 17 1.2.2.1 Phần mềm hệ thống 17 1.2.2.2 Các chương trình tiện ích 17
3. 3 1.2.2.3 Ngôn ngữ lập trình và các trình biên dịch 18 1.2.2.4 Phần mềm ứng dụng 18 1.2.2.5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 19 1.2.3 Mạng máy tính 20 1.2.3.1 Ứng dụng của mạng máy tính 20 1.2.3.2 Mạng nội bộ và mạng diện rộng 22 1.2.3.3 Mạng có dây và mạng không dây 23 1.3 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC 23 1.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 24 1.3.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng 25 1.3.3 Hoạt động kiểm soát dữ liệu 28 1.4 ẢNH HƯỞNG CỦA HỆ THỐNG MÁY TÍNH ĐẾN VIỆC THIẾT KẾ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT 30 1.4.1 Đặc điểm của hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học 31 1.4.1.1 Chịu ảnh hưởng bởi phương pháp xử lý dữ liệu của hệ thống máy tính 31 1.4.1.2 Chịu ảnh hưởng và phụ thuộc về mặt công nghệ lưu trữ dữ liệu 32 1.4.1.3 Chịu sự chi phối của phần cứng máy tính 34 1.4.1.4 Chịu ảnh hưởng của hạ tầng mạng 34 1.4.1.5 Chịu sự phụ thuộc vào hệ thống điện 36 1.4.1.6 Chịu sự chi phối và phụ thuộc nhiều vào cơ chế kiểm soát của phần mềm ứng dụng 37
4. 4 1.4.2 Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn đối với các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học 38 1.4.2.1 Những rủi ro xuất phát từ thiết bị phần cứng 39 1.4.2.2 Những rủi ro xuất phát từ sự vận hành của hệ thống mạng 40 1.4.2.3 Những rủi ro xuất phát từ sự thiết kế của phần mềm ứng dụng 40 1.4.2.4 Những rủi ro xuất phát từ công việc lưu trữ dữ liệu 40 1.4.2.5 Những rủi ro xuất phát từ sự tác động bên ngoài và sự không trung thực của con người 41 Kết luận chương 1 42 Chương 2 - TÌM HIỂU THỰC TẾ VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 43 2.1 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học nhìn từ góc độ nhà quản lý 45 2.2 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học nhìn từ góc độ kế toán 47 2.3 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học nhìn từ góc độ IT 48 2.4 Nhận xét về các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học được tổ chức tại các doanh nghiệp 51
5. 5 2.5 Nhận xét về các thủ tục kiểm soát được thiết kế trong các phần mềm kế toán Việt Nam 64 Kết luận chương 2 65 Chương 3 – ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 66 3.1 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHUNG 66 3.1.1 Kiểm soát con người 66 3.1.2 Kiểm soát vật chất 67 3.1.3 Kiểm soát vận hành máy tính 68 3.2 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG 74 3.2.1 Những quy định ràng buộc về trách nhiệm của các đối tượng liên quan 75 3.2.2 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát dữ liệu đầu vào 77 3.2.3 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát quy trình xử lý dữ liệu 80 3.2.4 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát thông tin đầu ra 84 3.2.5 Những giải pháp khác về các thủ tục kiểm soát trên phần mềm ứng dụng 86 3.3 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT DỮ LIỆU 88 3.3.1 Tổ chức máy chủ 88
6. 6 3.3.2 Tổ chức sao lưu dữ liệu 88 3.3.3 Kiểm soát dữ liệu đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp 90 3.4 ỨNG DỤNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM VÀO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT MỘT SỐ CHU TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP 90 3.4.1 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng 90 3.4.1.1 Mô tả chu trình mua hàng 90 3.4.1.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng 94 3.4.2 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình bán hàng 98 3.4.2.1 Mô tả chu trình bán hàng 98 3.4.2.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình bán hàng 101 3.4.3 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình nhân sự, tiền lương 104 3.4.3.1 Mô tả chu trình nhân sự, tiền lương 104 3.4.3.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình nhân sự, tiền lương 106 3.4.4 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình sản xuất 108 3.4.4.1 Mô tả chu trình sản xuất 108
7. 7 3.4.4.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình sản xuất 111 3.5 BAN HÀNH CHÍNH SÁCH AN TOÀN VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN, HOÀN THIỆN VAI TRÒ CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CNTT VÀO TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 115 Kết luận chương 3 116 KẾT LUẬN 117 TÀI LIỆU THAM KHẢO 119
8. 8 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT : Công nghệ thông tin IT : Information Technology - Kỹ thuật thông tin CPU : Central Processing Unit - Đơn vị xử lý trung tâm RAM : Random Access Memory - Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên HDD : Hard Disk Drive - Ổ đĩa cứng (bộ nhớ lưu trữ) CSDL : Cơ sở dữ liệu SQL : Structured Query Language - Ngôn ngữ truy vấn cấu trúc ERP : Enterprise Resources Planning - Hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp COSO: Committee of Sponsoring Organization – Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính
9. 9 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 – Mô tả hệ thống máy tính 16 Hình 1.2 – Thiết bị Modem dùng để kết nối mạng internet 20 Hình 1.3 – Mô tả về mạng máy tính 21 Hình 1.4 – Thiết bị Hub dùng để kết nối nhiều máy tính với nhau 36 Hình 3.1 – Mô tả về bức tường lửa Firewall 71 Hình 3.2 – Mô hình hệ thống thông tin kế toán 74
10. 10 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 – Nhìn nhận về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 49 Bảng 2.2 – Kiểm soát vật chất 53 Bảng 2.3 – Kiểm soát vận hành máy tính 55 Bảng 2.4 – Kiểm soát dữ liệu đầu vào trên phần mềm ứng dụng 57 Bảng 2.5 – Kiểm soát xử lý số liệu trên phần mềm ứng dụng 59 Bảng 2.6 – Kiểm soát thông tin đầu ra trên phần mềm ứng dụng 60 Bảng 2.7 – Kiểm soát dữ liệu 62
11. 11 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài: Có thể nói trong thời đại ngày nay, CNTT đã và đang đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống của loài người. Những lợi ích mà nó mang lại là không thể phủ nhận. Hầu như lĩnh vực nào, ngành nghề nào cũng ứng dụng CNTT và điều đó đã giúp tạo ra năng suất lao động, hiệu quả công việc vô cùng to lớn. Thực tế cho thấy; khi các tổ chức, các doanh nghiệp ứng dụng CNTT mà cụ thể là việc đưa vào sử dụng các phần mềm ứng dụng, các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, các kết nối cổng thông tin liên kết trong nội bộ hay liên kết ra bên ngoài đã giúp cho con người trao đổi thông tin với nhau một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và thay thế dần sức người do có sự tự động hoá ngày càng cao. Bên cạnh đó; trong điều kiện tin học hoá như hiện nay, việc bảo vệ thông tin được xem là công việc được ưu tiên hàng đầu bởi người ta quan niệm rằng “thông tin là tài sản” và nếu để mất nó có thể sẽ phải trả giá rất đắt. Tuy nhiên, để thực hiện công việc này không phải là việc dễ dàng vì nó đòi hỏi phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, rõ ràng, tỉ mỉ và chi tiết thông qua việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tuân theo quy trình được thống nhất từ cấp lãnh đạo đến cấp nhân viên trong toàn bộ tổ chức. Ngoài những lợi ích do CNTT mang lại thì song song đó vẫn còn rất nhiều hạn chế hay nói khác đi đó chính là những rủi ro tiềm ẩn bên trong luôn rình rập và sẵn sàng đe doạ đến tài sản thông tin của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Do đó, việc tìm hiểu những đặc điểm của hệ thống kiểm soát cũng như các biện pháp ngăn ngừa, nhận diện và khắc phục những tác động xấu từ những rủi ro trong môi trường ứng dụng CNTT sẽ giúp cho chúng ta
12. 12 có cái nhìn toàn diện hơn để có thể thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm bảo vệ tài sản thông tin của tổ chức. Và cũng không nằm ngoài những suy nghĩ trên, tác giả đã rất trăn trở và đi đến quyết định chọn đề tài cũng tương đối mới mẻ là “Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam” để nghiên cứu với hy vọng mang lại cho các tổ chức, các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là những người đang hoạt động trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán nói riêng một cái nhìn toàn diện hơn, đúng đắn hơn và cụ thể hơn về vấn đề này hiện nay. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Dựa trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu nước ngoài; thông qua việc thực hiện quan sát, điều tra và khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp ở Việt Nam về kiểm soát nội bộ trong điều kiện ứng dụng CNTT; mục tiêu nghiên cứu của đề tài đưa ra một cái nhìn trực quan và cụ thể về kiểm soát trong môi trường tin học để hướng các đối tượng liên quan như doanh nghiệp, người hành nghề kế toán, kiểm toán đến việc tổ chức hệ thống thông tin và xây dựng các hoạt động kiểm soát thật sự hữu hiệu trong điều kiện ứng dụng CNTT vào công việc hàng ngày của mình. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động kiểm soát thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức trong môi trường tin học tại các doanh nghiệp Việt Nam. Cụ thể là; thông qua việc quan sát các hoạt động kiểm soát thực tế tại doanh nghiệp, điều tra và khảo sát các đối tượng liên quan như ban giám đốc, bộ phận kế toán và bộ phận IT của các doanh nghiệp để tìm hiểu. Tuy nhiên; đề tài chỉ mới đề cập đến việc tư vấn cho các doanh nghiệp cách để tự thiết kế ra các thủ tục phục vụ cho việc thực thi các hoạt động kiểm soát
13. 13 tương ứng trong môi trường tin học sao cho hữu hiệu hơn để bảo vệ các tài sản thông tin và gia tăng độ tin cậy của thông tin được xử lý trong môi trường này, chứ chưa thật sự đề cập đến toàn bộ mọi thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu của luận văn là dựa trên quan sát thực tế ở hiện trường, khảo sát và điều tra các đối tượng liên quan tại doanh nghiệp thông qua hình thức bảng câu hỏi. Đồng thời sử dụng phương pháp phân tích, thống kê và tổng hợp số liệu thu thập được từ thực tế để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề đã đề cập trong mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Kết cấu của luận văn: Kết cấu của luận văn bao gồm: v Phần mở đầu v Chương 1 - Các vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học v Chương 2 - Tìm hiểu thực tế về các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học tại các doanh nghiệp Việt Nam v Chương 3 – Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam v Kết luận v Tài liệu tham khảo v Phụ lục
14. 14 CHƯƠNG 1 CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC 1.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa được đưa ra bởi COSO năm 1992 thì: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và toàn bộ nhân viên của tổ chức chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: ü Báo cáo tài chính đáng tin cậy ü Các luật lệ và quy định được tuân thủ ü Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Như vậy có bốn nội dung cơ bản được đề cập trong định nghĩa ở trên bao gồm: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình: kiểm soát nội bộ là một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở tất cả mọi bộ phận trong tổ chức và chúng kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát được xem là phương tiện giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: chính con người sẽ đặt ra mục tiêu; thiết lập cơ chế kiểm soát ở khắp mọi nơi trong tổ chức và vận hành chúng để đạt được mục tiêu đề ra. Do đó, kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà còn bao
15. 15 gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc và nhân viên. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhất có thể chứ không khẳng định chắc chắn rằng các mục tiêu sẽ đạt được. Như vậy, kiểm soát nội bộ có thể giúp ngăn chặn và phát hiện ra sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng sẽ không bao giờ xảy ra nữa. Sở dĩ như vậy là do bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó như: sự vô ý, bất cẩn của con người; sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức; sự lạm dụng quyền lực để mưu cầu lợi ích riêng tư; hay sự đòi hỏi chi phí bỏ ra cho việc thực hiện các hoạt động kiểm soát phải luôn nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: mục tiêu của kiểm soát nội bộ là rất rộng, chúng bao trùm toàn bộ mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức. Nhưng nhìn chung, có thể phân thành ba mục tiêu sau: ü Mục tiêu về báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và độ tin cậy, bởi lẽ nhà quản lý là người đại diện pháp luật cho tổ chức và phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. ü Mục tiêu về tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn hướng mọi thành viên trong tổ chức đến việc tuân thủ các chính sách và quy định của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. ü Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, qua đó
16. 16 giúp nâng cao uy tín, mở rộng quy mô và thị phần, thực hiện các chiến lược của đã đề ra 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO (năm 1992) thì các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm bộ phận: § Môi trường kiểm soát § Đánh giá rủi ro § Hoạt động kiểm soát § Thông tin và truyền thông § Giám sát 1.1.2.1 Môi trường kiềm soát Môi trường kiềm soát được xem là nền tảng đối với các bộ phận khác của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó phản ánh sắc thái chung của một tổ chức và chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên trong tổ chức. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: Tính chính trực và các giá trị đạo đức Tính chính trực và các giá trị đạo đức được thể hiện qua tính cách, bản chất và cách cư xử của các thành viên khi tham gia vào các hoạt động của tổ chức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước hết phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những cá nhân liên quan đến quá trình kiểm soát. Do vậy, nhu cầu này đòi hỏi ở nhà quản lý cấp cao phải xây dựng được những chuẩn mực đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản những người có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp trong tổ chức. Muốn đạt được yêu cầu này, trước hết đòi hỏi nhà quản lý phải làm
17. 17 gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, đồng thời cần phổ biến những quy định đến mọi thành viên trong tổ chức bằng những cách thích hợp. Hơn nữa, để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức, tổ chức cũng cần loại trừ hoặc giảm thiểu các sức ép tác động đến nhân viên để tránh thực hiện các hành vi thiếu trung thực có thể xuất phát từ họ. Năng lực của nhân viên Nhà quản lý cần tuyển dụng các nhân viên có năng lực chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp để thực hiện công việc được giao đạt sự hữu hiệu và hiệu quả. Bên cạnh đó, cần tăng cường giám sát và tổ chức huấn luyện nhân viên thường xuyên để các nhiệm vụ được giao luôn đạt kết quả tốt nhất. Hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán Uỷ ban kiểm toán trực thuộc hội đồng quản trị, gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào công việc điều hành tổ chức. Uỷ ban kiểm toán có những đóng góp quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập cho kiểm toán độc lập Vì thế, hoạt động hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán sẽ có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được dùng làm thước đo đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị hoặc Uỷ ban kiểm toán bao gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên bên trong Hội đồng quản trị hoặc Uỷ ban kiểm toán, cùng với mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Ở Việt Nam, theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và có vai trò tương tự như Uỷ ban kiểm toán.
18. 18 Triết lý và phong cách điều hành Triết lý thể hiện qua quan điểm và sự nhận thức của nhà quản lý; trong khi phong cách điều hành lại thể hiện qua tính cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành tổ chức. Do vậy, sự khác biệt về triết lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của một tổ chức. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô và đặc thù của mỗi đơn vị. Thực chất đó chính là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần đáng kể cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, một cơ cấu tổ chức không phù hợp có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Phân định quyền hạn và trách nhiệm Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Qua đó cụ thể hoá quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức, giúp họ hiểu được nhiệm vụ của mình và từng hoạt động của họ sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, tổ chức cần có mô tả công việc rõ ràng cụ thể mà trong đó có đề cập đến quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên cùng với mối quan hệ giữa họ với nhau. Chính sách nhân sự Là các chính sách được lập bởi nhà quản lý liên quan đến việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường
19. 19 kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro Rủi ro luôn tồn tại trong mọi hoạt động của tổ chức. Chúng có thể bắt nguồn từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp và sẵn sàng đe doạ đến tất cả các mục tiêu chung cũng như các mục tiêu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, người ta chỉ có thể hạn chế bớt các rủi ro này chứ không thể làm cho chúng không bao giờ xuất hiện nữa. Vì thế, để hạn chế các rủi ro nhà quản lý phải dựa trên các mục tiêu đã được xác định để nhận dạng và phân tích các rủi ro để từ đó có thể quản trị được chúng. Xác định mục tiêu của tổ chức Xác định mục tiêu được xem là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có thể trở thành rủi ro hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của tổ chức. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của nhà quản lý. Nhận dạng rủi ro Rủi ro có thể tác động đến toàn bộ tổ chức hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Đối với toàn bộ tổ chức, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro như sự đổi mới kỹ thuật, thị hiếu của khách hàng, sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách Nhà nước, sự thay đổi nhân sự quản lý Trong phạm vi từng hoạt động, có thể là hoạt động mua hàng, bán hàng, kế toán Do đó, để nhận dạng các rủi ro, nhà quản lý cần phải sử
20. 20 dụng nhiều phương pháp khác nhau như dự báo, phân tích số liệu quá khứ cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Phân tích và đánh giá rủi ro Thực tế cho thấy rủi ro rất khó định lượng nên phân tích và đánh giá rủi ro là việc làm khá phức tạp và do đó có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm: ü Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của tổ chức ü Xem xét khả năng xảy ra rủi ro ü Các biện pháp đối phó với rủi ro 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực thi. Mục đích chính của các chính sách và thủ tục là giúp thực thi những hành động để kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra đối với tổ chức. Dưới đây là các hoạt động kiểm soát chủ yếu: Phân chia trách nhiệm Phân chia trách nhiệm là không cho phép bất kỳ thành viên nào trong tổ chức được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi nó hình thành cho đến khi kết thúc. Điều này có nghĩa là, không cho kiêm nhiệm đồng thời các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Việc phân chia trách nhiệm nhằm mục đích để các thành viên có thể tự kiểm soát lẫn nhau; dễ phát hiện ra các sai sót và khiếm khuyết nếu nó xảy ra; đồng thời hạn chế cơ hội đối với các thành viên có thể che dấu các sai phạm do mình gây ra.
21. 21 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ Để đảm bảo cho thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần phải bảo đảm: ü Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách ü Phê chuẩn đúng đắn các loại nghiệp vụ hoặc hoạt động: việc phê chuẩn này phải tập trung vào một nhà quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép của mình. Sự phê chuẩn được chia làm phê chuẩn chung (nhà quản lý ban hành các chính sách áp dụng cho toàn bộ tổ chức) và phê chuẩn cụ thể (nhà quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung) Kiểm soát vật chất Hoạt động này nhằm mục đích hạn chế việc tiếp cận các thông tin, các tài liệu, chứng từ, sổ sách và tài sản không được phép để ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra như trộm cắp, phá hoại hay sử dụng sai mục đích Kiểm tra độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra được thực hiện bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Tuy nhiên, để việc kiểm tra độc lập này phát huy được hiệu quả, đòi hỏi những thành viên thực hiện kiểm tra phải độc lập nhất định với đối tượng được kiểm tra.
22. 22 Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện Hoạt động này đòi hỏi cần phải xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh, đối chiếu thực tế với kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan; đồng thời cần liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Thông qua hoạt động này, giúp nhà quản lý phát hiện ra những hạn chế, những bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện để từ đó có những đối sách cũng như những điều chỉnh kịp thời. 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông giúp thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong tổ chức thông qua việc lập các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ cho cả đối tượng bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của tổ chức vì giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Hệ thống thông tin của tổ chức có thể thực hiện bằng cách xử lý trên máy tính, bằng hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu của chất lượng thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Truyền thông là việc truyền đạt thông tin. Trong đó, cần chú ý đến việc truyền thông trong nội bộ và truyền thông ra bên ngoài. Cụ thể là: § Đối với truyền thông nội bộ: yêu cầu mọi thành viên trong tổ chức phải hiểu rõ công việc của mình; hiểu rõ mệnh lệnh, chỉ thị từ cấp trên; hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác trong tổ chức và biết sử dụng các phương tiện truyền thông trong tổ chức. § Truyền thông ra bên ngoài: các thông tin được cung cấp từ các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng phải được ghi
23. 23 nhận trung thực, đầy đủ; nhờ đó giúp tổ chức có thể phản ứng kịp thời. Bên cạnh đó, các thông tin cung cấp cho các đối tượng bên ngoài như Nhà nước, cổ đông, nhà đầu tư cũng cần phải truyền đạt kịp thời, đảm bảo về độ tin cậy và tuân thủ các quy định của tổ chức cũng như của pháp luật. 1.1.2.5 Giám sát Thông qua giám sát, nhà quản lý có thể đánh giá được chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ đó có thể xác định kiểm soát nội bộ có vận hành theo đúng thiết kế hay không và có cần phải sửa đổi lại cho phù hợp với thực tế tại tổ chức hay không. Để đạt được kết quả mong đợi, nhà quản lý cần phải tăng cường các hoạt động giám sát của mình bao gồm cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. § Giám sát thường xuyên: được thực hiện thông qua các cuộc tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp để nghe ý kiến đóng góp của họ; ghi nhận thông tin phản hồi từ các thành viên trong tổ chức thông qua các buổi hội thảo, cuộc họp hay buổi huấn luyện hoặc xem xét các báo cáo hoạt động để phát hiện ra những bất thường. § Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập thực hiện.
24. 24 1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH Ngày nay, máy vi tính không còn xa lạ gì đối với mọi người nữa. Cùng với thời gian, công nghệ sản xuất máy vi tính đã cho ra đời rất nhiều thế hệ máy tính hiện đại, xử lý với tốc độ cao, cho kết quả chính xác và giá rẻ. Nhìn về quá khứ ở Việt Nam cho thấy, những năm đầu thập niên 90 của thế kỷ 20, việc trang bị máy vi tính cho các tổ chức nói chung và cho cá nhân nói riêng là việc làm hoàn toàn xa xỉ. Nhưng nay đã khác, hầu như đi đến đâu cũng bắt gặp người ta sử dụng máy tính để xử lý công việc hàng ngày của mình là chuyện bình thường. Và điều này đã góp phần tích cực vào công cuộc đổi mới và phát triển của đất nước. Cụ thể hơn, với sự phát triển không ngừng của CNTT đã và sẽ tiếp tục có những chi phối và ảnh hưởng đáng kể đến tất cả mọi ngành nghề trong xã hội. Những chi phối và ảnh hưởng này là tích cực, nó làm cho năng suất của các ngành tăng lên rõ rệt và hướng tất cả các ngành đều đi đến chỗ phải nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình để từng bước tiếp cận đến sự quản lý chuyên nghiệp và phát triển bền vững. Đối với nghề nghiệp kế toán, kiểm toán thì cũng vậy; sự phát triển của CNTT cũng có những tác động lớn đến những người hoạt động trong những ngành nghề này. Với những máy tính được trang bị các phần mềm chuyên dụng như phần mềm kế toán, các phần mềm hỗ trợ cho công tác kiểm toán đã giúp cho những người hành nghề kế toán và kiểm toán dễ dàng hơn trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin được nhanh chóng, kịp thời với độ chính xác và độ tin cậy cao. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mà CNTT đem lại cũng không loại trừ những rủi ro tiềm ẩn trong việc cung cấp thông tin đó là độ tin cậy của thông tin trong môi trường tin học có hoàn toàn tuyệt đối như người ta từng tin
25. 25 tưởng. Do đó, việc tìm hiểu về hệ thống máy tính là rất cần thiết để nghiên cứu, tìm hiểu về hệ thống kiểm soát thông tin trong môi trường này. 1.2.1 Phần cứng và các thiết bị ngoại vi Một hệ thống máy tính bao gồm các các thiết bị, linh kiện rời cấu thành mà dựa trên đó các phần mềm hệ thống, tiện ích và các ứng dụng được cài đặt để vận hành nhằm thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ nào đó. Có thể nói, máy tính là một hệ thống xử lý thông tin đa năng. Nó nhận lệnh từ con người thông qua các thiết bị ghi nhận đầu vào như chuột, bàn phím, máy quét để rồi xử lý các lệnh đó. Sau khi được xử lý, thông tin được hiển thị cho người sử dụng xem thông qua các thiết bị đầu ra như màn hình, máy in, máy chiếu và cuối cùng thông tin được lưu trữ trên các thiết bị như đĩa cứng, đĩa mềm, USB, CD Bộ phận được xem là chính yếu và quan trọng nhất thuộc về phần cứng máy tính là bộ vi xử lý trung tâm CPU (Central Processing Unit). Bộ phận này đảm nhận nhiệm vụ tính toán và xử lý dữ liệu. Tất cả các dạng dữ liệu (chữ, số, hình ảnh, âm thanh ) đều được mã hoá dưới dạng một tập hợp số nhị phân. Mỗi số nhị phân đại diện cho một tín hiệu điện tử tắt (0) hoặc mở (1). Sau đây, chúng ta tìm hiểu thêm một vài bộ phận quan trọng khác của máy tính ngoài CPU: § Bo mạch chủ (Mainboard): bo mạch chính, lớn nhất đóng vai trò là trung gian giao tiếp giữa các thiết bị với nhau. Có rất nhiều các thiết bị gắn trên bo mạch chủ theo cách trực tiếp có mặt trên nó hay thông qua các kết nối cắm vào hoặc dây dẫn liên kết. Bộ phận CPU quan trọng kể trên cũng được gắn vào bo mạch chủ này. § Bộ nhớ chính hay còn gọi là bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên (Random Access Memory – RAM): máy tính dùng RAM để lưu trữ mã chương trình và dữ liệu trong suốt quá trình thực thi (trong 1 phiên làm việc).
26. 26 Cụ thể là, khi chúng ta gõ văn bản từ bàn phím hay nhập số liệu trên một phần mềm ứng dụng thì những thông tin này mới chỉ được lưu vào bộ nhớ RAM và hạn chế của bộ nhớ này là nó chỉ hoạt động khi có điện. Nếu chưa kịp lưu mà mất điện thì coi như phải làm lại từ đầu. Do đó, thông tin chỉ có thể an toàn khi được lưu trữ vào một thiết bị khác gọi là ổ đĩa cứng. § Ổ đĩa cứng (Hard Disk Drive – HDD): bộ nhớ lưu trữ chính của máy tính, các thành quả của một quá trình làm việc được lưu trữ trên ổ đĩa cứng trước khi có các hành động sao lưu dự phòng trên các dạng bộ nhớ khác. Thao tác lưu văn bản hay lưu dữ liệu vào file mà chúng ta từng thực hiện nhằm mục đích sao chép văn bản hay dữ liệu từ bộ nhớ RAM vào ổ đĩa cứng của máy. Ổ đĩa cứng có thể giữ văn bản hay dữ liệu cả khi không có điện. Chính đĩa cứng là nơi chứa chương trình để dùng. Khi thực hiện thao tác “chọn chương trình” (còn gọi là “chạy chương trình”), chương trình được sao chép từ ổ đĩa cứng vào bộ nhớ RAM rồi mới bắt đầu hoạt động. Hình 1.1 - Mô tả hệ thống máy tính